La constante innovación empresarial y la búsqueda de nuevas oportunidades de negocio ha obligado a compañías de todos los tamaños a tener que trabajar al mismo tiempo en multitud de proyectos diferentes que, a menudo, abarcan a varios equipos y disciplinas.
Poder llevar a cabo de forma exitosa la ejecución de las estrategias marcadas al comienzo necesita la puesta en marcha de un engranaje en el que sus diferentes piezas actúen con precisión, evitando así un efecto cascada en el que un error pueda echar a perder el trabajo del resto.
Respondiendo a esta necesidad surge el concepto de Project Management o Gestión de Proyectos, una disciplina caracterizada por tener una variable temporal determinada y cuyo cometido es la correcta ejecución de los diferentes pasos hasta su finalización.
Para ello es preciso definir, controlar y medir correctamente la realización del proyecto. Y es aquí donde surge la necesidad de incorporar a un especialista capaz de llevarlo a cabo: el Project Manager.
Funciones del Project Manager o Director de Proyectos
Como encargado de alcanzar los objetivos marcados, su trabajo pasa por la coordinación de equipos sacando el máximo partido a los recursos existentes. Todo ello sin perder de vista la minimización de riesgos y la generación de nuevas oportunidades.
Esto transcurre básicamente a través de 5 etapas:
Punto de partida: Desde la concepción del proyecto, el PM debe poseer suficientes habilidades y experiencia para saber medir cuáles son los riesgos para la empresa y la manera de alcanzar el beneficio óptimo.
Planificación: El diseño de la estrategia. Para definir los pasos a seguir, el líder debe organizar los equipos que colaborarán, estableciendo presupuestos y plazos.
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Ejecución: La puesta en marcha de todo el plan llevará implícito el reparto y coordinación de tareas. El director se encargará de supervisar el trabajo y anticiparse a posibles dificultades.
Control: Para poder garantizar el éxito del proyecto, deberán establecerse sistemas de medición de resultados capaces de analizar el éxito o fracaso de cada etapa.
Cierre de proyecto: Al término deberá de hacerse un reporte final con el análisis de los resultados alcanzados. Para ello, habrá que tener en consideración diferentes factores como el cumplimiento de tiempos, partidas presupuestarias, problemas sobrevenidos, capacidad para hacer frente a imprevistos, etc. La realización de encuestas y el establecimiento de un sistema para medir factores clave de desempeño pueden resultar muy útiles, especialmente para futuros encargos.
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