Todas las empresas deben tener una estrategia de comunicación. Esto es algo que se puede hacer más complicado en autónomos o pequeñas empresas debido a la escasez de recursos o personas, pero tenemos muchas herramientas al alcance de la mano. La posibilidad de contar con una buena agenda de comunicación es el primer paso para crear esa estrategia que nos hará falta tarde o temprano.
Como decimos, una falta de recursos o de personal puede ser un handicap, pero no una limitación total para crear una agenda de marketing o comunicación. Se trata de una de las mejores y más necesarias armas para dar a conocer un nuevo producto o comunicar los resultados de la empresa. De esta forma podremos estar en contacto con la prensa, ya sea con un medio en particular o con todos ellos, cuando necesitemos enviar una nota de prensa como parte de nuestra estrategia de comunicación.
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¿Qué es la agenda de comunicación?
La agenda de medios de comunicación es un documento donde están listados todos los periodistas, clasificados por medio y por especialización. De esta manera, en el momento de lanzar la nota de prensa tenemos localizados a los redactores a los que les puede interesar la información. Es la mejor forma de evitar el error de lanzar una comunicación masiva sin realizar un filtro especifico por nuestro sector o medios que mejor pueden replicar la comunicación.
También es la manera de encontrar un contacto de prensa siempre que lo necesitemos. Hablar con la prensa no siempre tiene que significar el lanzamiento de una nota, ya que podemos convocar una rueda de prensa, dar una entrevista o solicitar la rectificación de una determinada información. En muchas ocasiones, las empresas contratan un profesional que llega con una nutrida agenda de contactos y un documento que supondrá la nueva base de datos de la misma. Crear una agenda desde cero puede requerir mucho tiempo, pero hoy en día es bastante más sencillo gracias a Internet y sus facilidades.
Una agenda de medios no es simplemente una colección de emails o teléfonos al azar. Debería tener una estructura y estar correctamente actualizada al menos una o dos veces al año. En esta base de datos, que pude generarse en Excel o donde nos resulte más cómodo, deberían aparecer los siguientes campos.
- Nombre y apellidos del periodista
- Medio en el que trabaja
- Sección a la que pertenece
- Teléfono directo
- Teléfono central del medio de comunicación
- Redes sociales del periodista
- Dirección postal del medio
- Notas. Este apartado es importante, para ir anotando todas las apreciaciones respecto a la comunicación que mantenemos con el periodista.
Cómo crear la agenda de comunicación
Cuando una empresa tiene recursos y medios suficientes, puede delegar esta tarea en su responsable de comunicación o en una agencia que ya tiene la agenda repleta. No obstante, si tenemos que crear esta agenda de cero, lo ideal es que podamos tener a mano algunas herramientas que nos permitan, al menos, comenzar con algo tangible.
La agenda de medios de Moncloa
En la página web del gobierno se ofrece manera actualizada la Agenda de la Comunicación. Es una herramienta de trabajo para los profesionales de los medios, así como para todas aquellas personas que desde las Administraciones Públicas o cualquier ámbito empresarial precisan relacionarse con ellos para el desempeño de su labor. Esta elaborada con la información de las diferentes entidades y organismos que se incluyen. La última edición publicada está cerrada en octubre de 2020.
Se puede consular en formato electrónico PDF, ya que se encuentra insertada en la página web del Gobierno, desde donde puede descargarse, encontrándose también en dicha página las ediciones anteriores.
En “Toda la prensa”
Esta excelente web tiene un repositorio con los medios de comunicación segmentados por países, comunidades autónomas o temáticas. Es una buena forma de ir dando luz a nuestra agenda. En este portal web podremos ir específicamente al tipo de prensa que necesitamos o a la que nos vayamos a dirigir, algo tremendamente útil.
Las redes sociales
Esta es una forma más ardua pero también muy útil de engordar o comenzar a crear nuestra agenda de comunicación. LinkeDin y Twitter son las redes sociales por excelencia para encontrar periodistas. En LinkeDin podremos contactar directamente y pedirles su correo profesional para futuras comunicaciones. Además, podremos retro-alimentar la base de datos ya que esta red social nos irá mostrando sugeridos, es decir, otros periodistas con los que puede resultar interesante contactar.
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