A la hora de dirigir un proyecto o gestionar a tu equipo, cuentas con todo tipo de metodologías muy valiosas. Hoy analizamos una de las más efectivas para organizar el trabajo: el método Shape Up. Descubre todo lo que debes saber sobre este método para que lo puedas aplicar en tus operaciones diarias.
Qué es la metodología Shape Up
Shape Up es una metodología de gestión y desarrollo de productos creada por Basecamp, una empresa especializada en herramientas de colaboración y organización del trabajo. Aunque se diseñó principalmente para equipos que crean productos digitales, muchos de sus principios pueden aplicarse a otras áreas de una empresa.
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Se basa en evitar el sistema tradicional en el que creas listas interminables de tareas o planificar cada detalle con meses de antelación ya que define los problemas, limita el tiempo disponible y da más autonomía a los equipos. Por ejemplo, es muy útil para preparar una nueva campaña, mejorar un proceso interno, lanzar un servicio o desarrollar una herramienta para clientes.
Una de sus principales diferencias respecto a otros métodos de trabajo es que no parte de una lista de tareas que el equipo debe completar una detrás de otra. Antes de comenzar un proyecto, se analiza el problema, se concreta el resultado que se quiere conseguir y se establecen unos límites claros.
De esta manera, el equipo recibe una propuesta suficientemente desarrollada como para entender qué debe resolver, pero con libertad para decidir cómo hacerlo. Gracias a ello, las personas responsables del proyecto pueden tomar decisiones durante el proceso.
Cómo funciona Shape Up paso a paso
Esta metodología se divide en varias etapas, y cada una cumple una función concreta para reducir la incertidumbre antes de que el equipo empiece a trabajar.
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La primera etapa se conoce como shaping, que podría traducirse como dar forma al proyecto. Durante esta fase, una o varias personas analizan una idea y la convierten en una propuesta que pueda desarrollarse de manera realista.
Esta parte se trata de definir el problema, establecer el resultado esperado, detectar posibles riesgos y plantear una solución general. La propuesta debe ser lo bastante clara como para orientar al equipo, pero no tan cerrada como para impedir que sus integrantes aporten sus propios conocimientos.
En esta fase también se establece el appetite, es decir, la cantidad de tiempo que la empresa está dispuesta a invertir en resolver el problema. En lugar de preguntar cuánto tardará un proyecto, Shape Up plantea una cuestión diferente: cuánto tiempo merece la pena dedicarle.
El motivo es que Cuando el tiempo está limitado desde el principio, el equipo debe centrarse en lo verdaderamente importante y descartar elementos secundarios que no aporten suficiente valor.
Una vez que las propuestas han sido preparadas, llega la fase de selección. Los responsables de la empresa analizan las distintas opciones y deciden cuáles merece la pena desarrollar durante el siguiente ciclo de trabajo. Esta decisión suele tomarse en una reunión conocida como betting table ("mesa de apuestas").
La empresa apuesta por aquellos proyectos que considera que tienen mayor proyección, pero no intenta predecir cada detalle de lo que ocurrirá. La decisión se toma teniendo en cuenta el impacto esperado, los riesgos, el tiempo necesario y las prioridades del negocio.
Los proyectos seleccionados se desarrollan normalmente en ciclos de seis semanas. Este periodo es lo bastante largo como para conseguir un resultado significativo, pero lo bastante corto como para mantener la presión y evitar que el trabajo se prolongue indefinidamente.
Otro aspecto importante es que el plazo no suele ampliarse. Si el equipo se da cuenta que no puede completar todo lo previsto en seis semanas, debe reducir el alcance del proyecto. Así que la fecha se mantiene y se busca una versión más sencilla que resuelva el problema principal.
Después de cada ciclo de seis semanas, se establece un periodo de descanso conocido como cooldown, que sirve para evitar que se instaure una cultura de urgencia en tu negocio. Este periodo suele durar alrededor de dos semanas y permite que los equipos se ocupen de tareas que no encajan dentro de los proyectos principales. También sirve para que los equipos recuperen energía después de varias semanas de trabajo intenso.
Durante este tiempo, debes aprovechar para corregir pequeños errores, realizar mejoras técnicas, analizar nuevas ideas o preparar el siguiente ciclo. Así, cuando tu equipo haya recuperado fuerzas, estará listo para continuar.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir cómo funciona la metodología Shape Up y de qué manera puede contribuir a que tus equipos gestionen mejor los proyectos, controlen los plazos y se centren en las prioridades de tu negocio.
