El control de una empresa es importante para tener una perspectiva real de su funcionamiento. De este control pueden encargarse quienes estén al mando del negocio o bien profesionales externos que evalúen su desempeño. Esta labor se denomina auditoría, algo crucial para cualquier negocio.
La auditoría permite identificar fortalezas y debilidades internas; información que arrojaría un DAFO pero además informando de oportunidades de mejora. Es importante conocer los pasos clave para llevar a cabo una auditoría interna con éxito, así como aprovechar los resultados para impulsar el crecimiento del negocio.
Hay muchos motivos por los cuales se puede requerir una auditoría de la empresa. Además, puede implicar diferentes análisis, ya que puede que se requiera una auditoría a todos los niveles para identificar debilidades o detectar problemas en la cadena de valor y a la vez, específicamente, requerir una auditoría concreta para controlar la contabilidad de la empresa, etc.
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Cómo hacer una auditoría interna en tu empresa
Aquí nos vamos a centrar en las auditorías internas, pero hay muchos tipos de auditorías que se pueden llevar a cabo en una empresa. Las más comunes son las auditorías externas, que son realizadas por un auditor externo a la empresa y que puede ser contratado ad hoc. También podemos hablar de una auditoría pública promovida por alguna institución pública como el Tribunal de Cuentas.
Para preparar una auditoría interna se deben tener en cuenta varios factores y preparar la empresa para ese momento, del mismo modo que debe prepararse para la visita de clientes o presentaciones.
Dependiendo del tamaño de la empresa o la profundidad de la auditoría, esta puede llevar días, semanas o incluso meses.
Antes de comenzar
Antes de iniciar una auditoría interna, es esencial establecer un plan detallado que defina los objetivos, alcance y cronograma del proceso. Esto implica identificar las áreas clave que se examinarán, como las finanzas, operaciones o recursos humanos, entre otras. Además, se deben establecer los criterios de evaluación y los métodos de recolección de datos.
Es importante contar con un equipo de auditores internos capacitados y experimentados para llevar a cabo la auditoría. Si no se cuenta con personal interno calificado, puede ser necesario considerar la contratación de consultores externos especializados.
Recopilación y análisis de información
El siguiente paso es recopilar la información relevante sobre los procesos y operaciones de la empresa. Es decir, recopilar documentos, realizar entrevistas con empleados y analizar datos financieros. Durante esta etapa, es importante asegurarse de que la información se recolecte de manera objetiva y precisa.
Una vez recopilada la información, es necesario analizarla de manera exhaustiva. Esto implica comparar los resultados obtenidos con los estándares establecidos, identificar brechas y áreas de mejora, así como evaluar el cumplimiento normativo y los riesgos asociados. Los resultados deben documentarse de manera clara y precisa para facilitar su posterior análisis y comunicación.
Comunicación de los resultados
Una vez finalizado el análisis, es fundamental comunicar los resultados de la auditoría interna a los responsables y líderes de la empresa. Esto puede hacerse a través de informes escritos, presentaciones o reuniones. Es esencial presentar los hallazgos de manera objetiva y constructiva, evitando señalar culpables y enfocándose en identificar oportunidades de mejora.
Durante la comunicación de los resultados, es importante fomentar la participación activa de los responsables de cada área auditada. Esto permite que se involucren en la identificación de soluciones y en la implementación de acciones correctivas o preventivas.
Cómo aprovechar los resultados
Una auditoría interna no tiene sentido si no se aprovechan los resultados para impulsar mejoras en la empresa. Al terminar, se debe realizar un análisis profundo de esos resultados.
- Identificación de áreas de mejora: la auditoría interna puede revelar deficiencias en los procesos y operaciones de la empresa. Utiliza estos resultados para identificar áreas específicas en las que se pueden implementar mejoras.
- Fortalecimiento del cumplimiento normativo: utiliza los resultados para fortalecer tus políticas y procedimientos, asegurándote de cumplir con todas las regulaciones relevantes y reducir los riesgos legales y reputacionales.
- Impulso de la eficiencia y la productividad: la auditoría interna puede revelar eficiencias y cuellos de botella en tus operaciones. Usa los resultados para implementar medidas que mejoren la eficiencia y aumenten la productividad.
- Establecimiento de mejores prácticas: esta herramienta puede revelar áreas en las que tu empresa está destacando y siguiendo las mejores prácticas. Utiliza estos resultados para establecer estándares de excelencia y compartir las lecciones aprendidas en toda la organización.
En MÁSMÓVIL Negocios esperamos haberte ayudado una vez más. Una auditoría interna debe verse como una oportunidad de mejora. Puede realizarse de manera periódica o cuando se detectan debilidades en la empresa y se quiere identificar la causa. En cualquier caso, como hemos visto, es fundamental analizar correctamente los resultados.
