No hay nada más rentable que evitar gastos innecesarios. Un negocio puede tener un volumen aceptable de facturación que nos permita calibrar el ritmo de la empresa. Sin embargo, no son pocas las ocasiones en las que una empresa incurre en una serie de gastos superfluos que reducen considerablemente el margen de beneficios, y no siempre son fáciles de identificar.
La actividad diaria de una empresa está repleta de gastos, pero muchos de ellos pueden ser innecesarios. Y es difícil incluso para el departamento de contabilidad diferenciar entre gastos esenciales y prescindibles; más aún cuando no hay un presupuesto asignado a un departamento concreto. El control frecuente es fundamental para frenar la tendencia al derroche.
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Cómo evitar gastos innecesarios en tu empresa
Conseguir una empresa con mejores resultados pasa por llevar un eficiente control de gastos, y esto no se reduce a trabajar con profesionales de la contabilidad. El control se debe hacer de manera recurrente, a modo de examen minucioso que permita identificar qué se está gastando, por qué, y si se puede o no reducir esa pérdida de dinero.
Se entiende como gasto innecesario aquello que no aporta nada a la empresa y del que se puede y debe prescindir. La buena salud financiera de un negocio nace en una mentalidad de ahorro que se centre en lo importante. Veamos a continuación algunos consejos para evitar los gastos empresariales prescindibles.
Revisión de los gastos de la empresa
Este ejercicio suele dejarse de lado en muchas ocasiones, y no por deficiencias en el trabajo de contabilidad. Lo que suele suceder es que no se revisan los presupuestos de cada departamento, que deben ser presentados y aceptados anualmente. Y es que por lo general cada departamento suele contar con su propia gestión de gastos.
Por eso es importante organizar reuniones periódicas para que podamos recibir información sobre presupuestos y gastos reales. Ejemplos de cuestiones que se tratan en estas reuniones son "¿Tienen sentido estos regalos del departamento de marketing? ¿Las comidas y las tarjetas de crédito del equipo comercial están bajo control? ¿Están bien aprovechados los vehículos de la empresa?", etc.
Solo en reuniones de este tipo podremos valorar si ciertos gastos entran dentro de lo razonable o son innecesarios. Este es un ejercicio que debe realizarse en toda la empresa para poder tener una perspectiva global.
¿Tienes un negocio sostenible?
A diario se consumen innecesariamente muchos recursos naturales. Por ejemplo el papel, que gracias a las nuevas tecnologías puede ser sustituido fácilmente. Y es que hoy día, con smartphones y emails, enviar una factura digital te ahorrará costes en material de oficina y te permitirá un mejor acceso a todos los documentos si los tienes digitalizados.
Gestión de las horas
La gestión de las horas extras es más importante de lo que parece a la hora de ahorrar en gastos. Utilizando herramientas adecuadas, podremos optimizar el rendimiento de la empresa y gestionar el registro y control horario de los trabajadores en tiempo real. Con el apoyo de las métricas, se pueden automatizar y planificar los recursos humanos, garantizar la reducción en los costos de las tareas de control y asegurar la rentabilidad. Más o menos horas extras pueden suponer una gran diferencia.
Los pagos y cobros
Por lo general, los errores de pago y cobro más comunes son descuentos no aplicados y procesos de compra complejos en los contratos, sin ingresos debido a condiciones de compra aplicadas incorrectamente y eventos de flujo financiero debido a facturas contabilizadas incorrectamente.
Es fundamental contar con un flujo de caja detallado, contar con políticas de cobro y pago adecuadas y controlar las cuentas pendientes de cobrar y de pagar. En este sentido, la prudencia puede ahorrar costes bancarios innecesarios por avales, impagos, tasas administrativas, etc.
Ahorro consciente
Concienciar para el ahorro es clave para reducir los costes de la empresa. Motivar a la plantilla para apagar luces, equipos que no se estén usando o reducir las impresiones innecesarias son pequeños gestos que en conjunto y a la larga suponen un enorme ahorro. Es posible y deseable la colaboración interdepartamental para crear una estrategia de concienciación en este sentido.
Ahora que ya sabes cómo evitar gastos innecesarios en tu empresa, solo necesitas asegurarte de que dispones de la mejor conexión para que tu negocio sea un éxito. En MÁSMÓVIL Negocios te proporcionamos los mejores servicios de telecomunicaciones para que estés siempre conectado con tus proveedores y clientes. Visita nuestra web o llámanos gratis al 1495 y te informaremos sin compromiso.
