Las exigentes demandas del entorno digital está forzando a las empresas a encontrar soluciones flexibles que en el pasado se resolvían de forma interna. La externalización de servicios crece a medida que lo hace la asimilación tecnológica. Y en ese contexto aparece la secretaria virtual.
Cientos de negocios analizan objetivos, miden costes, y deciden contratar a personal externo para llevar a cabo tareas básicas que antiguamente eran transversales a la oficina donde se desempeñaban. Con esto aparecen dudas, retos, y sí, también nuevas oportunidades.
La secretaria virtual lleva a cabo operaciones tradicionales, pero su método de trabajo telemático, ahora normalizado por la cuarentena del coronavirus, ofrece ciertas ventajas que hoy en MÁSMÓVIL Negocios traemos al frente.
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¿Qué es exactamente una secretaria virtual?
Una secretaria virtual es una secretaria; una empleada o empleado, que, eso sí, trabaja de forma virtual desde otro lugar diferente a la oficina de la empresa. Son trabajadores por cuenta ajena que operan como freelance sin atarse a plantillas u organigramas.
Donde sí se encuentran diferencias con personal tradicional es el potencial escalable. Es decir, en la posibilidad de cubrir solo aquellas necesidades más requeridas en cada momento. El secretariado virtual ofrece servicios especializados de planificación y gestión administrativa, cubriendo todo el rango de operaciones habituales.
Para pymes y autónomos este tipo de servicio ofrece un valor diferencial que de otra forma no podría ser explotado. Es un modelo idóneo para startups de gran crecimiento cuyo paradigma está en constante evolución. Permiten automatizar y administrar procesos, ofreciendo una plusvalía de oportunidad a la que se acogen cada vez más empresas.
Ventajas y oportunidades
Ya sea por saturación de trabajo, por necesidades geográficas, o por particularidades del sector operado, la secretaria virtual aparece en el tejido empresarial acompañada de unas ventajas muy evidentes y atractivas.
- Optimización de tiempo: en negocios de tamaño reducido, la contratación de un secretariado virtual permite hacer un reparto de recursos más eficientes. Destinar el tiempo y los esfuerzos a las operaciones vitales de la empresa, delegando aquellos secundarios a una externalización necesaria.
- Desempeño eficiente de inputs particulares: al provenir de una empresa especializada, la secretaria virtual se presupone que presenta habilidades más desarrolladas para llevar a cabo determinadas tareas. La organización y planificación diaria será, por lo tanto, más eficiente.
- Flexibilidad máxima: algunos servicios se ofrecen por llamadas o por horas, pudiendo ser contratados los 365 días del año. Esto es solo un ejemplo de la flexibilidad que supone contar con una persona que opera bajo demandas concretas e irregulares en el tiempo.
- Ahorro en contratación: al trabajar como freelance, la secretaria virtual le supone a la empresa un desembolso mucho menor. Se paga por lo que se necesita, ahorrando en seguridad social y otros costes obligados por ley con el contrato temporal o indefinido.
¿Cuándo y cómo interesa contratar una secretaria virtual?
Aunque sus beneficios son atractivos, no todas las empresas necesitan un personal de este tipo. Como sucede con cualquier decisión, es importante antes definir metas y objetivos corporativos, así como el modelo de negocio que acoge tanto la visión como la misión del negocio.
Una asistenta virtual es especialmente útil en caso de que se desee aumentar las ventas en un mercado determinado con la ayuda de personal especializado capaz de establecer oportunidades interpersonales de negocio. Además, también suele ser ideal para pymes o autónomos que estén comenzando a emprender y que necesiten cubrir flancos muy concretos.
Eso sí, a todos estos supuestos se les aplica el mismo principio: la confianza. Una secretaria virtual maneja información muy sensible de la empresa, y por eso es crucial que exista una relación de compromiso absoluto entre ambas partes. Esta es la única forma de conseguir unos resultados óptimos.
Las reuniones previas son útiles a la hora de establecer una metodología de trabajo clara, y de marcas determinados límites. El know-how solo se puede adquirir a largo plazo, y en este caso la secretaria virtual ha de saltarse los procedimientos tradicionales. Para ello se puede acudir tanto a herramientas virtuales como a espacios de coworking.
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