Hacienda considera como infracción grave el uso de facturas falseadas en, al menos, un 10% de la base de la sanción. El uso incorrecto de este documento a la hora de responder al fisco acarrea problemas similares.
No tanto en términos sancionadores, como sí en trabas burocráticas e incluso multas leves cuando no existe un documento que respalde el trámite correspondiente. Es decir, cuando haya omisión por negligencia.
Los autónomos, trabajadores por cuenta propia con una gran carga administrativa y gran responsabilidad personal en todos sus trámites, suelen encontrar más de un problema para afrontar esta cuestión.
Por todo ello, hoy en MÁSMÓVIL Negocios tratamos de aclarar cuáles son las diferencias entre factura simplificada y completa.
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Llevar al día la contabilidad: una cuestión primaria
La obligatoriedad depende del tipo de persona jurídica, aunque todos los expertos coinciden en la idoneidad de llevar al día, sino es la contabilidad, un control metódico y ordenado de los elementos financieros.
Al hablar de "contabilidad" la ley entiende la presentación de los siguientes documentos:
- Libro de inventario.
- Libro de cuentas anuales.
- Libro diario.
Tanto los autónomos sujetos a estimación directa (más de 600.000 euros de ingresos en el ejercicio previo, o voluntarios) como los acogidos a la estimación directa simplificada (menos de 600.000 euros) deben llevar al día la contabilidad.
En el segundo tipo de estimación los documentos a presentar son:
- Libro registro de ventas e ingresos
- Registro de compras y gastos
- Libro registro de bienes de inversión
Si un técnico comprueba la ausencia de alguno de los libros en una inspección, puede imponer una sanción que variará en función de las cuantías facturadas.
El "otro" requisito
En cambio, los autónomos que tributan por módulos no están obligados a llevar la contabilidad. Para ellos, el reglamento recoge la necesidad de presentar los resultados del beneficio a través de comprobantes: las facturas.
Los mencionados datos de gastos e ingresos del año los deben manejar todos los tipos de trabajadores por cuenta propia, y se han de conservar, al menos, durante 4 años.
Y es en este punto donde aparece la principal duda de muchos: ¿qué tipo de factura se ha de emplear?
Factura completa u ordinaria
Son las más comunes y las que todos los autónomos sin mucho conocimiento fiscal emplean sin ser conscientes.
En este tipo de comprobantes comerciales debe aparecer tanto el importe de la operación como los datos del emisor y el receptor. Antiguamente se confeccionaban en papel y se garantizaban con sellos.
En la actualidad las facturas ordinarias se pueden expedir electrónicamente con todos los avales legales necesarios. Siempre y cuando, claro, conserven:
- Numeración: las facturas deben ser ordenadas de forma correlativa (números colocados en función de fecha de emisión).
- Fecha de expedición.
- Razón social: datos de las dos partes implicadas en la transacción (emisor y receptor).
- NIF (Número de Identificación fiscal) de las dos partes.
- Concepto: al igual que sucede en las transacciones bancarias, se ha de incluir una breve descripción en texto de la naturaleza de la operación.
- Importe: cuando hay más de una operación incluida en la factura, cada importe irá desglosado por separado, y acumulado en un total final.
- Cuota tributaria: esto es, aplicar el IVA y el IRPF que aplique en cada caso.
- Total sumatorio: el valor de la factura contando el precio base más los impuestos asociados.
Así, cada tres meses el autónomo tendrá que hacer la declaración conocida como "trimestral", para justificar el IVA de todas las transacciones de ese periodo.
Una vez al año Hacienda exigirá una declaración del ejercicio en el que estas facturas también habrán de estar presentes.
Factura simplificada
Cada vez que compras algo en un supermercado o una tienda se te entrega un tique. Es lo que antiguamente se entendía a nivel legal como factura simplificada. Desde 2013 esa denominación solo tiene validez en la jerga coloquial.
El Real Decreto 1619/2012 aprobó hace 7 años un nuevo Reglamento de Facturación por el que se otorgaba validez contable a la factura simplificada. Desde ese momento podían ser empleadas como justificante de gastos.
La factura simplificada es propia de operaciones diarias, de empresas con un gran volumen de transacciones, o de autónomos que simplemente quieren ahorrar tiempo en papeleo.
Y es que, a diferencia de la factura ordinaria, este tipo de documento no necesita incluir los datos del receptor. Sí ha de registrar:
- Numeración.
- Fecha de expedición.
- Nombre o razón social y NIF: en este caso solo los del emisor.
- Concepto: aunque cumple el mismo cometido que el tipo de factura previo, la ley no exige que la descripción aquí sea exhaustiva. Basta con una breve frase explicativa de la transacción.
- Importe.
- Cuota tributaria.
- Total sumatorio.
Ahora bien, el "beneficio" competitivo que ofrece esta factura se paga con una serie numerosa de requisitos que restringen su uso a solo unos negocios muy concretos.
Así lo recoge la propia web de la Agencia Tributaria los límites:
- Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido).
- Facturas rectificativas.
- Autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
- Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):
- Ventas al por menor: entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional.
- Ventas o servicios en ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas y sus equipajes.
- Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
- Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento de vehículos.
- Servicios de videoclub.
- Tintorerías y lavanderías.
- Autopistas de peaje
Por otro lado, queda negado el uso de la factura simplificada cuando se trate de:
- Entregas intracomunitarias de bienes (EIB)
- Ventas a distancia de bienes entregados en España (Península y Baleares) y transportados desde otro Estado miembro cuando estén sujetas al IVA español.
- Operaciones localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) en las que el proveedor o prestador no esté establecido, se produzca la inversión del sujeto pasivo y el destinatario expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
- Operaciones no localizadas en el Territorio de aplicación del Impuesto (TAI) si el proveedor o prestador está establecido:
- Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Unión Europea (UE).
- Cuando la operación se localice en otro Estado miembro (EM), se produzca la inversión del sujeto pasivo (ISP) y el destinatario no expida la factura por cuenta del proveedor o prestador.
Con toda esta información contemplada, cada autónomo habrá de analizar su propia actividad, entender sus necesidades, y buscar el control legal que aplique en cada supuesto. ¿Qué tipo de factura es más interesante? Depende.
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