A la hora de dirigir un proyecto o gestionar a tu equipo, cuentas con todo tipo de metodologías muy válidas. Hoy queremos hablar de una de las más efectivas para organizar el trabajo: el método Shape Up.
La idea de esta metodología se basa en evitar el sistema tradicional en el que creas listas interminables de tareas o planificar cada detalle con meses de antelación. En cambio, lo que hace el método Shape Up es definir mejor los problemas, limitar el tiempo disponible y dar más autonomía a los equipos.
Así que vamos a explicarte todo lo que debes saber sobre la metodología Shape Up para que lo puedas aplicar en tus operaciones diarias.
Qué es la metodología Shape Up
Shape Up es una metodología de gestión y desarrollo de productos creada por Basecamp, una empresa especializada en herramientas de colaboración y organización del trabajo. Y lo cierto es que es un sistema muy efectivo.
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La metodología Shape Up se diseñó principalmente para equipos que crean productos digitales, aunque muchos de sus principios también pueden aplicarse a otras áreas de una empresa.
Por ejemplo de uso de la metodología Shape Up, es un recurso muy útil para preparar una nueva campaña, mejorar un proceso interno, lanzar un servicio o desarrollar una herramienta para clientes. Así que no dudes en aplicar esta metodología en tu negocio.
Una de sus principales diferencias respecto a otros métodos de trabajo es que no parte de una lista de tareas que el equipo debe completar una detrás de otra. Antes de comenzar un proyecto, se analiza el problema, se concreta el resultado que se quiere conseguir y se establecen unos límites claros.
De esta manera, el equipo recibe una propuesta suficientemente desarrollada como para entender qué debe resolver, pero con libertad para decidir cómo hacerlo. Gracias a ello, las personas responsables del proyecto pueden tomar decisiones durante el proceso.
Así que, ahora que ya sabes qué es el método Shape Up, veamos cómo aplicarlo paso a paso y de forma efectiva en tu negocio.
Cómo funciona Shape Up paso a paso
Respecto al funcionamiento de Shape Up, se divide en varias etapas, y cada una cumple una función concreta para reducir la incertidumbre antes de que el equipo empiece a trabajar.
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La primera etapa se conoce como shaping, que podría traducirse como dar forma al proyecto. Durante esta fase, una o varias personas analizan una idea y la convierten en una propuesta que pueda desarrollarse de manera realista.
Esta parte se trata de definir el problema, establecer el resultado esperado, detectar posibles riesgos y plantear una solución general. La propuesta debe ser lo bastante clara como para orientar al equipo, pero no tan cerrada como para impedir que sus integrantes aporten sus propios conocimientos.
En esta fase también se establece el appetite, es decir, la cantidad de tiempo que la empresa está dispuesta a invertir en resolver el problema. En lugar de preguntar cuánto tardará un proyecto, Shape Up plantea una cuestión diferente: cuánto tiempo merece la pena dedicarle.
¿El motivo? Cuando el tiempo está limitado desde el principio, el equipo debe centrarse en lo verdaderamente importante y descartar elementos secundarios que no aporten suficiente valor. Así que ayuda a focalizar.
Una vez que las propuestas han sido preparadas, llega la fase de selección. Los responsables de la empresa analizan las distintas opciones y deciden cuáles merece la pena desarrollar durante el siguiente ciclo de trabajo. Esta decisión suele tomarse en una reunión conocida como betting table.
El término betting, que significa apostar, refleja bastante bien la idea de esta etapa. La empresa apuesta por aquellos proyectos que considera que tienen mayor proyección, pero no intenta predecir cada detalle de lo que ocurrirá. La decisión se toma teniendo en cuenta el impacto esperado, los riesgos, el tiempo necesario y las prioridades del negocio.
Y los proyectos seleccionados se desarrollan normalmente en ciclos de seis semanas. Este periodo es lo bastante largo como para conseguir un resultado significativo, pero también lo bastante corto como para mantener la presión y evitar que el trabajo se prolongue indefinidamente.
Otro aspecto importante es que el plazo no suele ampliarse. Si el equipo se da cuenta que no puede completar todo lo previsto en seis semanas, debe reducir el alcance del proyecto. Así que la fecha se mantiene y se busca una versión más sencilla que resuelva el problema principal.
Después de cada ciclo de seis semanas, Shape Up establece un periodo de descanso conocido como cooldown. ¿Para qué sirve? muy sencillo: evitar que se instaure una cultura de urgencia en tu negocio.
Este periodo de cooldown suele durar alrededor de dos semanas y permite que los equipos se ocupen de tareas que no encajan dentro de los proyectos principales. También sirve para que los equipos recuperen energía después de varias semanas de trabajo intenso.
Durante este tiempo, debes aprovechar para corregir pequeños errores, realizar mejoras técnicas, analizar nuevas ideas o preparar el siguiente ciclo. Así, cuando tu equipo haya recuperado fuerzas, estará listo para continuar.
Desde MASMOVIL Negocios esperamos haberte ayudado a entender cómo funciona la metodología Shape Up y de qué manera puede contribuir a que tus equipos gestionen mejor los proyectos, controlen los plazos y se centren en las prioridades de tu negocio.
