La pandemia ha puesto en marcha una forzada Transformación Digital no solo en las empresas, sino también en la Administración española. La carga de trabajo en las instituciones y las recomendaciones sanitarias amparaban una digitalización urgente para realizar cualquier tipo de trámite burocrático.
Ahora, tanto Hacienda como la Seguridad Social permiten cerrar procesos tradicionalmente presenciales, con unos requisitos básicos y una cierta garantía de seguridad. Punto, este último, atravesado por el polémico certificado digital.
Hoy en MÁSMÓVIL Negocios tratamos de despejar las dudas clásicas de los autónomos, y trazamos un camino a seguir para conseguir la tan valiosa acreditación en tiempos del coronavirus.
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¿Qué es un certificado digital?
Desde hace ya algunos años la Administración permite tramitar ciertos documentos de forma telemática; no son todos, y no se puede hacer de forma rápida y del todo coherente.
A fin de proteger la información privada de cada contribuyente y empresa, los órganos públicos han ideado procesos complejos de verificación en los que se necesita un certificado digital.
En España existen dos tipos de acreditaciones así: el DNI electrónico y los propios certificados que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). El primero es el más conocido, por ser publicitado especialmente por Hacienda. Y no es casual.
DNI electrónico
El DNIe se puede obtener de manera muy sencilla en cualquier ventanilla pública. Solo se necesita tener el documento de identificación tradicional y un mínimo de tiempo.
Por el contrario, su utilización se vuelve algo tediosa; junto a él se obtiene un código PIN únicamente utilizable mediante un lector de tarjetas compatible. Sí, el aparato que poseen muchas administraciones es requerido de forma particular.
Desde 2015, por fortuna, está operativa una app oficial para smartphones que habilita al chip NFC para que haga las veces de lector. Eso sí, su funcionamiento no está del todo optimizado, y las incompatibilidades por SO son muy habituales.
Por si eso fuera poco, el DNIe habrá que seguir renovándolo una vez cada cinco años en alguna de las comisarias habilitadas.
Certificados de la FNMT
"Este certificado, también conocido como Certificado de Ciudadano o de Usuario, es un documento digital que contiene sus datos identificativos", recoge el sitio oficial.
"Le permitirá identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas y organismos con la garantía de que sólo Ud. y su interlocutor pueden acceder a ella".
Cuentan con mucho menos pedigrí y son desconocidos para la gran mayoría. Sin embargo, en la práctica lo expeditado por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre tiene la misma validez legal en casi todos los trámites.
Estos, además no necesitan de ningún PIN para ser utilizados, y basta con tenerlos operativos en el equipo que estemos manejando para seguir el proceso que sea.
Caduca en plazos similares al DNIe, y su obtención es prácticamente imposible si no se sigue alguna guía o se cuenta con la ayuda de un funcionario público.
Por contra, una vez se supera el apuro resultan mucho más prácticos para autónomos y empresarios que necesitan ahorrar tiempo en su día a día con la Administración:
- Presentación y liquidación de impuestos
- Presentación de recursos y reclamaciones
- Cumplimentación de los datos del censo de población y viviendas
- Consulta e inscripción en el padrón municipal
- Consulta de multas de circulación
- Consulta y trámites para solicitud de subvenciones
- Consulta de asignación de colegios electorales
- Actuaciones comunicadas
- Firma electrónica de documentos y formularios oficiales
Desde la página oficial de la FNMT se pueden conocer todos los organismos centrales, autonómicos y locales, así como otras instituciones, donde es válido el certificado. Se cuentan por decenas.
Tipos de certificados
Antes de lanzarse a obtener el certificado hay que tener en cuenta que la FNMT no expedita solo una clase de acreditación. La de Persona Física es la más conocida y la que más interesa a los autónomos.
Basta con tener un DNI y un ordenador para poder seguir los pasos definidos por la institución. Pero dejando esto de lado, la FNMT también permite obtener:
- Certificado de representante: destinados a personas físicas o jurídicas que no pueden realizar ciertos trámites burocráticos como titulares, y necesitan la ayuda de un tercero.
- Representante para Administradores únicos y solidarios
- Representante de Persona Jurídica
- Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica
- Administración pública: la FNMT también es la encargada de expedir los certificados que la Administración necesita para trabajar en el contexto digital.
- Certificados de Componente: También emite certificados para la identificación de servidores o aplicaciones informáticas. Tales como servidores SSL, wildcards y sellos de entidad.
Cómo obtener un certificado de Persona Física
Es el departamento CERES (CERtificación ESpañola) el encargado de ofrecer el proceso a seguir para la obtención de los certificados.
Antiguamente, para conseguir el software necesario de instalación era necesario contar con un navegador antiguo o en desuso, que hacía complicado para muchos ciudadanos poder completar las guías oficiales.
Desde septiembre de 2020, los ingenieros de la administración han logrado resolver el problema, acabando así con los clásicos fallos de compatibilidad.
1 – Preparación y descarga
Lo primero que se ha de hacer es descargar el software de generación de claves. Y para eso es necesario asegurar que el equipo empleado para el proceso cuenta con alguno de los siguientes navegadores:
- Internet Explorer
- EDGE
- Nuevo EDGE
- Google Chrome
- Firefox
- Opera
- Safari
- Ubuntu
- Debian
- Fedora
- OpenSuse
Tanto Windows, Mac como Linus son aptos para tal operación. Desde el sitio de la FNMT se puede acceder al link de descarga del software, es su versión de 32 y 64 bits. Aquí hay que ser pacientes porque el proceso se puede alargar bastantes minutos.
Ejecuta el instalador y asegúrate de que el programa aparece entre la lista del software instalado en el equipo. Después será turno de acudir al navegador.
2 - Solicitud del certificado digital
Acude al apartado de "Certificados" [en la página de la FNMT], y selecciona el tipo de certificado que desees. En este caso será el de "Persona Física".
En la barra de opciones desplegada sobre la parte izquierda de la ventana selecciona "Obtener Certificado Software", y después elige alguno de los métodos ofrecidos para la descarga.
Existe una alternativa para conseguir el certificado a través de una app para teléfonos Android, pero actualmente sigue reportando demasiados fallos como para poder recomendarla.
Lo indicado será elegir o "Solicitar Certificado" (situado en la columna de la izquierda) o "Solicitud vía Internet de su Certificado" (situado en el centro de la ventana).
A continuación se desplegará una ficha en la que habrá que introducir el NIF o NIE (compuesto como mínimo de 9 caracteres), el primer apellido del solicitante y una dirección de correo electrónico.
Antes de enviar la información, haz clic sobre el hipervínculo con los términos y condiciones situado en la parte inferior, y asegúrate de marcar la casilla "Acepto las condiciones de expedición".
Con eso ya podrás enviar la solicitud. Si estás en Internet Explorer no tendrás que hacer nada más. Pero si no es el caso, al pinchar aparecerá una ventana emergente para dar paso al ConfiguradorFnmt inicialmente descargado.
Introduce una contraseña de seguridad que deberás recordar tanto para el registro como para descargar el certificado digital. Tras eso entonces sí recibirás el mail a tu dirección con el número de solicitud.
3 - Acreditación
Llega el momento de personarse físicamente en una Oficina de Registro. Este paso es imprescindible para acreditar la documentación y finalizar el proceso de solicitud.
Eso sí, debido a la sobrecarga administrativa producto del coronavirus, es posible que necesites pedir cita previa antes de acudir. Para lo cual recomendamos anticiparse, teniendo en cuenta que la FNMT aconseja acudir al punto en el mismo día que se obtiene el número de solicitud.
Fuera de la lista de establecimientos habilitados quedan todas las Oficinas de Correo. A cambio, la institución dispone de más de 2.400 puntos entre los que están las oficinas de la Seguridad Social y las Delegaciones y Administraciones de la AEAT.
Si no sabes cuál es el más cercano a tu domicilio, puedes recurrir al localizador del sitio. Para solicitantes en el extranjero, la solución pasa por las Oficinas Consulares.
En cualquier caso, recuerda acudir con el código de solicitud recogido en el mail y el DNI, pasaporte o carné de conducir.
4 – Instalación
De manera instantánea recibirás un correo electrónico con el código para descargar e instalar el certificado. Basta con seguir los pasos, rellenar la información obtenida durante todo el proceso y finalizar.
Es vital que el navegador empleado para este trámite sea el mismo que el utilizado para la solicitud, ya que sino no se realizará correctamente la alineación y verificación de datos.
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