Siendo una de las cuestiones más olvidadas al emprender, la contabilidad puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso en mercados con una competitividad elevada.
Sin embargo, no basta con manejar el negocio siendo consciente de la importancia que tienen las cuentas; se ha de poseer un conocimiento financiero mínimo que permita estar al día con las obligaciones impuestas desde la Agencia Tributaria.
Por ello, hoy en MÁSMÓVIL Negocios repasamos tanto los documentos que recoge Hacienda, como las consecuencias que estipula ley por el incumplimiento voluntario o involuntario de estos mismos mínimos.
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El abecedario de todo departamento de contabilidad
Hacia donde deben mirar las empresas para saber cómo llevar la contabilidad en línea con la ley no es ni la competencia ni la información académica. Todo está contemplado tanto en el artículo 28 como en el 34 de la Cámara de Comercio.
De las obligaciones ahí contempladas, casi todas las formas jurídicas están atadas al cumplimiento. Aunque no es menos importante hacer un repaso textual de la ley:
- Sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código Mercantil.
- Empresarios individuales que estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa y lleven su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
- Sociedades mercantiles.
- Sociedades de garantía recíproca.
- Cooperativas de crédito, las mutuas y cooperativas de seguros y las mutualidades de previsión social.
- Sociedades de inversión colectiva.
- Agrupaciones de interés económico.
- Cajas de ahorro.
- Fondos de inversión.
- Fondos de pensiones.
- Sucursales de todos los mencionados anteriormente.
- Sucursales de sociedades y otras entidades extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo.
Solo quedan fuera de la obligación las Comunidades de Propietarios y los partidos políticos, que se rigen por otras normativas diferentes.
Una vez entendido esto, los afectados tienen que saber diferenciar entre el tipo de libros contables y entre la periodicidad de los controles. En función de esto último, el artículo 28 de la Cámara de Comercio recoge:
Libro diario
Las empresas deben registrar cada día todas las operaciones relacionadas con su actividad. Como alternativa, también pueden hacer anotaciones conjuntas de los totales en periodos no superiores al mes, siempre que sean detallados en otros libros o registros.
Eso sí, este libro siempre debe iniciarse con un asiento de apertura —reflejando la situación inicial de la empresa—, y un asiento de cierre; tras el cual no puede aparecer ninguna otra información para ese mismo día.
No ha de confundirse con el cierre contable, que sirve para marcar el punto y aparte entre un ejercicio y otro, y que se suele comunicar a Hacienda cada 31 de diciembre.
Libros de Inventario y Cuentas anuales
Habrá de constar un balance inicial detallado de la empresa, trascribiéndose, al menos de forma trimestral, los balances de comprobación (con sumas y restas). Lo mismo se debe hacer en el inventario de cierre de ejercicio y las Cuentas Anuales.
Dentro del contenido de estas últimas, la Agencia Tributaria distingue un contenido mínimo a seguir que ha de ser común en todos los casos y excepciones:
- Balance: aquí figurarán por separado el activo (fijo y circulante), el pasivo (no corriente y corriente) y el patrimonio neto (al menos los fondos propios del resto de partidas).
- Cuentas de pérdidas y ganancias: con el resultado del ejercicio, distinguiendo los ingresos, los gastos y los resultados de explotación de los que no los sean.
- Estado de los cambios en el patrimonio neto del ejercicio: formado, por un lado, por los ingresos y gastos, y por otro por todos los movimientos habidos en el patrimonio neto (transacciones, ajustes debido a cambios de criterio, correcciones de error, etc.)
- Estado de flujos de efectivo: es decir, los movimientos de efectivo producidos. Se entienden, agrupados por categorías, cobros y pagos realizados por la empresa.
- Memoria: documento que acompaña al resto de cuentas para ampliar y complementar su información.
Otros libros mercantiles
Yendo de lo general a lo concreto, la legislación de cada tipo de sociedad también remarca la necesidad de llevar un libro contable específico. Este varía en función de las particularidades jurídicas, siendo común en todos los casos el Libro de actas.
Todo lo decidido en las juntas, tanto generales como especiales, y los órganos de dirección, deben aparecer en este documento. Y lo han de hacer reflejando el programa, la convocatoria, los asistentes y las votaciones.
Paralelamente, y en función de la clase de sociedad, se debe llevar:
- Libro de registro de la sociedad: solo para Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal.
- Libro de registro de los socios: para Sociedades de Responsabilidad Limitada (SL), Sociedades Limitadas Laborales (SLL) y Sociedades de Garantía Recíproca (SGR).
- Libro de registro de acciones nominativas: para Sociedades Anónimas (SA), Sociedades Anónimas Laborales (SAL) y Sociedades Comanditarias por acciones.
Libros asociados al Impuesto de Valor Añadido
Para controlar la fiscalidad del IVA en todas las operaciones, la Agencia Tributaria obliga a emitir facturas que hacen las veces de comprobantes. Este es el pilar sobre el que después se organizan los libros obligatorios asociados:
- Libro de facturas emitidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión.
- Libro de operaciones intracomunitarias (si las hay).
Legalización de los libros contables y mercantiles
Para que un libro sea válido a nivel legal, y compute con el papel que se le atribuye en la ley, la empresa debe cumplir plazos de entrega en el Registro Mercantil.
No se trata de una cuestión menor, pues cada libro está asociado a un plazo diferente, y desde el pasado 2014 las vías de presentación cambiaron por completo para las sociedades.
- Libros oficiales: el plazo para estos es de hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril si se toma como referencia el año natural). Entregado pasada esa fecha, aparecerá en el registro como "fuera de plazo", sin sanción aparejada.
- Cuentas Anuales: con un plazo máximo de un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de socios. Como esta se debe organizar en los seis meses siguientes al cierre de ejercicio, el depósito de puede apurar hasta el 30 de julio para el año natural.
Antiguamente las empresas podían legalizar los libros de forma física, pero desde la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, toda legalización correspondiente al ejercicio de 2014 en adelante debe hacerse telemáticamente.
El proceso pasa por una vía electrónica y después se hace llegar al Registro Mercantil a través de la web https://www.registradores.org/
Posibles sanciones
Al igual que sucede con el resto de leyes, para las empresas la simple publicación en el BOE de las mismas obliga a su cumplimiento, independientemente de si el infractor alude desconocimiento.
Puede deberse a una negligencia del responsable de contabilidad, o a una manipulación interesada para reducir la carga fiscal de la organización. En cualquier caso, Hacienda contempla diferentes gravedades de la sanción en base a las cuantías defraudadas.
Así, de acuerdo con el artículo 191 de la Ley General Tributaria, las multas pueden ser:
- Leve: cuando la base de la sanción no supere los 3.000 euros, exista o no exista ocultación. En este caso la multa asciende al 50% de la cuantía.
- Grave: cuando la base supere los 3.000 euros y además exista ocultación. Con multa proporcional del 50% al 100% en base a criterios de Hacienda. Además, también se considerará grave en caso de que:
- Se hayan utilizado facturas, justificantes o documentos falsos.
- La incidencia de la gestión de los libros sea superior al 10% en inferior o igual al 50% de la base de la sanción.
- Se dejen de ingresar cantidades retenidas o ingresos a cuenta repercutidos, si no superan el 50% de la base de la sanción.
- Muy grave: cuando se utilicen medios fraudulentos o las cantidades que se dejan de ingresar superan el 50% de la base de la sanción. En este caso, una proporcional del 100% al 150%.
Para sortear la multa siempre es posible regularizar la situación sin aviso previo, o bien presentar la autoliquidación dentro de plazo y sin ingreso. Con esto se iniciaría el periodo ejecutivo.
En cualquier caso, la gestión incorrecta de los libros contables, o la anotación indebida de pagos e ingresos puede llevar a las empresas a una situación insostenible. Cosa evitable con cierta dedicación y precaución.
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