Ya te hemos hablado de algunas de las mejores metodologías de trabajo que puedes aplicar en tu negocio. Y hoy queremos hablarte de poka-yoke: una metodología japonesa a prueba de errores que diseña los procesos para que sea mucho más difícil equivocarse o para que el fallo se detecte antes de convertirse en un problema mayor.
Qué es el poka-yoke y cuál es su origen
El término puede traducirse como "a prueba de errores". Se trata de un método vinculado a la mejora de los procesos productivos que busca prevenir errores humanos o conseguir que estos sean inmediatamente visibles cuando se producen.
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Su desarrollo está asociado al ingeniero japonés Shigeo Shingo y al sistema de producción de Toyota. Durante la segunda mitad del siglo XX, Shingo trabajó en distintas formas de mejorar los procesos industriales y reducir defectos evitando depender únicamente de controles realizados al final de la cadena de producción.
El secreto de este sistema es que es más rentrable impedir que aparezca un fallo antes de un lanzamiento que descubrirlo cuando el producto ya está terminado, se ha entregado al cliente o ha provocado consecuencias en otras partes del proceso.
Aunque nació estrechamente relacionado con la industria de la automoción, se puede aplicar en todo tipo de sectores. De hecho, constantemente utilizamos sistemas similares sin ser conscientes. Por ejemplo, un formulario que no permite avanzar si falta un campo obligatorio.
Cómo funciona la metodología Poka-yoke
El método se basa en analizar un proceso para identificar aquellos puntos en los que existe mayor riesgo de error. Una vez localizados, se introducen mecanismos que evitan la equivocación o permiten detectarla inmediatamente.
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No siempre es necesario desarrollar una solución compleja, y en muchas ocasiones basta con modificar ligeramente una tarea para que el propio proceso guíe a la persona hacia la acción correcta.
Volviendo al ejemplo de un formulario, supongamos que diriges una empresa en la que los empleados tienen que rellenar manualmente un documento antes de enviar un pedido. Si determinados campos son imprescindibles, dejar que puedan quedar vacíos aumenta las posibilidades de que un pedido se tramite de manera incorrecta.
Cómo aplicar el poka-yoke en un negocio
Para introducir esta metodología, lo mejor es empezar por aquellas actividades en las que aparecen errores con mayor frecuencia o donde sus consecuencias son especialmente relevantes.
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El primer paso que debes dar es observar cómo se realiza realmente el trabajo. Fíjate en qué sucede en el día a día, qué tareas generan dudas y en qué momentos aparecen equivocaciones.
Después hay que localizar la causa de esos fallos y estudiar qué mecanismo permitiría reducir el riesgo. Recuerda que la solución más efectiva no tiene por qué ser la más compleja. Una de las claves de este sistema es buscar mecanismos sencillos que funcionen de manera constante y que no compliquen innecesariamente el trabajo.
Una vez implantado el cambio, también es importante comprobar si realmente ha solucionado el problema. Si los errores continúan apareciendo, habrá que revisar nuevamente el proceso y plantear otras alternativas.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir qué es el poka-yoke, cómo funciona y de qué manera puede ayudarte a mejorar los procesos de tu empresa.
