Los problemas con Hacienda se suelen acrecentar al término y comienzo de cada año. A ojos de la administración, es el cierre del año fiscal el que marca el periodo de mayor intensidad burocrática. El papeleo, los procesos informáticos, y los errores humanos suelen convertir este proceso, obligado por ley para cualquier empresa, en una auténtica pesadilla. ¿Quieres evitar problemas con la Agencia Tributaria?
Para aclarar dudas, desde MÁSMÓVIL Negocios repasamos de forma clara los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de hacer el cierre de año fiscal para recorrer el 2020 organizado.
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Empezando por lo básico: diferenciando cierres
El cierre de año fiscal es el cálculo final del ejercicio contable. Esto se realiza mediante la confección de un documento basado en lo obtenido del cierre contable; aquel que se realiza a término de año natural (31 de diciembre) y que refleja si los ingresos han sido mayores que los gastos. Es decir, el cálculo de la cuenta de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias) y el balance de situación (activo, pasivo y patrimonio neto).
En este trámite, posterior por tanto al cierre contable, se tienen en cuenta conceptos como el pago de impuestos, posibles deducciones fiscales, y las amortizaciones de activos. No han de confundirse ambos cierres, pues este último es el que tendrá en cuenta la Administración con tu tipo de sociedad (si es que lo es) para el cálculo del impuesto de sociedades y el impuesto a las utilidades.
Eso sí, han de evitarse errores en el cierre contable si no queremos cargar con errores también en el cierre fiscal. Para ello se tienen en cuenta ajustes como la depreciación de activos, la amortización de activos intangibles, la provisión de cartera, la conciliación de las cuentas bancarias, la comprobación de inventario, o la verificación de clientes deudores, entre otros. Los resultados obtenidos se trasladan entonces a las cuentas de balance.
Asiento de cierre y asiento de apertura en contabilidad
Una vez se cierra la contabilidad del ejercicio, se puede hablar de asiento de cierre. Se dejan de registrar las operaciones, y por tanto se pone punto final al ejercicio. Con el inicio del nuevo año se debe realizar el asiento de apertura, en el que queda reflejado las cuentas del ejercicio previo.
Para ello se cambian las posiciones de los resultados; lo reflejado en el "debe" se pasa al "haber", y lo colocado en el "haber" se traslada al "debe". Aunque este proceso sigue perteneciendo al cierre contable, es imprescindible para poder comenzar a trabajar sobre el cierre fiscal.
Documentación para el cierre fiscal
Los documentos que han de presentarse de forma presencial o telemática son el Impuestos de Sociedades, los modelos anuales, como el modelo 390 de IVA, y la Amortización de activos. Los formularios los puedes encontrar en la propia web de la Agencia Tributaria, atendiendo siempre al calendario fiscal.
¿Cuándo se tiene que presentar?
El año fiscal no tiene por qué comenzar en el mismo inicio del año natural, es decir el 1 de enero. El único requisito es que dure 12 meses, pudiendo abrirse, por ejemplo, el 1 de mayo, y cerrándose el 30 abril. El plazo máximo para aprobar las cuentas anuales es de 6 meses desde el cierre del ejercicio, existiendo un mes más para realizar el depósito en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.
Esto significa que debes haber depositado tus cuentas como muy tarde el 31 de julio. Por su parte, la presentación del Impuesto de Sociedades cierra el proceso el 25 de julio.
¿Solo un trámite?: consejos para sacar partido a la burocracia
Aunque a ojos de las empresas suele ser visto como un procedimiento tortuoso, el cierre del año fiscal puede llevarnos a un mantenimiento sano de las cuentas. Una vez considerados los gastos fiscalmente no deducibles, los incentivos fiscales y las reducciones, se pueden valorar consejos clave a tener en cuenta:
Previsión y definición de objetivos
Al cerrar el ejercicio podemos analizar tendencias, fortalezas y debilidades de cara a establecer previsiones y objetivos para el año siguiente. En ese sentido la cuenta de pérdidas y ganancias representa un documento de información increíblemente valioso.
Rentabilidad ante todo
Las cifras han de ponerse en contexto. Tú y solo tú debes ser capaz de entender que un número abultado no implica consecuencias positivas para tu empresa. Si el rendimiento es escaso o incluso negativo, es interesante tomar anotaciones para afrontar el futuro aproximándose a una mayor eficiencia.
Salda deudas
Durante el ejercicio se suelen ir acumulando facturas sin cobrar causantes de más de un quebradero de cabeza. El cierre de año fiscal es buen momento para abrir las puertas a ese IVA de facturas impagadas, pero también a estudiar por qué han fallado algunos créditos comerciales, tomando medidas de precaución en consecuencia.
Deberes con gran recompensa
Las multas de la Agencia Tributaria son habituales en este tipo de procesos. No supone ningún esfuerzo mayor llevar a cabo un saneamiento continuo de las cuentas para evitar desgracias futuras. Un negocio responsable y exitoso no es solo aquel que funciona bien en su día a día, de cara al cliente. Las espaldas cubiertas son trampolines que te diferenciarán de la competencia.
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