Nacieron tras la Primera Guerra Mundial como respuesta a la creciente globalización, y durante el siglo XX se fueron perfeccionando como un marco de juego común para todas las empresas.
Aunque las normas ISO no han llegado nunca a permear en el poder jurídico de los países, sí ha tendido a homogeneizar las lógicas competitivas para todos aquellos que perseguían la calidad y el crédito avalista.
Hoy, seguir las orientaciones dictadas por la Organización Internacional de Normalización —especialmente en algunos apartados— son casi una obligación para competir en los mercados internacionales.
Por ello, en MÁSMÓVIL Negocios queremos sumergirnos en las ISO más importantes, y dibujar algunas recomendaciones a seguir para exprimir el valor de estos referentes certificadores.
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¿Qué son las normas ISO?
Las normas ISO son a las empresas lo que los requerimientos técnicos mínimos lo son para un ordenador a la hora de ejecutar un programa. Es decir, unos mínimos, que en el caso de las organizaciones, van dirigidos a garantizar la calidad y el propósito de servicios y productos.
En la actualidad existen unas 19.500 normas que abarcan desde la fiabilidad de los sistemas, hasta las garantías de los proveedores o la protección del medioambiente. No obstante, al margen de las ISO cada país también maneja sus propias certificaciones.
En España rigen las UNE, aunque a efectos prácticos las empresas se adscriben a la normativa internacional en busca de la profesada homogeneización que sustenta la labor de las organizaciones normativas.
“Entre los motivos para certificarse hoy se encuentra su potencia para transmitir con convicción ‘me esfuerzo en hacerlo bien y tengo éxito en ese esfuerzo’”, apunta Carlos Esteban, presidente de AENOR, el referente nacional para dichas cuestiones.
¿Para qué sirven los estándares ISO?
Las ISO en sí mismas no reportan beneficios económicos, pero sí logran crear un contexto en el que las empresas pueden aumentar sus márgenes. Tal y como apunta la consultora ISOTools, los estándares permiten:
- Reducir costes: optimizando las operaciones.
- Aumentar la satisfacción del cliente: mejorando la calidad y las especificaciones de los productos y servicios.
- Abrir puertas a nuevos mercados: eliminando barreras al comercio internacional (son homogéneas).
- Incrementar la cuota de comercio: representan una evidente ventaja competitiva.
“Una certificación concedida por una entidad ampliamente reconocida es un pasaporte que facilita el acceso a mercados exteriores a internos”, resalta Esteban. Y no solo eso. En ciertas situaciones, son imprescindibles.
“Además, en ocasiones es una condición, como en un creciente número de concursos públicos o para ser proveedor de cada vez más empresas”. Las instituciones, por tanto, acuden a ellas como garantes éticos y profesionales.
Para la sociedad, al mismo tiempo, las ISO son unas herramientas de transparencia críticas para controlar la actividad de las empresas, y garantizar su contribución al bienestar común. Ya puede ser reduciendo la contaminación o eliminando imperfecciones en productos sensibles.
Cómo se consigue una norma ISO
Para conseguir un certificado, obviamente, se necesita el respaldo y la aprobación de la entidad correspondiente. Para ello se sigue un proceso de tres fases: documentación, evaluación y certificación.
Las ISO se organizan por familias, y cada una viene acompañada de unas particularidades normativas y legales únicas. Cabe, eso sí, mencionar que ninguna certificación es de obligado cumplimiento; siempre es voluntario.
A partir de ahí, la empresa tiene tres opciones: o seguir una implementación interna —con un equipo propio especializado en certificación—, apostar por una externa —con un consultor ajeno— o seguir un sistema mixto.
Cada estrategia tiene sus ventajas y sus debilidades, pero es el contexto, en último término, el que debe marcar la decisión inicial.
1 – Preparación
Tras identificar las carencias o necesidades del negocio, los responsables de la empresa han de conocer el contenido y los requisitos de la norma escogida a cumplir. Eso pasa por:
- Conocer la filosofía de los sistemas de Gestión
- Listar los requisitos documentales
- Informarse sobre posibles guías de implementación
- Concretar objetivos a alcanzar con el certificado
También hay que tener en cuenta que, aunque el trámite es gratuito, la obtención de la certificación ronda los 1.000 euros de tarifa, y que en algunos casos la ISO requiere el cumplimiento de alguna ley.
Así, por ejemplo la ISO 9001 —la más importante y referente a los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC)— implica abordar la Ley orgánica de protección de datos, y otras tantas normativas legales.
2 – Autoanálisis interno
No consta tanto de auditar para comparar la situación de los procesos con los requisitos de la norma, sino de entender cuáles serán los esfuerzos necesarios a emprender para obtener la certificación con éxito.
Con esta información será posible construir el Sistema de Gestión ISO que, no solo permitirá obtener el aprobado la organización normativa, sino también mejorar los indicadores de la empresa de forma permanente.
3 – Documentación
Aunque cada ISO es única en sus requisitos, a nivel general todos los estándares tienden a recurrir a ciertos puntos documentales obligatorios; políticas específicas a instaurar, instrucciones técnicas y procedimientos y registros de control y certificación.
Profundizando, el proceso de documentación es mucho más exhaustivo. Está, de hecho, pensado para cerciorar hasta el más mínimo detalle en pro de la calidad o el cumplimiento del aval que representa la norma.
Alcance del sistema de gestión, análisis de partes interesadas, planes de formación, informes de resultados, etc. La lista es casi infinita, y se habrá de consultar en la web correspondiente a la normativa.
4 - Formación y comunicación
Una de las partes más importantes de todo el proceso es la formación; tanto de la alta dirección como de los empleados. Hay que recordar que la puesta en marcha del sistema afectará a todas y cada una de las operaciones de la empresa.
Muchos negocios suelen caer en el error de olvidar a los trabajadores en el proceso, y eso termina deviniendo en una falta de consistencia a largo plazo. Además, sin una capacitación adecuada, las promesas no podrán cumplirse de cara a la certificación.
En ese sentido, es vital la sensibilización; explicar por qué es importante el sacrificio y cuáles serán los beneficios a largo plazo para cada parte.
5 – Auditorías
Antes de ser evaluada por la institución certificadora, la empresa ha de ejecutar una auditoría. Con ella se identifican fallas y se evitan pérdidas de tiempo futuras a fin de obtener el cumplimiento.
Se puede emprender tanto con un auditor interno como con uno externo, aunque a nivel práctico siempre es más recomendable apostar por una figura independiente capaz de dictar valoraciones imparciales.
¿Se cumplen todos los indicadores? ¿Hay alguna cuestión que falla o podría fallar a corto medio plazo? Todo ello hay que valorarlo para acudir al examen con las mayores garantías de éxito.
Tras eso, la empresa ya estaría preparada para ejecutar el sistema y observar cómo funciona. Hay determinadas compañías que ven en la norma un fin en sí mismo, y descuidan aspectos como estos.
Pero la realidad es que el estándar es solo un medio de garantía para lograr beneficios duraderos y permanentes.
6 – Solicitar la certificación
Con todo listo, se avanza hacia la elección de la empresa certificadora y de la propia norma ISO. Esta entidad independiente enviará a un auditor externo, y según resultados, emitirá o no la certificación.
Hay que estudiar con detenimiento la organización que expedita el documento, pues existen practicantes que no cuentan con homologación, o que entregan avales sin reconocimiento en el mundo normativo.
Si se detectan fallos graves, la empresa tendrá un plazo suficiente para corregirlos y obtener la certificación. Si se aprueba, esta pasará a aparecer en los registros convenientes, y a disfrutar del documento acreditativo.
¿Cuáles son las ISO más importantes?
Dependerá de las necesidades y objetivos de la empresa, pero es posible hablar con certeza de la popularidad que tiene la ISO 9001, referente a los Sistemas Generales de Calidad, que garantizan eso mismo a nivel internacional.
Al margen, otros estándares también importantes son:
- ISO 9004: referente a la Norma de Gestión Avanzada. Esta herramienta persigue garantizar el éxito paulatino y sostenido a lo largo del tiempo. Se complementa muy bien con la ISO 9001.
- ISO 15504: asegura la calidad del software y permite evaluar el ciclo de vida y los procesos relacionados con el departamento IT.
- ISO 20000: norma de calidad de los Servicios de Tecnologías de la Información. Garantiza buenas prácticas, seguridad e identificación de riesgos.
- ISO 16949: la versión de la ISO 9001 aplicada a la industria de la automoción.
- ISO 17025: asegura la calidad del trabajo realizado en los laboratorios de ensayo y calibración.
- ISO 14001: establece requerimientos en los Sistemas de Gestión Medioambiental. Regula todo lo relacionado con la protección del entorno.
- ISO 50001: trata con la gestión de la energía para garantizar la existencia de un sistema optimizado y responsable. Lucha contra la emisión de gases de efecto invernadero.
- ISO 45001: comprobante del compromiso frente a la seguridad y salud de los empleados en el lugar de trabajo.
- ISO 27001: especializada en la Seguridad de la Información. Recoge los requisitos para implementar un buen SGSI.
- ISO 22000: la versión del 27001 aplicada al sector de la alimentación. En este caso se habla de un Sistema de Gestión de Seguridad e Inocuidad Alimentaria,
- ISO 166001: destinado a proyectos de I+D+i, indicando requisitos y fases a seguir en proyectos.
- ISO 166002: indica requisitos de implantación de un sistema de gestión de la innovación y el desarrollo.
- ISO 19011: recoge las indicaciones para llevar a cabo una auditoría interna en los sistemas de gestión de calidad o medioambiente.
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