La pandemia del denominado COVID-19 ha obligado a miles de empresas españolas a, o bien acogerse al teletrabajo, o bien adoptar medidas extremas de seguridad ante el peligro de contagio. Ambos supuestos empujan tanto a pymes como a grandes multinacionales a adoptar alternativas eficientes a las reuniones de empresa más tradicionales.
Aunque la creencia popular invita a pensar que los encuentros telemáticos son menos productivos, lo cierto es que merece el esfuerzo poner de relevancia una solución que desde hace años se apoya en las nuevas tecnologías para ofrecer grandes resultados.
Por todo ello, en MÁSMÓVIL Negocios hacemos un repaso por las alternativas más interesantes a las reuniones de empresa, y destacamos sus principales ventajas.
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Consideraciones que debes tener
A término práctico, las reuniones a distancia no presentan diferencias en cuanto a contenido; no dejan de ser encuentros entre trabajadores de una plantilla para resolver dudas, acordar estrategias, y fijar coordinaciones acordes a cada momento.
Los principales problemas que pueden surgir a la hora de organizar una reunión de equipo y de establecer comunicación telemática tienen más que ver con cuestiones de infraestructura. Con las condiciones del entorno desde el que se conecta cada participante, con la calidad de la conexión, y con otros aspectos técnicos.
Pautas a seguir para una reunión a distancia
Teniendo en cuenta todo lo previo, se pueden proyectar ciertas medidas de contingencia que asegurarán el éxito de la reunión:
Realiza ensayos: antes de reunir a los empleados, es importante llevar a cabo pruebas para observar si el software y el hardware utilizado funciona correctamente. Ese último aspecto se ha de considerar con cada uno de los participantes.
Determina una hora adecuada: las reuniones, pese a proporcionar valor añadido, representan una interrupción para los trabajadores. Es clave saber cuándo organizar una reunión, tanto la hora, como el día. Esta decisión puede variar dependiendo de la compañía y el sector
Organiza la reunión: no basta con citar a los participantes. La reunión será mucho más eficiente si se acude a ella con una serie de puntos a cubrir. De esa manera cada empleado sabrá a qué atenerse, y podrá intervenir de forma organizada reduciendo el tiempo de encuentro.
Evita el envío de documentos in situ: la conexión puede fallar, y la información se puede llegar a perder ocasionando problemas importantes. Es interesante realizar el envío de archivos antes de la reunión, invitando a cada participante a documentarse para acortar plazos operativos.
Graba, si puedes: algunas herramientas permiten registrar la reunión en vídeo, aprovechando la propia condición multimedia de la videoconferencia. Esta es una opción interesante en caso de que sea necesario repasar algún contenido del encuentro.
Herramientas para ejecutar reuniones de empresa a distancia
Si bien la crisis del coronavirus obliga a adoptar todo tipo de softwares para llevar a cabo encuentros telemáticos, las empresas trabajan ya desde hace años en soluciones que permiten a sus clientes obtener beneficios en flexibilidad y costes.
Por ello existe una gran variedad de alternativas fiables a las reuniones de empresa al que muchas compañías todavía le tienen cierto respeto.
Skype
La herramienta, ahora de Microsoft, es una de las más antiguas y conocidas. No está desarrollada específicamente para empresas, pero sí ofrece un rango más que interesante de opciones y configuraciones para resolver reuniones a distancia sencillas.
Este software posee una interfaz muy accesible, permite conectarse desde distintos dispositivos, está abierta a la participación de hasta 10 personas, y ofrece una calidad de audio y vídeo muy competentes. Con ella se puede, incluso, llegar a compartir pantalla o utilizar una pizarra colaborativa.
Si el negocio es muy grande, la plataforma ofrece una modalidad de pago llamada Skype empresarial, que amplía el número de participantes hasta los 250, y ofrece la posibilidad de administrar cuentas de empleados bajo un alto nivel de seguridad.
Slack
Es una de las opciones más conocidas a nivel empresarial. Slack es una aplicación de mensajería para grupos de trabajo que funciona siguiendo la estela de muchos otros productos de la competencia. ¿Cuál es su secreto? El software es altamente fiable y presenta un gran nivel de penetración en el tejido empresarial.
Con Slack se pueden abrir tanto chats individuales, como videollamadas con una o varias personas (hasta 15 participantes). Como curiosidad, también incluye la posibilidad de solicitar el turno de palabra, y de intervenir en reuniones a través de emoticonos.
Facetime
Aunque es una solución pensada para volúmenes de trabajo muy pequeños, Facetime puede resultar muy práctica para autónomos y pymes que necesiten realizar reuniones con pocas personas. Su única condición, quizás contra prestación, es que funciona únicamente en dispositivos de Apple.
Si la situación es propicia, la herramienta de los de Cupertino puede llegar a ofrecer una calidad de vídeo y audio muy superiores a los de la competencia. Además, no requiere la descarga de ningún programa externo, pues ya viene incorporada de serie en los dispositivos.
Join.me
Yendo un paso más allá de la simple videoconferencia, Join.me ofrece soluciones para recrear, casi a la perfección, un entorno físico de trabajo. Se pueden congregar hasta 50 participantes en cada reunión, y en ellas cabe la posibilidad de trabajar a través de una pizarra compartida.
Este software se sincroniza con Outlook y Google Calendar, ofreciendo la respuesta perfecta para aquellas empresas que necesitan recurrir a información a la hora de coordinar a sus equipos.
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