¿Se ha consolidado el teletrabajo en España tras la pandemia de la COVID-19? El casi millón de empleados que recurrían algún día de la semana a este modelo (un 8,4% del total), llegó a duplicarse durante el 2020.
Un año después del estallido de la crisis todavía no hay conclusiones claras de la implantación de este sistema en el país, y se prevé que los resultados arrojen cifras dispares entre empresas incapaces y empleados reacios a operar desde sus casas.
Ni el Real Decreto sobre el teletrabajo ha echado abajo las diferentes barreras técnicas y naturales que han retenido la cifra de negocios remotos por debajo del 50%. Así, la implantación futura de este modelo se anticipa incierta, o siendo positivos: híbrida.
Por todo ello, y dando por hecho las limitaciones de sectores que necesitan forzosamente operar de forma presencial, hoy en MÁSMÓVIL Negocios ponemos el foco en las aplicaciones y herramientas que facilitarían la migración de moda en Europa y medio mundo.
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Antes de elegir la herramienta
De acuerdo con una encuesta del CIS, un 20% de los trabajadores que rechazan el modelo telemático lo hacen por dificultados de coordinación, un 25% por problemas de conciliación y abusos laborales, y otro cuarto por la sensación de aislamiento social que produce.
Suena evidente, pero no huelga recordar que la elección de una u otra herramienta de teletrabajo representa únicamente el último paso de un detallado proceso de adaptación que implica tanto a la cultura como a la comunicación y la confianza vertical de las empresas.
Si alguno de esos puntos falla, lo más probable es que el modelo funcione de forma irregular, y que en cuanto la situación lo permita, desaparecerá en favor del sistema presentista tradicional.
No sorprende por tanto que el ICEA señale una prolongación del teletrabajo en la mayoría de empresas durante el primer semestre del 2021, pero al mismo tiempo dibuje una regresión con resultado hibridado a medio y largo plazo.
“Hay que entender que el trabajo en remoto no solo consiste en encender un ordenador desde el domicilio”, señala a El País el experto de la UOC Manel Fernández Jaria. “No es lo mismo teletrabajar que llevarse la oficina a casa”.
Los softwares que han surgido y se han reforzado favorecidos por la crisis son útiles tanto para las empresas adaptadas forzosamente, como para aquellas postradas voluntariamente hacia el cambio.
Pero es importante tener en cuenta que los objetivos diferirán, pudiendo quedar integradas de forma permanente en ambos casos para fortalecer la productividad del negocio.
Frentes mínimos a cubrir para teletrabajar
¿Cuáles son los principales flujos de trabajo de tu empresa? ¿Qué herramientas necesitas para operarlos? Respondiendo a esas preguntas obtendrás una serie de inputs básicos que pueden guiarte a la hora de seleccionar las herramientas de teletrabajo.
Y es que, en la práctica, operar de forma telemática implica cumplir objetivos sin posibilidad de ver a los demás compañeros o empleados. Desde Trello, una de las apps más populares en este ámbito, recogen los campos básicos a rellenar:
- Software para videoconferencias.
- App de chat o mensajería.
- App de vídeo.
- Apps de almacenamiento y colaboración en la nube.
- Software de gestión de proyectos.
A esta variable, debes añadir la existencia o no de versiones móvil de las apps, y, claro, el precio de las mismas. La mayoría son gratuitas, pero en algunos casos el plan premium puede resultar competitivamente interesante.
Muchas empresas optan por programas y plataformas que engloban varios de los puntos enumerados previamente, y así ahorran en costes. Pero esa es una decisión que habría de valorarse caso por caso.
4 tipos de herramientas indispensables para teletrabajar
Las aplicaciones que seleccionamos no son las mejores de forma objetiva, sino las que más implantación han logrado gracias a su fiabilidad o prestaciones.
Teniendo esto en cuenta, la elección de una u otra siempre dependerá de las necesidades propias identificadas.
Google Drive / Dropbox
Ambas constituyen el pilar central de casi todo sistema telemático. El servicio de Google no solo ofrece una sincronización casi inmediata de archivos, sino que además permite trabajar de forma colaborativa en sus propias herramientas del paquete Office.
Google Drive puede cumplir con su cometido en negocios pequeños que no operan con información confidencial o que no requieren una colaboración permanente entre empleados. En el resto de casos, este software se suele complementar con Dropbox.
La ventaja de esta última es que, pese a que requiere algo más que un simple correo Gmail para identificarte, ofrece la posibilidad de crear una intranet propia de carpetas con restricciones específicas. Todo ello sin mencionar la posibilidad de trabajar sin Internet.
Si ya operabas con Dropbox antes de la implantación del teletrabajo, la migración no requerirá ningún tipo de esfuerzo. Los usuarios solo tendrán que introducir sus credenciales en el equipo propio (en caso de no portar el asignado en el puesto) para seguir trabajando.
Microsoft Teams
La famosa herramienta de la multinacional norteamericana conecta a más de 200 millones de usuarios diarios y acumula más de 4.100 millones de minutos de reuniones a nivel mundial cada 24 horas.
De marzo a junio de 2020 su crecimiento superó el 800%, con más de medio millón de empresas apostando por ella como plataforma de comunicación estándar. 91 de las 100 compañías incluidas en la lista Fortune 100 la utilizan.
Durante la pandemia Microsoft ofreció seis meses gratuitos de uso a aquellas empresas que lo necesitaran, demostrando la confianza que tienen en una herramienta con aceptación global entre las empresas por su fiabilidad y facilidad de uso.
Con Teams podrás mantener al equipo conectado durante todo el día, pudiendo actualizar tareas, planificar reuniones —videollamando y grabando— y, especialmente, mantener a raya el aislamiento social que puede terminar atentando contra la productividad.
Está disponible de forma gratuita, pero sus paquetes premium son los que cubren realmente las demandas básicas: el básico por 4,20 euros al mes, el estándar por 10,50 euros al mes, y el Office 365 E3 por 19,70 euros al mes.
Zoom/Skype
Ambas cumplen el mismo cometido, pero es la primera la que ha ganado realmente popularidad durante el 2020. Aunque Teams permite realizar videollamadas, en citas con muchos participantes Zoom y Skype ofrecen un servicio de mayor calidad.
En el caso de Zoom hablamos de nada menos que 1.000 participantes en vídeo y hasta 10.000 espectadores. No es extraño que tanto instituciones como organizadores de eventos apuesten por ella como opción principal en términos de videollamada.
¿Cuál es más interesante de las dos? Con el plan básico gratuito, Skpye ofrece hasta 50 participantes, con duraciones por llamada de hasta 4 horas (10 horas por día y 100 por mes).
Zoom por su parte propone un límite de 100 personas con llamadas de hasta 40 minutos. Por eso esta última es más interesante para videollamadas con muchos participantes, y Skype en caso de contactos de larga duración.
Trello/Slack
En el frente de la organización de flujos de trabajo y proyectos los reyes son tanto Trello como Slack. El primero por la claridad con la que muestra la información y el segundo por sus posibilidades en términos de feedback.
Trello ofrece tarjetas, listas y tableros para gestionar el progreso de tareas de forma colaborativa. Es especialmente valiosa en proyectos de grandes dimensiones, encargos periódicos y tareas editoriales.
Slack por su parte ofrece una reinterpretación del correo tradicional, con un enfoque por canales que acaba con el spam, los mensajes improductivos y las confusiones propias del teletrabajo.
De esa manera, la empresa puede evitar que algunos correos caigan en saco roto, que los CC y los CCO lleven a errores en conversaciones largas, y en definitiva, que el empleado rehuya del mail como podría llegar a ocurrir con Gmail u Outlook.
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