En cualquier empresa surgen problemas, y si quieres conocer el origen de todo tipo de fallos, lo mejor es aplicar el el método de los 5 porqués, una de las metodologías que debes conocer si diriges un negocio. En este post te contamos qué es, cómo funciona y cómo resolver los errores de tu empresa de raíz (y para siempre).
Qué es el método de los 5 porqués
Hablamos de una técnica de análisis de problemas cuyo objetivo consiste en ir más allá de sus manifestaciones visibles para descubrir qué los ha provocado realmente. Ante un problema concreto, debes preguntarte "¿por qué ha sucedido?".
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Una vez encontrada una primera respuesta, vuelves a formular la misma pregunta sobre esa causa. El proceso continúa hasta llegar a un punto en el que puedes identificar un origen sobre el que tu empresa realmente puede actuar.
Aunque su nombre hable de cinco preguntas, no es obligatorio buscar exactamente cinco porqués. En determinadas situaciones puedes encontrar la causa principal después de tres preguntas, mientras que otros problemas requieren seis, siete o incluso más. Lo importante es no quedarse con la explicación más evidente.
Precisamente en este detalle está el secreto: cuando aparece un contratiempo en un negocio, es habitual intentar resolver rápidamente su consecuencia inmediata. Pero, aunque sirva para salir del paso, pero no necesariamente evita que vuelva a producirse.
Veamos un ejemplo. Supongamos que tienes una web y que varios pedidos de la tienda online están llegando tarde. La primera respuesta a por qué ha sucedido es simple: la empresa de transporte se ha retrasado. Cambiar de proveedor podría parecer una solución razonable.
Pero tras hacer varias preguntas más y analizar toda la situación, descubres que el verdadero problema está mucho antes en el proceso: los pedidos tardan demasiado en prepararse, existen errores de stock o las etiquetas de envío no se generan a tiempo. En resumen, preguntar varias veces por qué obliga a profundizar en lo sucedido antes de decidir qué hacer.
Cómo aplicar el método de los 5 porqués en tu empresa
Aplicar esta técnica es sencillo, pero debes observar cierto orden para que el análisis sea realmente útil. El primer paso consiste en definir con claridad el problema que quieres resolver. Cuanto más concreto seas, más fácil será identificar qué lo ha provocado y evitar conclusiones demasiado generales.
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A partir de ahí, debes preguntarte por qué ha ocurrido. La primera respuesta suele señalar una causa bastante evidente, pero normalmente no será suficiente. Para tener éxito, deberás volver a preguntar por qué sobre esa misma respuesta y continuar profundizando hasta llegar al origen real del problema.
No hace falta que lo repitas 5 veces siempre, pero sí debes insistir hasta encontrar varios posibles motivos al problema. Siempre debes apoyarte en datos reales, como cifras de ventas, incidencias registradas, procesos internos, conversaciones con el equipo o cualquier otra información relacionada con el problema pueden ayudarte a evitar que el análisis se base únicamente en intuiciones.
Una vez identificada la causa raíz, llega el momento de plantear una solución. Esta debería centrarse en corregir el origen del problema y no solamente sus consecuencias inmediatas para que el problema se solucione de formas definitiva.
Por último, comprueba cada cierto tiempo si la medida adoptada ha funcionado, para que puedas saber si realmente has solucionado el problema de raíz o si todavía existen otras causas que merece la pena analizar.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir en qué consiste el método de los 5 porqués y cómo puedes utilizarlo para encontrar el origen de los problemas de tu empresa, mejorar tus procesos y evitar que los mismos errores vuelvan a repetirse.
