Olvidarse de las fechas de valor, de las comisiones o del propio IVA puede llevar incluso a la empresa más exitosa a la ruina. Por suerte, cada vez existe más concienciación en torno a la tesorería.
Qué entra, qué sale y cómo y cuándo lo hace es vital para obtener una fotografía realista de la salud de cualquier negocio, y no es necesario contar con grandes recursos para obtener respuestas actualizadas a tales cuestiones.
Hoy en MÁSMÓVIL Negocios repasamos algunos de los consejos más reconocidos para hacer la conocida previsión de tesorería.
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Cashflow y previsión de tesorería
Aunque normalmente se tiende a dar por entendida, lo cierto es que hay muchas organizaciones que manejan el concepto desde un enfoque erróneo.
La tesorería no es ni el patrimonio ni el beneficio; ni siquiera los recursos futuros necesarios para obtenerlos. Este término solo hace referencia a todas las operaciones monetarias que afectan a la caja.
Para hablar de tesorería también se puede manejar el anglicismo cashflow, en referencia a los flujos y al dinero real que se tiene disponible para realizar desembolsos inmediatos.
¿Y la previsión de tesorería?
A fin de prevenir futuros problemas y de asegurar la viabilidad de las empresas, en el ámbito financiero no tardó en empezar a manejarse la previsión de tesorería.
Es decir, la estimación de los cobros y pagos que se producirán en los siguientes días, meses u años para tomar medidas que permitan mantener el curso creciente del negocio.
Así se pueden evitar deudas y también hacer frentes a imprevistos que en cualquier situación pondrían en riesgo el pago de partidas imprescindibles; empleados, proveedores, etc.
"En las finanzas, la clave es adelantare a los acontecimientos", relata la educadora financiera Vanessa Marrero.
Por eso, aunque siempre existen eventos imposibles de anticipar, la pyme ha de, en la medida de lo posible, "trabajar con varios escenarios para plantear planes de acción diferentes en función de las circunstancias".
No sorprende que el control de la tesorería se haya convertido en uno de los consejos más recurrentes de los expertos a la hora de guiar a las empresas y a los autónomos más afectados por la crisis del coronavirus.
¿Cómo seguir los flujos de caja?
Se pueden emplear softwares especializados. Si quieres ahorrar, es posible incluso realizarlo manualmente con las herramientas ofimáticas clásicas. El primer paso de la previsión es la recolección.
Hay que reunir toda la información relacionada con los cobros y los pagos, con todas y cada una de las partidas que entran y salen de la caja. Para esto hay que realizar un balance.
El proceso dejará aflorar posibles impagos o problemas financieros desapercibidos. "Es importante que toda la empresa esté a la orden del día del pago de sus deudas y de sus facturas", explican desde Control Group.
Qué
No basta con recoger la información sin medida. La empresa debe tener claro cómo quiere filtrar los datos para evitar distorsiones.
En ese sentido, hay que ser extremadamente precavidos con las diferencias entre los ingresos y pagos recurrentes y extraordinarios. Se evitarán problemas futuros si se tienen en cuenta desde el principio.
Trascendiendo los números, se habrá de poner especial atención a dos frentes troncales de la tesorería:
- Las políticas de pagos y cobros: en un principio estarán fuertemente condicionadas por terceros, pero la flexibilidad aparecerá a media que crezca el negocio.
- Las fuentes de financiación: el factoring y el resto de métodos popularizados por los emprendedores y las startups no se pueden despreciar. Eso sí, en un primer instante se tenderá a listar bancos, aseguradoras y opciones públicas.
Toda esta información se podrá posteriormente volcar en una tabla de Excel a la que la gerencia o el responsable financiero acudirá para tomar decisiones futuras.
Cada cuánto
Dependerá de los objetivos y de las necesidades de cada organización, pero indistintamente se recomienda contar con una previsión de tesorería mensual.
Teniendo en cuenta que el documento no es excluyente, si existen proyectos a corto plazo se puede también acompañar a la primera con una segunda semanal o quincenal.
Hay empresas que siempre operan a plazos largos y que se manejan mejor con las previsiones trimestrales o anuales. Las compañías que cotizan en bolsa pueden llegar a utilizar esta información para alterar su cotización.
La previsión de tesorería en acción
Los recursos y el tiempo depositados en el proceso revertirán en un ahorro futuro a tenor de incidencias previstas.
La solvencia de proveedores, el cambio de criterio en las figuras de financiación, el riesgo inherente a cada operación. La empresa podrá emprender acciones de forma inmediata, anticipando sucesos futuros.
La previsión de tesorería, sin embargo, no termina ahí. Tan importante es el análisis y la aplicación, como lo es la comunicación.
Los trabajadores y los managers han de trabajar en una misma dirección para no generar inercias contrarias y facilitar el cumplimiento de los objetivos establecidos en el departamento financiero.
Previsión de tesorería en tiempos de inestabilidad
Frente a un contexto de máxima incertidumbre lo más indicado pasa por adoptar una mentalidad pesimista.
En primavera, cuando las empresas todavía no conocían el alcance real de la crisis del COVID-19, muchas optaron por prever elevadas pérdidas en sus cuentas.
Bajo dicho contexto, contemplar una reducción del 50, 60 o incluso 70% de los cobros te puede permitir mantener un colchón para sobrevivir durante las semanas y meses más complicados.
¿No se materializa la previsión? Entonces contarás con un superávit aún mayor para emprender inversiones estratégicas frente a la competencia.
Al margen, existen otras recomendaciones muy valiosas para periodos de recesión rodeadas de riesgos.
- Los pagos digitales por encima de los cheques: un pago inmediato de bienes y servicios reduce posibles problemas, y está comprobado que el método digital los incentiva. Para ello se puede optar por algún programa de gestión en la nube.
- Bonificaciones como herramienta: para asegurar la liquidez de la empresa resulta interesante premiar a los clientes que paguen pronto, o negociar siempre anticipos en los pedidos.
- Revisar acuerdos y servicios: en una crisis los acuerdos se rompen y los impagos se amontonan. Para evitarlo se ha de analizar a cada uno de los clientes para saber si podrán pagar y en qué plazos.
"Existirán otros aspectos relacionados con el modelo operativo de la tesorería, con su capital humano o con la regulación sobre el control de capitales que no pueden ser ignorados", alerta Javier Hernando, de PwC.
El termómetro de la deuda
El nivel de pasivo es el que determinará la viabilidad de la empresa en una situación de crisis. Es lo que permitirán tomar unas u otras decisiones.
Por cualquier motivo, la deuda puede llegar a dispararse de un día a otro. Si sucede, será necesario contemplar medidas como:
- Recalendizar la amortización.
- Refinanciar el pasivo bancario.
- Negociar carencias o pactos de espera.
¿No es posible mejorar la salud de la tesorería? Una salida siempre válida pasa por contemplar la adquisición de dinero nuevo a través de proveedores de financiación alternativa, o de líneas públicas de financiación.
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