Los presupuestos son nuestro pan de cada día y también uno de los quebraderos de cabeza para muchas empresas y autónomos. Y es que pasa a menudo que personas interesadas en un servicio o trabajo requieren saber de antemano cuánto les puede costar, y una vez cuentan con el presupuesto, muchas veces tardan más de la cuenta en contestar. Por eso es conveniente saber cuánto tiempo de validez debes darle a tu presupuesto una vez lo envías a la persona interesada.
Al crear un presupuesto, es importante recordar que es un documento informativo, pero no tiene valor legal en sí mismo. Hablamos de un documento comercial que incluye detalles (condiciones y precios) de un servicio en el que un cliente está interesado.
Sin embargo, y aunque no comprometa a nada, su valor como herramienta comercial para informar y persuadir a los clientes potenciales lo convierte en un elemento muy útil y ampliamente utilizado. Ahora bien, para aprender a preparar un buen presupuesto, es importante tener en cuenta las áreas que tienes que cubrir. Y es que saber prepararlo es fundamental para cualquier tipo de empresa.
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Hay ciertos elementos que deben figurar en el presupuesto. El objetivo es que el cliente lo tenga lo más claro posible y no haya confusiones tras terminar el trabajo. Entre los imprescindibles están el nombre del cliente, la fecha en que se realiza el presupuesto y el montante del producto o servicio prestado. La eterna duda para muchos empresarios está en el dato de la fecha de validez. ¿Por qué es importante este dato y no debe pasarse por alto?
La fecha de validez del presupuesto
Como hemos dicho, el presupuesto no tiene validez legal. Pero aun así, es interesante incluir una fecha de validez queremos crear cierta sensación de urgencia en tus clientes, ya que si no se especifica, la gente puede percibir la validez de la oferta como indeterminada. Por otro lado, el presupuesto también se caracteriza por ser flexible y abierto a la negociación con los clientes. En algunos casos, establecer una fecha de vencimiento puede ayudar a motivar esta negociación.
Una vez aceptado, el presupuesto se convierte en un contrato vinculante tanto para el proveedor, que debe realizar los servicios a tiempo o adquirir los productos, como para el cliente, que debe pagarlos. Hay que recordar que tener un presupuesto aceptable no te exime de la obligación de facturar, una vez que se han realizado los trabajos.
La fecha de validez, como hemos visto, puede tener una motivación persuasiva para que el cliente se decida a ir adelante con ello. Sin embargo, hay negocios donde la fecha de validez puede ser más o menos importante. Hay pequeñas empresas o autónomos donde la prestación de un servicio puede mantener un coste fijo durante más tiempo. Pongamos un ejemplo de un diseñador gráfico al que le encargan un logo. La validez del presupuesto podrá mantenerse durante más tiempo.
Sin embargo, otro ejemplo lo tenemos en las empresas de construcción. Los precios de las materias primas son muy volátiles, por lo que es complicado mantener un determinado precio durante mucho tiempo. Con el primer ejemplo, no es nada complicado ver fechas de validez de
Otros elementos a considerar
Hay otras cosas que no debemos pasar por alto al calcular el presupuesto. Algo de eso dependerá de las especificidades del negocio, las relaciones con los clientes o el impacto que los cierres operativos puedan tener en las ventas futuras, por ejemplo. En cualquier caso, el objetivo del presupuesto será encontrar una oferta que no sea ni demasiado baja ni demasiado alta.
Y es que ofrecer unos costes demasiado bajos implica una serie de riesgos. Por supuesto, el más temido de ellos es perder dinero, pero también puede derivar en que se ponga en duda nuestra profesionalidad. Y si es al contrario, se reducirá el valor del negocio de la empresa y representará un trampolín en esta relación con el cliente que será difícil de reconducir más adelante.
Además, costes demasiado elevados pueden intimidar al cliente, especialmente si tiene alternativas más económicas en la competencia o si sus necesidades no son urgentes. Por eso, equilibrar la balanza es clave a la hora de su presentación.
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