Las facturas electrónicas son la versión digital de las tradicionales en papel y tienen los mismos efectos legales que éstas, es decir, sirven para justificar la realización de un servicio o la venta de un bien a un tercero. Pero, ¿sabemos cómo realizar este tipo de facturas? Te lo explicamos paso a paso.
¿Cómo emitir una factura electrónica?
La facturación electrónica, al igual que la de papel, está regulada por ley a través del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento mediante el cual se establecen las obligaciones inherentes a la facturación. En esta ley, se plantean aspectos tales como la obligatoriedad de emitir facturas por la realización de servicios o venta de bienes tanto a otras empresas como a un consumidor o a las Administraciones Públicas. También quedan recogidos otros elementos como su contenido, los plazos, regímenes especiales, tipos de facturas, etc.
¿Qué datos debe contener una factura electrónica?
Al igual que las facturas emitidas en formato papel, las telemáticas deben incluir los siguientes datos:
- Fecha de expedición.
- Número de factura.
- Razón social o nombre y apellidos tanto del emisor como del receptor.
- Número de identificación fiscal del emisor y receptor.
- Dirección fiscal tanto del emisor como del receptor.
- Descripción del bien o servicio motivo de la factura (incluyendo precios unitarios sin impuestos).
- Tipo impositivo del IVA (u otro tipo de impuesto o cuota tributaria).
- Retención de IRPF (en caso de que proceda. Por ejemplo en el caso de profesionales).
- Importe total.
¿Cómo facturar electrónicamente a otras empresas?
Para emitir una factura electrónica a otra empresa el receptor debe admitir esta tipología, en caso contrario deberás emitirla en el tradicional formato papel. Si aceptase, tendrás que decidir si la vas a emitir a través de un programa ofimático básico o uno informático dedicado a ello. En estos casos tendrás que asegurarte de que éste cuenta con unos requisitos técnicos compatibles con los del receptor.
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Esta factura debe contar con tres requisitos, legibilidad, autenticidad del origen e integridad del contenido, es decir, tiene que poder ser leída por el receptor, ofrecer la identidad del emisor y garantizar que no ha sido modificada, algo que puede hacerse gracias a la firma electrónica, el intercambio electrónico de datos (EDI) o a través de medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
La realización de la factura electrónica es sencilla: en primer lugar tienes que crear la factura con los datos previamente indicados, al igual que haces con las de papel y posteriormente deberás firmarla electrónicamente mediante alguna de las opciones citadas en el párrafo anterior.
¿Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas?
Desde el día 15 de enero de 2015 y tal y como está recogido en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, es obligatorio que las facturas emitidas a las Administraciones Públicas se realicen de forma electrónica. Al margen de esta ley, existen otras específicas que legislan sobre las plataformas de algunas comunidades autónomas como las de la Comunidad Valenciana, La Rioja y Cataluña.
Las facturas electrónicas dirigidas a la Administración Pública deberán ser remitidas a través de los puntos de entrada designados para cada tipo de Administración (estatal, autonómica o local) y cada una tendrá un formato estructurado concreto y será firmada mediante firma electrónica o sello electrónico, siempre en base a lo establecido en el artículo 5 de la Ley anteriormente citada.
Con el fin de facilitarte la tarea, te recomendamos el uso del programa FACe, la aplicación gratuita del Ministerio de Hacienda, ya que al estar diseñada por ellos para este fin nos aseguramos de cumplir con todos los requisitos de la Administración Pública.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
- Ahorro de costes (papel, impresión y envío)
- Simplifica la contabilidad
- Ahorro de espacio al evitar el almacenamiento físico
- Mayor seguridad
- Mayor agilidad de trámites
Ya tienes las claves necesarias para empezar a cambiar tu sistema de facturación tradicional del papel al electrónico o telemático, de esta forma podrás estar preparado para facturar al sector público o simplemente disfrutar de las ventajas que tiene esta modalidad telemática.
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