En la organización de eventos hay quienes deciden cuidar hasta el más mínimo detalle organizándolo todo ellos mismos y quienes optan por contratar los servicios de empresas externas. Si eres de los primeros y quieres que tus productos tengan éxito solo has de tener en cuenta unas claves que te dejamos a continuación.
ANTES DEL EVENTO
Cuida el aforo. Un espacio demasiado grande y con poco público transmitirá mala imagen y la consiguiente sensación de fracaso; y uno pequeño en el que haya mucho público dará sensación de éxito.
El lugar del evento. Desde los clásicos auditorios para conferencias hasta entornos más rompedores y urbanos como hubs, centros culturales, apartamentos, áticos, sótanos e incluso restaurantes o discotecas.
Visualiza tu mensaje clave. Define con qué se debe asociar tu producto o servicio. En la presentación de un juego de mesa familiar, por ejemplo, debería llevar asociados mensajes de diversión en familia.
Previsión de materiales visuales. Cartelería, roll-ups, alfombras, cintas publicitarias, estructuras hinchables, lonas o parasoles.
Planifica la cortesía. Ten detalles con tu público: merchandising, regalos, vales descuento, bebidas y aperitivos.
Identifica a todos los asistentes. Puedes emplear colgantes con identificaciones para controlar a todos los presentes.
Dispón del personal necesario. Azafatos, speakers, técnicos de sonido, audio, video e iluminación.
Invitados VIP. Si fuera necesario, puedes aumentar la visibilidad de tu evento con personas notables de tu sector, influencers o celebrities.
Campaña de difusión. Preferiblemente on y offline. Debe pasar por una web o landing page y por las redes sociales (decide lo antes posible el hashtag del evento). Puedes organizar sorteos para aquellos que adquieran la entrada y lo digan públicamente en sus perfiles. Haz mailings, campañas de banners, etc. Todo lo que sea necesario para llegar al público objetivo de tu evento.
Recordatorios. Los llamados Save the date. Puedes incluirlos en las invitaciones o en los mailings. Establece un recordatorio 15 días antes y otro más dos días antes del evento.
DURANTE
Empieza a la hora acordada. Procura seguir con la puntualidad británica: ni un minuto más ni un minuto menos.
Errores del directo. Es conveniente que tengas un plan B para los imprevistos: una afonía del presentador, un speaker que no llega, un foco que se rompe o un proyector que desenfoca las imágenes podrían ensombrecer tu evento-
Pausa para networking. Si en tu sector no abundan los networkings puede que sea una buena opción pausar la presentación para que tus invitados puedan conocerse y sacar aún más provecho del evento tejiendo una buena red de contactos.
Pausa para probar el producto. Facilita que los asistentes puedan tener una primera impresión del producto. Esta primicia puede suponer una gran baza a tu favor.
Tiempo de ruegos y preguntas. Tras la prueba del producto y la presentación del mismo, resuelve todas las dudas que pueda tener tu público.
Retransmisiones por streaming. En Facebook Live, en Twitter a través de Periscope, en Instagram o en YouTube. Las posibilidades son infinitas.
Seguimiento en directo de redes sociales. Mantén una buena monitorización en todo momento de lo que se comenta en las redes sociales sobre tu producto y evento.
Grabar el evento. Servirá para futuros usos y permitirá corregir errores para nuevas ocasiones.
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DESPUÉS
Medir los resultados. Ventas, mensajes en redes sociales, visitas a una web, etc.
Encuesta de satisfacción. Puedes aprovechar tu base de datos con los mails de los asistentes para enviar un breve cuestionario.
Analizar lo positivo y lo negativo, para mejorar en las próximas ocasiones.
Subir y difundir el vídeo. De no más de un minuto de duración y difundirlo por Internet. En él se debe contar cómo fue el evento, entrevistas y planos generales del público.
Ten en cuenta todos estos detalles y junto con una buena tarifa de Internet y telefonía lograrás que la puesta de largo de tu producto sea todo un éxito. Entra en la web o llámanos gratis al 1496 y te informaremos sin compromiso sobre todos nuestros servicios.
¿Tienes claro cuál será tu próximo evento?
