No ha dejado de evolucionar desde que fuera lanzado en 2006. Google, obsesionada por crear una experiencia digital cerrada entre sus productos, siempre ha concentrado sus esfuerzos de soluciones de trabajo en torno a G Suite.
Aquí, los usuarios podían navegar entre todas las herramientas de la compañía sin necesidad de salir y entrar a ecosistemas distintos. Con una sincronización de cuentas y archivos determinantes para trabajadores y estudiantes.
Es sobre esa misma base sobre la que la gigante sorprendía al mundo el pasado octubre para presentar una suerte de G Suite 2.0. Google Workspace llegaba con una imagen completamente renovada, y más de una sorpresa frente a su predecesora.
Por eso, aunque la multinacional ha perseguido la migración de manera fluida y absolutamente automática, hoy en MÁSMÓVIL Negocios queremos indagar hasta en el más mínimo detalle de esta nueva plataforma de trabajo.
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¿Qué es exactamente Google Workspace?
Los rumores apuntaban hacia la dirección correcta. Google Workspace no incorpora novedades determinantes sobre lo ya conocido en la anterior plataforma de la compañía. En cambio, pone sus esfuerzos en perfeccionar y mejorar.
Esto quiere decir que los usuarios del nuevo ecosistema tendrán dentro de la misma herramienta “correo electrónico personalizado de empresa y herramientas de colaboración como Gmail, Calendar, Meet Chat, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios Site y otras funciones”.
¿En qué se diferencia entonces de G Suite? Para Google se trata de la materialización de un nuevo concepto con mismo significado. Esto es, la integración de recursos para garantizar la mayor optimización en los flujos de trabajo.
“Con la evolución de G Suite a una experiencia más integrada entre todas nuestras herramientas de comunicación y colaboración, hemos rebautizado el servicio como Google Workspace, que representa de forma más precisa la visión del producto”.
El cambio estético hacia el minimalismo extremo puede llevar a pensar en un cambio radical del servicio. Pero nada más lejos de la realidad. Eso sí, para los clientes del nuevo espacio, Google se ha reservado alguna que otra sorpresa.
Novedades de Google Workspace
Aunque en la práctica el funcionamiento es idéntico al de G Suite, Google ha dispuesto una serie de añadidos funcionales que dejan intuir cuál será el camino a seguir de estas herramientas digitales en el futuro.
Hablamos de las previsualizaciones de enlaces, de los chips inteligentes incorporados en Docs, Sheets y Slides, de la creación de documentos en salas y del modo PiP (Picture in Pictures) para Docs, Sheets y Meet, igualmente.
Para la compañía esto se resume en tres conceptos principales:
- Integración: “Google Workspace es un espacio de trabajo integrado tan fácil de usar que te permite dedicar menos tiempo a gestionar tu trabajo y más a perfeccionarlo”.
- Inteligencia Artificial (IA): sugerencias y apoyos en búsquedas mediante algoritmos de IA que persiguen la optimización personalizada del trabajo.
- Flexibilidad: el aumento del teletrabajo demanda la posibilidad de operar “desde cualquier sitio y en cualquier dispositivo, también sin conexión”. Workspace te ayuda a integrar, personalizar y ampliar recursos para satisfacer a los equipos.
Más seguridad
Pudiendo haber quedado en un segundo plano por el ruido de las novedades, quizás el elemento más importante que incorpora Workspace es el que está relacionado con la seguridad.
Frente al crecimiento de ciberataques y la extensión del trabajo remoto, Google ofrece como respuesta un ecosistema cerrado y protegido de injerencias terceras. En este caso con nuevos informes de protección de datos a nivel general, y con una nueva etiqueta de identificación.
A partir de ahora aquellas apps que cumplan con los requisitos de verificación de Workspace serán identificadas con el tag “Verificadas por Google”. Esta información la podrá manejar el administrador desde el panel de control para decidir si debe restringir algún tipo de acceso.
Previsualización de enlaces
Si bien se trata de un añadido menor, resulta vital para garantizar la fluidez en la visualización de documentos. A partir de ahora pases el ratón por encima de cualquier enlace, ya sea a otra web o a una presentación de Slides, podrás interactuar con el contenido ahí insertado.
Con ello Google trata de conseguir que no abandones en ningún momento la plataforma, ni siquiera para consultar información externa y después regresar para seguir trabajando. Gracias a un simple sistema de pop-ups ya no tendrás que salir del documento.
Se trata de una función que ya está presente en algunos Sistemas Operativos de smartphone, y que ahí permitía acortar los tiempos de carga y las tediosas pestañas de los navegadores móviles. En Workspace también optimiza, pero de otra forma.
Chips inteligentes
Siguiendo con los pop-ups, Google da un paso vital hacia la integración de la IA en sus servicios con sus nuevos chips inteligentes. Muchos usuarios se preguntaban cuál sería el enfoque de la compañía respecto a una tecnología que forma parte de su core estratégico.
Pues bien, la respuesta es un algoritmo que permite sugerir acciones contextualizadas: compartir un documento si estamos enviando un correo a alguien, recordar una alerta al interactuar con un usuario implicado en esa tarea, y otras muchas cosas.
Todo ello se muestra en unas tarjetas en las que se incluye la información mínima para que puedas llevar a cabo la acción recomendada. El objetivo de esto vuelve a ser optimizar lo máximo posible los flujos de trabajo.
Creación de documentos en sala
Uno de los problemas más frecuentes con los que se topaban los usuarios de G Suite era la pobre productividad de las salas; espacios pensados para trabajar en equipo en los que no se podía en realidad utilizar ningún otro servicio de Google.
Workspace pone solución a la situación añadiendo la posibilidad de crear documentos desde las propias salas. Así, si el equipo está reunido y necesita recoger algún tipo de información, podrá hacerlo directamente sobre un doc.
Todos los participantes de la conversación podrán participar en la edición de este trabajo, y la información se irá actualizando en tiempo real. Una solución verdaderamente valiosa en combinación al nuevo modo Picture in Picture.
Modo PiP
Los usuarios de Firefox ya lo conocerán muy bien. El modo PiP llega a los servicios de Google para resolver cuestiones críticas en el trabajo a distancia y en equipo.
Con este es posible reproducir contenido en segundo plano mientras seguimos trabajando en nuestras tareas. En el navegador venía a servir para ver vídeos sin interrumpir la experiencia web.
En Workspace funciona para Docs, Slides y Sheets, y sirve para poder hacer videollamadas sin interrumpir el trabajo sobre un documento. Es decir, para que hables con tus compañeros en directo mientras editáis una tabla o completáis un documento escrito por partes.
Las posibilidades del modo Picture in Picture son casi infinitas, y su ejecución viene a ser la que ya se ha visto en otros softwares: una pequeña ventana se despliega en forma de pop-up, y se coloca en la sección de la ventana elegida mediante drag-and-drop.
Planes y precios de Google Workspace
La compañía pone el foco en las pymes con menos de 300 empleados. Para ellas dispone tres planes diferentes en función de la demanda de trabajo y de necesidades específicas que no se contemplan en el producto más básico.
Para las organizaciones más grandes Google se reserva el Plan Enterprise, aunque en ese caso requiere un contacto personal y directo con el proveedor para conocer cuáles son exactamente las necesidades del servicio.
- Business Starter: 5,20 euros por usuario. Incluye correo de empresa personalizado y seguro, videollamadas hasta 100 participantes, 30 GB de almacenamiento en nube, controles de seguridad y gestión, y asistencia estándar.
- Business Standard: 10,40 euros por usuario. Incluye lo mismo que el anterior plan, pero añade 150 participantes y grabación en vídeo para las videollamadas, 2 TB de almacenamiento, y la posibilidad de incluir asistencia mejorada de pago.
- Business Plus: 15,60 euros por usuario. Incluye descubrimiento electrónico y conservación de datos, hasta 250 participantes y registro de asistencia en videollamadas, 5 TB de almacenamiento, Vault y gestión de puntos de conexión avanzada.
Cabe destacar que todos los planes son flexibles, y que se pueden añadir o quitar usuarios en cualquier momento. Lo mismo sucede con los complementos y las aplicaciones de Google no incluidas en Workspace.
¿Ya tenías un plan con G Suite? No te preocupes, Google mantiene sin alterar los contratos que ya hubiera cerrados en el momento del lanzamiento de la nueva plataforma, por lo que podrás seguir operando sin problemas.
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