La cantidad de documentos que puede generar y gestionar una empresa llega a ser impresionante. Son cantidades ingentes de todo tipo de archivos y documentos de diferentes departamentos, no solo de elaboración propia; también recibidos de terceros (por ejemplo: gestores, proveedores, etc).
Si eres un autónomo que arranca su labor profesional, no tardarás en darte cuenta de que acumular documentos está a la orden del día. Pero lo importante no es almacenarlos sino contar con una gestión eficiente para clasificarlos y encontrarlos al instante cuando los necesites.
Ni que decir tiene que, a mayor tamaño de pequeñas y medianas empresas (y por supuesto mucho más en de grandes corporaciones), mayor volumen de documentos. Es ahí donde debería entrar en juego un software de gestión empresarial, desarrollado precisamente para organizar y aligerar la tarea de búsqueda, con el correspondiente ahorro de tiempo que ello supone.
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La importancia del software de gestión documental
El software de gestión documental (en inglés, Document Management System o DMS) nos permitirá tener un control total sobre todos los documentos que circulan por la empresa. Se trata de una aplicación que centraliza y organiza toda la información en un solo lugar, de forma que sea más fácil acceder a ella y trabajar con ella.
Este tipo de software es muy útil para empresas de todos los tamaños, ya que permite gestionar desde un simple archivo hasta una base de datos compleja. Además, es sencillo de utilizar y se integra perfectamente con otros programas, lo que te garantiza una mayor eficiencia en el trabajo.
Ventajas del DMS en la empresa
Las empresas tienen que lidiar con una gran cantidad de documentos cada día, desde facturas y presupuestos hasta contratos y notas de reuniones. Y así el papeleo llena el escritorio y los correos electrónicos.
Las principales ventajas de estos programas es que facilitan el almacenamiento, la búsqueda y la revisión de todos los documentos corporativos. Además, muchos ofrecen funciones de seguridad avanzadas que mantienen tus archivos protegidos contra intrusiones no autorizadas.
Otra de sus ventajas es que mejora la eficiencia de los empleados al reducir las tareas manuales como el archivado físico y la búsqueda de archivos, ya que el software almacena todo de forma digital. Esto no solo ahorra mucho tiempo y energía; también evita la desmotivación de los empleados con trabajos monótonos y largos, quienes además son más propensos a cometer más errores mientras trabajan.
Además, los sistemas inteligentes para la gestión documental permiten compartir, editar y organizar archivos entre equipos desde cualquier parte del mundo. Así las reuniones no serán necesarias para revisar los documentos, lo que de nuevo supone ahorro extra de dinero y tiempo.
Ejemplos de Software de Gestión Documental
Hay varias opciones en el mercado. Puede que necesites algo de tiempo hasta dar con el que mejor se adecúa a tu negocio, pero vamos a dejarte algunas opciones de software de gestión documental.
DocuWare es un gestor documental y de automatización de flujos de trabajo diseñado para el tratamiento y digitalización de documentos, así como la optimización de procesos. Con él es posible deshacerse de tareas repetitivas y centrar la energía de los equipos de trabajo en proyectos más productivos.
iManage conecta documentos y correos electrónicos y los guarda en una sola carpeta unificada, organizada por clientes. Esta estructura pone toda la información relevante en contexto y al alcance de la mano. Permite buscar y compartir información de manera rápida y eficiente, sin barreras tecnológicas.
Box es una solución de Microsoft que ofrece la administración de contenido de nube. Permite acceder al contenido y colaborar desde cualquier dispositivo con enlaces compartidos, historial de versiones, comentarios y más.
En MÁSMÓVIL Negocios esperamos haberte ayudado una vez más. Como verás, tener un software de gestión documental puede ser muy necesario cuando el volumen de datos almacenados y compartidos comienza a ser abrumador. De ti depende elegir el que mejor se adapte a tu negocio.
