Los problemas con Hacienda se suelen acrecentar al término y comienzo de cada año ya que el cierre del año fiscal marca el periodo de mayor intensidad burocrática. El papeleo, los procesos informáticos y los errores humanos suelen convertir este proceso, obligado por ley para cualquier empresa en una pesadilla. Si quieres evitar problemas con la Agencia Tributaria, repasa en esta guía completa los puntos más importantes a tener en cuenta a la hora de hacer un buen cierre de año fiscal.
¿Qué es el cierre del año fiscal?
El cierre del año fiscal es un proceso metódico en el que se revisan, ajustan y consolidas los registros de contabilidad de un periodo de tiempo. En este caso es anual, pero muchas empresas hacen cierres fiscales mensuales.
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De esta manera, la empresa se asegura que los ingresos y gastos están registrados correctamente para poder cerrar formalmente el periodo fiscal y preparar el siguiente ciclo.
¿Para qué sirve el cierre del año fiscal?
El cierre del año fiscal tiene varias funciones. Para empezar, es una de tus obligaciones ante la Agencia Tributaria: has de presentar tu informe financiero anual para poder calcular el IRPF, el IVA y otros tributos aplicables.
También te ayudará a garantizar la exactitud de los registros contables. Es normal que puedas tener transacciones duplicadas, omisiones y otros errores. Y el cierre del año fiscal es el momento perfecto para corregir estas discrepancias en las cuentas de empresa.
Además, ayuda a tu empresa a tener una visión global de su estado financiero, sabiendo el balance de situación y la cuenta de resultados. Con estos datos, conocerás el rendimiento financiero real de tu empresa, para tomar las mejores decisiones estratégicas.
Por último, una vez hayas cerrado el cierre del año fiscal, podrás empezar a preparar el próximo ejercicio contable. Esto te permite organizarte mejor, además de ayudar a la hora de realizar auditorías externas o internas.
Cuándo es el cierre del año fiscal
Normalmente coincide con el 31 de diciembre, pero hay empresas que tienen otro ciclo operativo, requisitos específicos de su industria o siguen normativas de otros países que tienen fechas diferentes.
Además, ten en cuenta que hay diferentes cierres fiscales, por lo que vamos a explicarte las opciones que debes tener en cuenta.
Empezando por lo básico: diferenciando cierres
El cierre de año fiscal es el cálculo final del ejercicio contable. Esto se realiza mediante la confección de un documento basado en lo obtenido del cierre contable; aquel que se realiza a término de año natural (31 de diciembre) y que refleja si los ingresos han sido mayores que los gastos.
Es decir, el cálculo de la cuenta de resultados (cuenta de pérdidas y ganancias) y el balance de situación (activo, pasivo y patrimonio neto).
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En este trámite, posterior por tanto al cierre contable, se tienen en cuenta conceptos como el pago de impuestos, posibles deducciones fiscales, y las amortizaciones de activos. No han de confundirse ambos cierres, pues este último es el que tendrá en cuenta la Administración con tu tipo de sociedad (si es que lo es) para el cálculo del impuesto de sociedades y el impuesto a las utilidades.
Eso sí, han de evitarse errores en el cierre contable si no queremos cargar con errores también en el cierre fiscal. Para ello se tienen en cuenta ajustes como la depreciación de activos, la amortización de activos intangibles, la provisión de cartera, la conciliación de las cuentas bancarias, la comprobación de inventario, o la verificación de clientes deudores, entre otros. Los resultados obtenidos se trasladan entonces a las cuentas de balance.
Asiento de cierre y asiento de apertura en contabilidad
Una vez se cierra la contabilidad del ejercicio, se puede hablar de asiento de cierre. Se dejan de registrar las operaciones, y por tanto se pone punto final al ejercicio. Con el inicio del nuevo año se debe realizar el asiento de apertura, en el que queda reflejado las cuentas del ejercicio previo.
Para ello se cambian las posiciones de los resultados; lo reflejado en el "debe" se pasa al "haber", y lo colocado en el "haber" se traslada al "debe". Aunque este proceso sigue perteneciendo al cierre contable, es imprescindible para poder comenzar a trabajar sobre el cierre fiscal.
Documentación para el cierre fiscal
Los documentos que han de presentarse de forma presencial o telemática son el Impuestos de Sociedades, los modelos anuales, como el modelo 390 de IVA, y la Amortización de activos. Los formularios los puedes encontrar en la propia web de la Agencia Tributaria, atendiendo siempre al calendario fiscal.
Ejemplo de cierre del año fiscal
Supongamos que una tienda de electrodomésticos quiere hacer el cierre del año fiscal. Así que, revisando los saldos tienen estos datos.
- Ingresos por venta: 100 000 €
- Gastos en salarios: 30 000 €
- Gastos por arrendamiento del local: 10 000 €
- Gastos varios: 5 000 €
El asiento del cierre contable es la resta del debe (los ingresos que recibe una empresa o negocio) y el haber (salidas o entregas económicas que realiza la empresa o negocio).
Así que serían 100 000 € de beneficios por ventas al que hay que restar la suma de los gastos, que asciende a 45 000 €. El resultado del asiento de cierre contable quedaría en un beneficio de 55 000 €.
Una vez que tenemos el cierre del asiento contable, hacemos el resultado del ejercicio y la apertura del asiento de apertura, Para ello, el beneficio o pérdida se traspasa a la cuenta de capital, dando un resultado del ejercicio de 55 000 € , y un resultado pendiente de aplicación con un haber de 55 000 €, que sería el asiento de apertura contable.
¿Cuándo se tiene que presentar?
El año fiscal no tiene por qué comenzar en el mismo inicio del año natural, es decir, el 1 de enero. El único requisito es que dure 12 meses. El plazo máximo para aprobar las cuentas anuales es de 6 meses desde el cierre del ejercicio, existiendo un mes más para realizar el depósito en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.
Esto significa que debes haber depositado tus cuentas como muy tarde el 31 de julio. Por su parte, la presentación del Impuesto de Sociedades cierra el proceso el 25 de julio.
¿Solo un trámite?: consejos para sacar partido a la burocracia
Aunque a ojos de las empresas suele ser visto como un procedimiento tortuoso, el cierre del año fiscal puede llevarnos a un mantenimiento sano de las cuentas. Una vez considerados los gastos fiscalmente no deducibles, los incentivos fiscales y las reducciones, se pueden valorar consejos clave a tener en cuenta.
Previsión y definición de objetivos
Al cerrar el ejercicio podemos analizar tendencias, fortalezas y debilidades de cara a establecer previsiones y objetivos para el año siguiente. En ese sentido la cuenta de pérdidas y ganancias representa un documento de información increíblemente valioso.
Rentabilidad ante todo
Las cifras han de ponerse en contexto; un número abultado no implica consecuencias positivas para tu empresa. Si el rendimiento es escaso o incluso negativo, es interesante tomar anotaciones para afrontar el futuro aproximándose a una mayor eficiencia.
Salda deudas
Durante el ejercicio se suelen ir acumulando facturas sin cobrar causantes de más de un quebradero de cabeza. El cierre de año fiscal es buen momento para abrir las puertas a ese IVA de facturas impagadas, pero también a estudiar por qué han fallado algunos créditos comerciales, tomando medidas de precaución en consecuencia.
Deberes con gran recompensa
Las multas de la Agencia Tributaria son habituales en este tipo de procesos. Por ello, no supone ningún esfuerzo llevar a cabo un saneamiento continuo de las cuentas para evitar problemas. Un negocio responsable y exitoso no es solo aquel que funciona bien en su día a día, de cara al cliente. Las espaldas cubiertas son trampolines que te diferenciarán de la competencia.
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