Adaptar el programa de facturación a la normativa española, que requiere Verifactu a partir de 2028, es imprescindible. Pero si la empresa vende, compra o mantiene actividad en otros países de la Unión Europea, es obligatorio tener en cuenta el escenario global.
Y es que cumplir en España y estar preparado para gestionar el IVA de operaciones internacionales son cuestiones diferentes. En este post analizamos ViDA, el paquete europeo conocido como "IVA en la era digital". Su objetivo es modernizar la gestión del impuesto mediante la facturación electrónica cuando una empresa trabaja en varios Estados miembros.
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Normativa española y europea para empresas y autónomos
Verifactu, la ley Crea y Crece y ViDA suelen aparecer juntos cuando se habla de facturación. Conviene tener claro que el reglamento español de sistemas informáticos de facturación establece requisitos para garantizar la integridad y trazabilidad de los registros.
VeriFactu remite los registros a la Agencia Tributaria. Es una de las modalidades previstas en el reglamento de sistemas informáticos de facturación. Conviene distinguirla de la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales en el ámbito español.
La ley Crea y Crece regula la obligación de expedir y remitir facturas electrónicas en las operaciones B2B (entre empresas y autónomos en España). A diferencia del reglamento de sistemas informáticos, su foco no está únicamente en la integridad del software de facturación, sino en la digitalización de las relaciones comerciales, el control de la morosidad y la trazabilidad del estado de cobro de las facturas.
ViDA (VAT in the Digital Age), por su parte, es la iniciativa legislativa de la Unión Europea para modernizar el sistema comunitario del IVA. Por tanto, afecta a cómo se documentan y comunican determinadas operaciones y a cómo se cumplen obligaciones fiscales en varios países.
¿Qué cambia con ViDA?
ViDA fue aprobado en marzo de 2025 y se compone de una directiva, un reglamento y un reglamento de ejecución. Su aplicación es progresiva y tiene tres grandes líneas.
- La primera es la comunicación digital del IVA sobre determinadas operaciones intracomunitarias entre empresas, apoyada en facturas electrónicas estructuradas.
- La segunda afecta a determinadas plataformas que facilitan alquileres de corta duración y transporte de pasajeros por carretera. En los supuestos previstos, estas plataformas asumirán la recaudación e ingreso del IVA cuando los prestadores que utilizan el servicio no lo hagan.
- La tercera busca reducir la necesidad de registrarse en varios países a efectos del IVA mediante la ampliación de mecanismos como la ventanilla única. Eso no significa que cualquier empresa pueda olvidarse de todos sus registros extranjeros, porque dependerá de sus operaciones y de los supuestos aplicables.
Fechas clave
En 2028 empiezan cambios relevantes, pero no todas las obligaciones. Desde el 1 de julio de 2028 entran en aplicación elementos de la reforma de registro único del IVA, incluida la ampliación de la ventanilla única y determinadas reglas de inversión del sujeto pasivo. La obligación de comunicación digital intracomunitaria llegará después.
También se prevé el inicio de las nuevas reglas para las plataformas mencionadas, aunque los Estados miembros pueden retrasar esa parte hasta enero de 2030. El 1 de julio de 2030 será una fecha clave para los requisitos de comunicación digital relativos a las operaciones intracomunitarias entre empresas comprendidas en la reforma.
Finalmente, el 1 de enero de 2035 marca el plazo de adaptación de los sistemas nacionales existentes de comunicación digital transacción por transacción que deban alinearse con el modelo europeo.
Ese calendario no significa que haya que esperar a 2030 para actuar. Las obligaciones nacionales pueden llegar antes y una adaptación del programa de gestión requiere revisar datos, procesos e integraciones.
Cómo preparar tu empresa
Es importante tener en cuenta que cumplir los requisitos españoles no garantiza estar preparado para Europa. Un programa puede garantizar la integridad de los registros y no estar preparado para intercambiar facturas electrónicas estructuradas con clientes y proveedores de otros países.
El primer paso es revisar la actividad real del negocio: en qué países opera, si vende a empresas o a consumidores, dónde mantiene mercancía y qué registros de IVA utiliza.
También es importante preguntar al proveedor del programa por su hoja de ruta. Debe explicar qué formatos admite, con qué sistemas puede intercambiar documentos y cómo prevé incorporar las futuras obligaciones de comunicación.
La adaptación debe coordinarse con la asesoría fiscal y con quienes gestionan ventas, compras y contabilidad. Cumplir con VeriFactu no es un esfuerzo inútil ni incompatible con ViDA. Es una parte del cumplimiento español, pero no una certificación de preparación europea como hemos visto, y que está por llegar.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil conocer las nuevas normativas de facturación que están por llegar. Si una empresa escala y comienza a vender a países de la UE, también debe estar preparada.
