En mundo empresarial se han dado dos circunstancias en los últimos años. La primera es la concienciación sobre la sostenibilidad del planeta y la segunda es la multiplicación de vías para lograrlo. El avance de la tecnología y la digitalización de las empresas hacen que sea mucho más viable implementar una política de cero papel en muchos negocios.
Esto es algo que tanto las grandes empresas como pequeños negocios o incluso autónomos pueden poner en marcha. Hay muchas formas de hacer que nuestra empresa sea más sostenible, y un buen primer paso es implementar una política de cero papel. Al hacer determinados cambios y fomentar ciertos hábitos, es posible conseguir una reducción cercana al 100 %.
Ten por seguro que al hacer un autoanálisis de tu negocio, verás que puedes minimizar el uso de papel de manera drástica. Todo comienza, por ejemplo, si antes de pulsar el botón de imprimir analizamos si realmente es necesario usar papel para obtener ese documento, en vez de almacenarlo en un dispositivo, en tu correo...
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Consejos para eliminar el papel de tu negocio
Promover la digitalización en los procesos de la empresa es clave para lograr eliminar el papel parcial o totalmente. La concienciación es fundamental y por ese motivo tendremos que analizar cómo usamos el papel en nuestro negocio, centrándonos en identificar en qué momentos no es necesario hacerlo.
Controla lo que imprimes
Examina todos los documentos que sueles imprimir en tu negocio y determina cuáles son realmente necesarios en formato impreso. Identifica las áreas o departamentos que dependen más de los documentos físicos, ya que en ellos posiblemente esta política de cero papel no sea tan fácil de implementar.
La comunicación interna es clave
Comunica a tus empleados la importancia de reducir el uso de papel y la transición hacia un entorno sin papel. Organiza sesiones de capacitación para enseñarles cómo utilizar herramientas y tecnologías digitales que les permitan trabajar de forma más eficiente sin necesidad de imprimir documentos.
Digitaliza tus documentos
Otro consejo es pasar todos tus documentos físicos a formato digital. Puedes utilizar escáneres para digitalizar los documentos existentes y guardarlos en un sistema de gestión documental, o en la nube. Asegúrate de organizarlos adecuadamente y establecer un sistema de búsqueda eficiente para acceder a ellos cuando sea necesario.
En este sentido también se puede fomentar el uso de herramientas colaborativas en línea, como Google Drive o Dropbox, para almacenar y compartir documentos. Estas plataformas permiten a los empleados colaborar en tiempo real en documentos compartidos, lo que hace innecesario imprimir varias copias para su revisión.
Usa las firmas electrónicas
En lugar de imprimir documentos para obtener firmas manuales, utiliza soluciones de firma electrónica. Hay varias opciones disponibles que permiten firmar documentos de forma segura y legalmente válida, lo que elimina la necesidad de imprimir, escanear y almacenar copias físicas de los mismos.
Pon límites al papel
Llegado el momento, y si fuese necesario, también puedes establecer políticas internas que respalden la iniciativa de cero papel, con reglas y pautas claras para el uso responsable del papel en tu negocio. Esto puede incluir la reducción del número de impresoras disponibles, la asignación de cuotas de impresión y la priorización del uso de documentos digitales.
Haz seguimiento
Lleva un seguimiento regular de los avances en la implementación de la política de cero papel. Analiza el uso de papel y documenta los ahorros y beneficios obtenidos. Esto te permitirá identificar áreas donde se pueden realizar mejoras adicionales y mantener a tus empleados motivados y comprometidos con la iniciativa.
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En MÁSMÓVIL Negocios estamos para ayudarte en este proceso y por ese motivo te ofrecemos el mejor servicio del mercado para tu facturación digital que te ayudará a reducir el papel en tu negocio. Este proceso que es 100 % automatizado te permitirá cumplir con la normativa y ahorrar tiempo en tu negocio. Además, contarás en todo momento con un gestor que te ayudará con cualquier duda sobre el funcionamiento de la plataforma.
En MÁSMÓVIL Negocios esperamos haberte ayudado una vez más. Lograr una política de cero papel en tu negocio es solo cuestión de organización. Te hemos dejado varios consejos, pero tú eres quien conoce tu negocio mejor que nadie para saber en qué ámbitos puedes fomentar un uso más responsable del papel.
