Al igual que se emite un presupuesto para tener una estimación del coste de un trabajo o servicio, las facturas proforma son importante para asegurar los pagos. En ocasiones facturar puede ser tedioso, por lo que no está de más ayudarse de los mejores programas para hacer más simple el día a día en el negocio, especialmente si trabajas por cuenta propia.
Dado que los pagos y los cobros son parte de los trámites que se llevan a cabo en todos los negocios, se deben dar los pasos correctos para evitar malentendidos y asegurar que todo quede claro con clientes o proveedores. En este sentido, las facturas proforma facilitan el proceso: veamos en qué consisten y qué herramientas puedes usar para elaborarlas.
¿Qué es una factura proforma?
Es un anticipo de una compra y se usa para realizar un pago anticipado; la compra se enviará después de firmar y devolver el acuerdo final. Técnicamente no se considera una factura porque no incluye toda la información requerida por la ley (como el precio detallado). Sin embargo, tiene algunas características similares, como el importe que se debe, el plazo de pago y los cálculos de los correspondientes impuestos.
Estos documentos son útiles porque ayudan a evitar posibles disputas entre proveedores y consumidores sobre los precios o las devoluciones cuando hay algún tipo de discrepancia entre las expectativas y la realidad después de la entrega. Suelen emitirse para hacer un pedido de compra, o pueden emitirse por adelantado como forma de confirmar el precio y los detalles de un pedido.
Además, pueden utilizarse para cualquier tipo de compra y son más comunes en las transacciones internacionales que implican el cambio de divisas o la participación de varias partes en la transacción
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Software para crear facturas proforma
Suele haber muchas dudas sobre qué información debe contener este documento. Por suerte, al igual que ocurre con las nóminas y con la facturación estándar, existen herramientas especialmente desarrolladas para elaborar este documento. Veamos algunos ejemplos:
Billin
Billin es un software adscrito al Kit Digital por lo que podrás aprovechar sus servicios gratis en caso de acogerte a esta ayuda del gobierno. Permite gestionar todas las proformas que tengas que entregar a tus clientes y personalizarlas con logo y colores corporativos. Además podremos seguir el estado de las proformas, adjuntar archivos y convertirlas en facturas con un solo clic. También permite descargar las proformas en PDF y Excel.
Anfix
Anfix es una excelente opción para hacer facturas proforma personalizadas y enviarlas a los clientes de forma rápida y sencilla. Al terminar podremos crear la factura de venta en un solo clic y pasarla directamente a nuestra contabilidad. Ofrece diferentes diseños y plantillas y todas cuentan con los campos necesarios para rellenar este tipo de documento. El programa hace un seguimiento de la misma y recibiremos notificaciones en tiempo real con cada novedad.
Facturas Cloud
La nube es fundamental para mantener documentos a buen recaudo, y eso ofrece Facturas Cloud. Este programa permite hacer facturas proforma online, personalizar su apariencia y contenido e incluir todos aquellos datos que sean necesarios. Pero además es posible almacenar en la nube los documentos de forma 100% segura y acceder a su contenido siempre que se necesite.
Billage
Billage es un programa de facturación con un apartado especial para crear facturas proforma. Permite enviar facturas proforma de forma profesional y cómodamente. Tiene un panel intuitivo para crearla y ofrece diferentes opciones de personalización y exportación del documento en diferentes formatos.
En MÁSMÓVIL Negocios esperamos haberte ayudado una vez más. Tan importante o más como la importancia de tener buenos clientes es contar con el software adecuado para poder atenderlos correctamente. Nuestra imagen profesional se verá reforzada siempre que emitamos un documento que refleje de manera clara y concisa los trabajos que vamos a realizar.
