Organizar una reunión con tu equipo no es siempre una tarea sencilla. De hecho, puede convertirse en misión imposible si cada uno prioriza sus horarios y no cede para encontrar un hueco que venga bien a todo el mundo para hablar de cuestiones comunes que deben ser debatidas entre todos. Para que esto no te ocurra en tu empresa hemos traído algunas de las claves para organizar una reunión con efectividad.
Qué hacer para programar una reunión con éxito
Como ya hemos adelantado, organizar una reunión no es tan fácil como parece. Aquí traemos una serie de pautas que puedes seguir para hacerlo con éxito.
Organízala con tiempo, pero no excesivo
Tener programada una reunión con tiempo, hará que todos los empleados podáis organizaros las tareas que tenéis pendientes para ese día, de tal manera que una reunión imprevista no trastoque todo el planning de trabajo que se tenía para ese día.
Pero, por otro lado, el tiempo de preaviso no debe ser excesivo, puesto que esto puede hacer que la gente se olvide de que tenías la reunión programada o que le reste importancia al verla muy lejana.
Ten en cuenta las necesidades de la gente
Escuchar las demandas de tus empleados siempre es algo positivo para todos. Si pensabas organizar una reunión para un día en el que a la mayoría del equipo les viene mal, es lógico que les escuches y cambies la fecha para que les dé tiempo a realizar todas sus tareas dentro de la empresa, que es lo más importante.
Ahora bien, tampoco tus empleados pueden imponer sus horarios y si tú, como jefe de equipo, tienes la imperiosa necesidad de celebrar esa reunión no deberías dejar de hacerlo, sobre todo si eso va a repercutir en tu trabajo.
No convoques a personas innecesarias
Es común, sobre todo en las empresas pequeñas, querer que toda la plantilla conozca todos los proyectos que se están llevando a cabo para que exista mucha sinergia entre los distintos departamentos, y eso es algo positivo para todo el conjunto de la empresa.
Pero esto no debe suponer que todos estén convocados a todas las reuniones y que todo el mundo opine. Es mejor realizar reuniones más pequeñas, con solo las personas directamente involucradas en el proyecto, para que la reunión sea más efectiva y dinámica y que luego esas personas se lo cuenten a los demás.
Te puede interesar: Lecciones que un emprendedor debe aprender de un error
Exigir puntualidad
Este punto es muy importante. Ser puntual es una señal de respeto hacia otras personas. Su tiempo vale lo mismo que el tuyo y hacer esperar es una falta de consideración. Además, si todo el mundo llega puntual la reunión empezará a su hora, nadie perderá el tiempo y todos estarán contentos y motivados.
Organizar los contenidos
Una vez ya está programada la reunión el siguiente paso, y que será clave para que ésta sea exitosa, será planificar muy bien lo que se va a discutir en la reunión. Si esto no se hace, corremos el riesgo de que se aborden muchos temas, pero no se profundice en nada.
Si aplicas todos estos consejos, desde MÁSMÓVIL te aseguramos que tu reunión será todo un éxito. Igual que te aseguramos el máximo ahorro si contratas algunas de nuestras tarifas de Internet y Móvil para empresas ¡Llámanos al 1496 o entra en nuestra web y te informaremos!
