Las reuniones de trabajo suelen tener como objetivo debatir una serie de ideas, informar sobre novedades, definir planes u organizar estrategias. Permiten compartir a cada miembro del equipo sus conocimientos sobre un determinado tema, haciéndolo en igualdad de condiciones y llegando a una toma de decisión en conjunto. Por lo tanto, son claves para el buen desarrollo de una empresa.
Sin embargo, muchos profesionales afirman que, frecuentemente, las reuniones son demasiado largas y aburridas, haciéndoles perder gran parte de su tiempo. Esto se debe a que, en la mayoría de los casos, suele haber una falta de organización y priorización.
Por ello, te vamos a contar las claves para organizar bien una reunión y que sea lo más productiva posible.
Primero de todo, hay que preguntarse si la reunión es imprescindible o no. Antes de convocarla, debemos agotar todas las posibilidades y pensar si puede ser sustituida por un mail o un comunicado, ya que una reunión lleva mucho tiempo, y el tiempo de nuestros trabajadores es oro. De hecho, muchas reuniones son meramente para ponerse al día y esto le interesa como mucho a dos personas.
Si la reunión es necesaria, hay que determinar exactamente el objetivo de la reunión para así evitar que la conversación se desvíe.
Una vez definido el porqué de la reunión, debemos planificarla con antelación. Haremos un planning que explicará la razón de este llamamiento, el objetivo a conseguir y los temas a tratar. Después, escogeremos a las personas cuya asistencia sea imprescindible y las avisaremos con anterioridad, enviándoles el planning.
Todos los participantes deberán acudir puntuales, ya que, como hemos dicho, el tiempo es muy valioso. Además, si la reunión se alarga demasiado puede llegar a ser aburrida. Así pues, hay que llevar un control del tiempo, sin dejar que se pierda el punto de foco.
Para cada reunión se debe asignar a un responsable que se encargue de moderar el encuentro, controlando los tiempos y tomando nota de todo lo discutido. También será el encargado de comunicar a los participantes las conclusiones de la reunión.
Siempre hay que evitar esos monólogos largos y distendidos puesto que pueden cansar a los asistentes, llegando a perder la concentración. Asimismo, no hay que tener miedo a las discusiones o conflictos, ya que uno de los objetivos de las reuniones es el intercambio de ideas y, por lo tanto, los enfrentamientos son totalmente normales.
Para una mayor concentración en las reuniones, es esencial la prohibición de smartphones, si los asistentes no paran de mirar a sus móviles mientras los temas más relevantes son discutidos, todo esfuerzo será en vano.
Así pues, moderar la reunión con toques de humor puede llevar a los participantes a prestar mucha más atención, dado que se encuentran en un ambiente más relajado, y podrán aportar mucho más que si se encuentran serios o desmotivados.
También te puede interesar Apps de cuadrantes y horarios
Eso sí, debes dejar los temas personales para después. Cuando estás reunido con tus compañeros, con los que compartes muchas horas, es casi inevitable no preguntarles cómo les ha ido el fin de semana o cómo está su familia. Sin embargo, hay que dejar esto a un lado y aprovechar el tiempo en la reunión.
Por último, hay una serie de cosas que pueden hacer una reunión más provechosa, como estar de pie, puesto que la gente no se acomoda tanto y está más atenta; reunirse fuera de la oficina, dado que los nuevos entornos favorecen a la producción de ideas; o evitar comer o beber, ya que hace que nos distraigamos y hablemos de otras cosas.
Así pues, con estos sencillos consejos podrás organizar una reunión de lo más productiva sin caer en el aburrimiento y la monotonía. Y recuerda que en tus reuniones necesitarás Internet, ¡contrata la mejor tarifa para empresas! Llámanos al 1496.
