Todas las empresas generan una enorme cantidad de datos a medida que trabajan. Estos datos, analizados correctamente, pueden contar mucho sobre cómo funciona realmente un negocio gracias a la minería de procesos, también conocida como process mining, que sirve para detectar patrones y tendencias: descubre qué es y cómo funciona.
¿Qué es la minería de procesos?
Hablamos de una técnica de análisis que utiliza los registros generados por las diferentes herramientas y aplicaciones de una empresa. Utiliza esos datos para reconstruir procesos, detectar patrones y descubrir problemas que pueden pasar desapercibidos a simple vista.
Esta tecnología no se basa por tanto en cómo creemos que funciona la empresa, sino en lo que realmente está sucediendo, ya que utiliza las bases del análisis Big Data, aplicado a procesos para mejorar la operatividad y productividad de todo tipo de empresas o negocios.
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Prácticamente cualquier negocio utiliza hoy algún tipo de software de gestión. Puede tratarse de un ERP, un CRM, una plataforma de comercio electrónico, un programa de facturación, etc. Cada vez que una persona realiza una acción con estas herramientas se genera información. Por ejemplo, una empresa puede registrar cuándo recibe un pedido, cuándo se prepara en el almacén, cuándo sale para su reparto, cuándo llega finalmente al cliente… Todas estas acciones incluyen normalmente información temporal que permite reconstruir el recorrido completo.
Esta técnica recopila dicha información y permite visualizar el proceso tal y como se está ejecutando realmente. Esta diferencia es importante porque los procesos definidos sobre el papel no siempre coinciden con la realidad. Por ejemplo, una empresa puede haber diseñado un procedimiento en el que una factura debe pasar por tres fases antes de ser aprobada, pero el análisis de los datos puede demostrar que algunas facturas pasan por cinco departamentos diferentes o permanecen varios días detenidas esperando una validación.
De esta forma, esta tecnología convierte los registros digitales en una información mucho más sencilla de interpretar y que ayuda a mejorar la productividad en tu negocio.
Ventajas de la minería de procesos
Este sistema tiene muchas ventajas, y una de las más notables es su capacidad para identificar comportamientos que se repiten. Por ejemplo, supongamos que una tienda online recibe miles de pedidos cada mes.
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Analizando cada operación de manera individual sería prácticamente imposible descubrir determinados problemas. Sin embargo, al estudiar todos los registros conjuntamente pueden empezar a aparecer patrones: los pedidos realizados en determinados días de la semana tardan más en salir del almacén, los productos procedentes de un proveedor concreto generan más devoluciones, algunas entregas se retrasan siempre después de pasar por un determinado centro logístico, etc.
El objetivo no es únicamente descubrir que algo ha salido mal, sino entender qué tienen en común los casos en los que aparece un problema. Y ten en cuenta que no todos los patrones tienen que ser negativos. También pueden descubrirse procedimientos especialmente eficientes que puedan replicarse en otras áreas de la empresa.
Además, aunque la minería de procesos pueda parecer una tecnología orientada únicamente a grandes compañías, sus principios pueden resultar útiles para empresas de diferentes tamaños. Una pyme, si usa herramientas online, también genera datos que pueden ayudar a entender mejor su funcionamiento.
En definitiva, hablamos de una tecnología que permite transformar los registros que una empresa ya genera en información útil para comprender cómo funciona el negocio.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir qué es la minería de procesos y cómo puede ayudarte a identificar patrones y tendencias para mejorar el funcionamiento de tu negocio.
