En el día a día de una empresa hay muchas tareas de repetición o tan simples que pueden llegar a automatizarse. Hablamos de copiar datos de una aplicación a otra, descargar informes o registrar información; son tareas que pueden ocupar buena parte de nuestra jornada.
Muchas siguen siempre los mismos pasos y no necesitan una decisión nueva cada vez que las realizamos. Ahí es donde entra RPA, una tecnología que permite delegar determinadas operaciones repetitivas, incluyendo algunas en redes sociales, en robots de software.
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¿Qué significa RPA?
RPA son las siglas de Robotic Process Automation, que podemos traducir como automatización robótica de procesos. Su característica es que permite interactuar con las interfaces de los programas de una forma similar a como lo haríamos nosotros.
Por ejemplo, podemos configurar un robot para abrir una aplicación de gestión, consultar una serie de registros y trasladarlos a una hoja de cálculo. RPA permite cubrir casos en los que necesitamos actuar sobre ventanas, botones y formularios. Las plataformas actuales suelen combinar ambas posibilidades.
¿Qué tareas podemos automatizar?
RPA encaja bien en tareas repetitivas, con reglas claras y datos que el sistema puede interpretar de forma consistente. Podemos utilizarlo para introducir información, generar informes periódicos o trasladar registros entre aplicaciones.
También podemos incorporarlo a procesos más amplios. En la gestión de facturas, por ejemplo, un robot puede registrar datos y ejecutar pasos posteriores. Si necesitamos extraer información de documentos con formatos diferentes, normalmente tendremos que añadir herramientas de reconocimiento y procesamiento documental.
Las mejores herramientas de RPA
No existe una solución que sea la mejor para todas las empresas. A continuación te presentamos cuatro herramientas que permiten integrar el sistema en distintos escenarios, desde tareas de escritorio hasta automatizaciones que implican varios departamentos.
Microsoft Power Automate
Power Automate combina flujos de trabajo entre servicios con automatización de escritorio. Podemos utilizar sus conectores para intercambiar información entre aplicaciones y sus flujos de escritorio para actuar sobre programas y páginas web.
Es una opción que merece la pena evaluar si ya trabajamos con el ecosistema de Microsoft, aunque también admite otros servicios. Debemos revisar las licencias: automatizar una tarea local no tiene las mismas condiciones que utilizar conectores prémium o ejecutar robots desatendidos.
UiPath
UiPath ofrece herramientas para desarrollar automatizaciones asistidas y desatendidas. Su componente Orchestrator permite centralizar la ejecución de los robots, programar tareas y distribuir trabajo entre los disponibles.
Esa organización resulta relevante cuando pasamos de una automatización individual a varias que deben funcionar de forma coordinada. Antes de elegirla, conviene valorar quién diseñará los procesos, cómo los supervisaremos y qué recursos necesitaremos para mantenerlos.
Automation Anywhere
Automation Anywhere reúne RPA, integraciones mediante API y procesamiento documental dentro de su plataforma Automation 360. Podemos utilizarla para automatizar procesos que combinan aplicaciones y documentos, con opciones de despliegue en la nube y en infraestructura propia.
También dispone de una edición Community para aprender y probar, sujeta a condiciones y límites. No debemos confundir ese acceso con un despliegue empresarial completo ni dar por hecho que incluye todas las capacidades sin restricciones.
SS&C Blue Prism
SS&C Blue Prism está orientada a la automatización empresarial y combina robots de software con herramientas de coordinación y gobierno de los procesos. Su oferta actual incorpora también capacidades de inteligencia artificial. Es una plataforma que podemos evaluar cuando necesitamos gestionar automatizaciones dentro de una organización con distintos equipos y requisitos de control.
Como en las demás, debemos comprobar qué producto y modalidad de despliegue encajan con nuestras necesidades, en lugar de elegir únicamente por la lista de funciones.
RPA no es lo mismo que IA
Un robot de RPA tradicional sigue reglas definidas. No comprende por sí solo cualquier documento ni decide libremente cómo resolver una situación nueva.
La inteligencia artificial puede ampliar sus posibilidades con sus agentes, al poder interpretar textos, clasificar documentos o extraer información de contenidos menos estructurados. Después, RPA puede ejecutar acciones con esos resultados.
Si una herramienta interpreta mal una factura y el robot registra el dato sin comprobarlo, habremos automatizado también el error. Por eso siempre es recomendable que, en operaciones sensibles, como pagos o cambios de datos bancarios, se mantengan las validaciones y aprobaciones necesarias.
Es decir, que RPA puede quitarnos trabajo repetitivo, pero necesita procesos bien definidos y supervisión. La mejor herramienta no es la que promete automatizarlo todo, sino la que resuelve nuestra tarea de forma fiable y podemos mantener cuando cambien las aplicaciones.
En MASMOVIL Negocios sabemos que la tecnología puede ser la mejor aliada si se tratra de automatizar procesos en el entorno diario de una empresa. RPA puede ser la solución, siempre con la supervisión responsable cuando hablamos de tareas sensibles.
