La facturación es parte esencial en cualquier negocio. Pero en torno a la facturación hay una serie de obligaciones que tanto empresas como autónomos deben cumplir. Una de las grandes dudas al respecto es cuánto tiempo deben guardarse las facturas según el marco legal español.
La era digital ha facilitado mucho este almacenaje, que en muchos casos ya no requiere de conservar archivadores físicos, sino un equipo informático o espacio de almacenamiento en la nube, donde guardar toda esta documentación. En cualquier caso, existe la obligatoriedad de guardar las facturas emitidas durante un determinado periodo de tiempo.
Para salir de dudas, lo mejor es consultar lo que dice la Agencia Tributaria al respecto. Hay varias razones para conservar las facturas incluso aunque estas tengan varios años de antigüedad. Esta obligatoriedad está regida por la Ley General Tributaria e implica que debemos guardar todas las facturas, aunque como veremos a continuación, con algunos matices.
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Guardar las facturas en España: ¿por cuánto tiempo?
Tanto empresarios como autónomos deben tener claro que guardar todas las facturas es importante para estar preparados ante posibles inspecciones de Hacienda o declaraciones de impuestos. En este momento hay diferentes criterios sobre los periodos durante los cuales deben conservarse las facturas.
Criterio tributario
La Administración Tributaria establece que es esencial mantener toda la documentación y facturas por un período de al menos 4 años. Esta medida permite que Hacienda pueda realizar inspecciones y verificar los registros fiscales de empresarios y autónomos durante dicho lapso. Es crucial estar al tanto de los plazos de conservación tanto para las facturas presentadas ante Hacienda como para las declaraciones tributarias.
Criterio mercantil
El Código de Comercio exige a los empresarios que conserven los documentos administrativos y facturas durante 6 años, contados desde la última entrada en los registros contables o desde el cese de la actividad comercial. A pesar de que el período de prescripción de los impuestos es de 4 años, también se aplica este plazo de 6 años para la documentación fiscal.
Criterio penal
En un juicio, las facturas y otros documentos pueden desempeñar un papel fundamental como pruebas. Por esta razón, se aconseja conservar toda la documentación, incluyendo las facturas, durante al menos 10 años, especialmente considerando el tipo agravado del delito fiscal según lo establecido en el artículo 305 del Código Penal.
Criterio de prevención de blanqueo de capitales
La Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (Ley 10/2010) determina que los empresarios están obligados a mantener y conservar la documentación fiscal por un mínimo de 10 años. Además, se insiste en la necesidad de una gestión adecuada y la disponibilidad de dicha documentación para garantizar que las autoridades tengan fácil acceso a ella.
Criterio sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
En general, es necesario guardar las facturas por 4 años, como ya se ha mencionado. Sin embargo, en el ámbito del IVA, hay reglas especiales que obligan a los empresarios a conservar las facturas relacionadas con bienes de inversión durante 4 años para bienes muebles y 9 años para bienes inmuebles.
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