¿Qué debes hacer después de una reunión?

"Cuando un directivo dedica más del 25% de su tiempo a reuniones, es que se organiza mal". En su cita Peter Drucker nos advierte de que las reuniones, aun siendo una actividad vital para el funcionamiento de la empresa, nunca deberían ocupar gran parte de nuestro horario laboral.

Cómo organizarte tras una reunión de trabajo

¿Te gustaría saber cómo ser más productivo en tus reuniones de trabajo? Nosotros te ayudamos a optimizar tus horas de trabajo y te explicamos qué debes hacer después de una reunión para que ésta sea lo más productiva posible.

Hacer un acta de la reunión

Tras una reunión será necesario redactar un acta con todo lo acordado y hacerlo llegar al resto de participantes. Puede parecer algo sencillo, pero en realidad no lo es. El acta de la reunión es un documento redactado en Word o PDF con una extensión de unas 2 o 3 páginas. Los elementos que debería contener un acta de una reunión son:

La fecha, hora y el lugar en el que se desarrolló la reunión.

Los nombres de los asistentes convocados, y los que efectivamente acudieron a la reunión.

Identificación de la persona que preside la reunión (generalmente es la persona que la convoca, o el cargo más importante jerárquicamente dentro de la compañía).

El orden del día con los temas que se han tratado, ordenados de mayor a menor importancia.

Los acuerdos tomados entre las partes, plazos de entrega previstos, responsables para cada acción pendiente y opiniones de los asistentes en caso de que éstas difieran en algún punto de la reunión. En muchas ocasiones puede ser útil incluir ideas que se hayan desechado, pues en un futuro podrían valorarse para su implantación.

Las conclusiones finales y las previsiones de objetivos.

El acta debe estar firmado por el presidente y por el secretario de la reunión (que generalmente es el encargado de redactar el acta).

Fecha de la próxima reunión.

Este documento permite que las reuniones sean una actividad productiva y enriquecedora para todos los asistentes. Aunque sirve para cualquier reunión, no es recomendable hacer un acta en reuniones de alto nivel en las que tienen lugar negociaciones.

📎 La eficacia de una reunión es inversamente proporcional al número de participantes. Lane Kirkland📎

Haz una lista de tareas

Ahora que ya conoces las funciones que te han sido asignadas es hora de preparar una lista de tareas que te ayude a organizarte.

Si prefieres dejar el papel y el boli a un lado y llevar tu lista de tareas en formato digital, elige alguna de las siguientes herramientas:

Wunderlist: es una app colaborativa que te permite crear listas de tareas y jerarquizarlas en función de su importancia. También sirve para delegar tareas. Puedes descargarla de forma gratuita para iPhone, iPad, Mac, Android, Windows, Kindle Fire y en la web.

Todoist: es una sencilla herramienta para organizar tus trabajos pendientes y clasificarlos en personal, trabajo, compras, recados o incluso películas que ver. ¡Agrupa todos tus quehaceres en una sola aplicación! Además, podrás analizar tu productividad semanal en función de las tareas que vas completando.

Do: esta app para teléfono te ayudará a recordar todo lo que tienes que hacer. Escribe las tareas para planificar tu agenda, desliza una tarea para marcarla como realizada y agita el dispositivo para borrar las tareas terminadas.

Si tu negocio está creciendo exponencialmente y los proyectos que se plantean involucran a un gran número de personas, ha llegado el momento de dejar de hacer listas de tareas y de empezar a usar una herramienta de gestor de tareas. Por ejemplo, Basecamp es un programa muy potente para gestionar tareas de un equipo: conoce en todo momento quién lleva a cabo cada actividad, cómo van avanzando y las fechas de entrega previstas.

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Actualiza tu calendario

Las reuniones sirven para cerrar muchas fechas de entrega de tareas. Lo primero que tienes que hacer nada más terminar la reunión es identificar de entre todos tus papeles de notas las fechas o deadlines y apuntarlas en tu agenda. Recuerda que no entregar a tiempo un proyecto puede influir en el retraso de otras actividades, así que trata de cumplir con tus objetivos en el tiempo propuesto.

¿No dispones de calendario o agenda? Te dejamos las mejores organizadoras de tareas online para que tu vida laboral sea más eficiente:

Doodle: una opción acertada para personas muy ocupadas. Podrás crear citas, compromisos o plazos de entrega y después sincronizarlo con los horarios que ya tienes en otras plataformas, como Google, Outlook o iCal.

Organizador para iPhone: los amantes de Apple pueden descargar este organizador en su iPhone o iPad para gestionar tareas pendientes o el horario diario. Lo más interesante de esta herramienta es que puedes introducir fotos, diagramas o incluso escribir a mano.

Calendario en Outlook: si utilizas Outlook habitualmente la mejor solución para ti será configurar tu correo para mantener el calendario y las citas y reuniones siempre actualizadas y a la vista. Para ello, accede a Outlook y pincha en el icono del calendario. Haga clic en el botón que se encuentra en la esquina superior izquierda para acoplar el calendario en el borde derecho de la ventana de Outlook. Desde este momento todas las tareas o entregas que apuntes en el calendario de Outlook te aparecerán en tu pestaña de correo.

Prepara tu próxima reunión

Como recomendación final, apunta la fecha de tu próxima reunión en el calendario y repasa el acta de la reunión anterior antes de entrar en ella.

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