Cuando tienes una empresa o un negocio, cuentas con todo tipo de herramientas con las que mejorar tus resultados. Te hemos hablado de la importancia del análisis DAFO y las mejores plantillas para hacerlo. Y hoy, queremos contarte todo lo necesario para que sepas cómo hacer una buena gestión de proyecto.
A la hora de trabajar en un proyecto, independientemente de su tamaño, alcance o duración, es vital tener una correcta gestión y planificación de proyectos para que puedas cumplir tu objetivo. Y, para ello hace falta una metodología que te permita cumplir con tus objetivos.
La gestión para emprendedores no es tan difícil si la conoces, por lo que si quieres llevar a cabo un proyecto de cualquier tipo, solo has de saber y entender los pasos a seguir. Para ello, te hemos preparado una guía de proyectos de empresa e iniciativa emprendedora que te enseñará todo lo necesario.
Gestión de un proyecto emprendedor: pasos a seguir
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Cualquier proyecto involucrará a personas, recursos y tareas, por lo que lo mejor es tener un buen plan para que todo funcione como debería. Sin tener un plan de gestión de tu proyecto, lo más probable es que no llegue a buen puerto.
Lo primero que debes hacer es crear tu plan de proyecto y para ello, hay cinco puntos imprescindibles, además de indicar el objetivo de tu plan.
La línea de tiempo es vital
Este es uno de los apartados más complicados a la hora de realizar la gestión y planificación de proyectos, especialmente si anteriormente no has hecho ninguno. Pero es necesario contar con una línea de tiempo en tu plan de proyecto de empresa.
Lo ideal es usar un diagrama de Gantt para crear una línea de tiempo principal con la que definir la duración que tendría tu proyecto, además de marcar las prioridades. Una gráfica de barras que te ayudará a entender los plazos de forma más simple. En este enlace cuentas con diferentes plantillas para hacer tu propio diagrama de Gantt.
Si es un proyecto complejo, es probable que necesites varias líneas de tiempo debido a que tienen un alcance más amplio. En este caso, puedes crear una línea de tiempo principal con los objetivos más importantes, y otras líneas de tiempo para, por ejemplo, definir nuevas responsabilidades en tu equipo.
Con ello, todas las personas involucradas en la gestión del proyecto sabrán los plazos para cumplir los diferentes objetivos de forma sencilla.
Presupuestos
Otro elemento imprescindible en la gestión de un proyecto emprendedor tiene que ver el presupuesto y los recursos que se tienen para cumplir con el objetivo. Principalmente, son los requisitos presupuestarios y los recursos necesarios para cumplir con el proyecto.
Esta sección incluirá un análisis financiero, además de indicar el presupuesto para personal, equipos, materiales o transporte por poner algún ejemplo. Este apartado sirve para que todos entiendan cuál es su función en el proyecto, y que se sepa con claridad el presupuesto necesario.
Plan de Gestión de Riesgo
Otro elemento imprescindible en la gestión de proyectos para emprendedores es tener en cuenta que pueden haber problemas de toda índole. Siempre van a haber dificultades que cuesten solucionar, por lo que hay que tener un Plan de Gestión de Riesgo que minimice el impacto de estos improvistos.
Para ello deberás identificar qué puede salir mal. Por ejemplo, si tu proyecto está relacionado con un producto artesanal tendrás en cuenta la posible lesión de un empleado, problemas con distribuidores, cortes de luz y otras situaciones que puedan ser problemas potenciales.
Cuando hayas identificado estos problemas, toca trazar un mapa de las contingencias y soluciones que puedes llevar a cabo, ya sea contratación de nuevo personal, alquiler de un local…
Plan de comunicación
Por último, en cualquier gestión de proyecto debe haber un plan de comunicaciones. Lo más normal es que el proyecto sea dirigido por el director de proyectos, pero el resto de personas deben conocer cómo avanza el proyecto. Y es que cualquier cambio influirá en su calendario de tareas por lo que hay que usar un canal de comunicación general.
Lo mejor que puedes hacer es un informe de estado de proyecto que puedas compartir con todos tus empleados y donde se compartan fechas y horas en las que se irán actualizando los diferentes objetivos que se van cumpliendo y los cambios que se irán produciendo a medida que el proyecto avance.
Resume todo
Por último, en las primeras páginas tienes que hacer un completo resumen de tu plan de gestión de proyecto para que los inversores, socios y otros compañeros puedan entenderlo sin tener que ver de forma detallada todo el proyecto.
Como habrás podido comprobar, el proceso no es tan complicado si conoces las pautas que debes seguir. Ahora, solo falta que te sientes tranquilamente y comiences a esbozar los primeros trazos de tu próximo gran proyecto.
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