Para muchas organizaciones es más que una herramienta de atención al cliente. Los emails del correo son las unidades de información más básica para la comunicación interna, la externa e incluso la promoción.
Las empresas invierten cuantiosas partidas a mantener servicios de asistencia y softwares especializados. Y es que, del correo puede depender un contrato importante con clientes, la campaña de email marketing, o el cierre de una nueva oportunidad de negocio.
A fin de evitar pérdidas de tiempo críticas, los expertos recomiendan contar con ciertos conocimientos técnicos a la hora de enfrentar problemas y errores.
Por todo ello, y para celebrar el Día Mundial del Correo, hoy en MÁSMÓVIL Negocios repasamos algunas de las situaciones más frecuentes a las que se enfrentan las empresas.
También te puede interesar: "Qué es Mailchimp: ventajas, debilidades y consejos"
Problemas técnicos
A la hora de enviar un correo electrónico intervienen muchos componentes y partes; que uno de ellos falle no es una rareza. El reto, en este caso, es saber cómo actuar en función del mensaje devuelto por el programa.
El error puede aparecer al enviar, al recibir, o en ambos sentidos cuando el mensaje se pierde en el limbo. Desde Hubspot retratan las situaciones más habituales y dan una respuesta a las dudas.
SMTP: no puedo enviar correos Outlook
La mayor parte de los problemas relacionados con el envío de correos están relacionados con el protocolo Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), y por suerte suelen tener solución.
El SMTP funciona correctamente solo cuando los dos extremos del mensaje poseen esta configuración de seguridad. Si alguno de los servidores implicados está exento, al tratar de enviar saltará un error de contraseña.
Suelen etiquetarse con las denominaciones "0x800CCC0B", "0x800CCC90", "0x800CCC90/91" o "0x800CCC0F" y mensajes de advertencia relacionados.
Para solucionarlo, basta con entrar en la configuración del programa que sea (Outlook o cualquier otro) y comprobar que está activada la función de autenticación por parte del servidor de salida SMTP.
Después verifica que tanto el nombre de usuario como la contraseña son correctos y prueba a modificar el puerto de salida configurado de base:
- En Outlook, accede a "Herramientas" y después "Cuentas de correo".
- Dentro de este apartado selecciona "Cambiar cuentas", y en la parte inferior derecha "Más configuraciones".
- Aquí entra en la pestaña "Avanzadas" y cambia "Servidor de salida" a 26.
- Acepta y reinicia el programa para comprobar si se ha resuelto el problema
Si el error persiste, es posible que el firewall o el antivirus instalado en el equipo esté bloqueando el puerto seleccionado. Incluso que el módem esté defectuoso, que la instalación del programa haya salido mal, o que el perfil de usuario de Outlook esté dañado.
En ciertas ocasiones el responsable es el servidor POP3 (Post Office Protocol 3). Para revisarlo, sigue la misma ruta que con el SMTP, y comprueba que el puerto de salida es el 110.
El correo se pierde por el camino o sale con irregularidades
Teniendo en cuenta que en algunas ocasiones el mensaje tarda más de lo normal en enviarse, puede que el receptor nunca llegue a verlo. El problema de esta situación puede estar originado por varias causas.
O bien porque el email ha sido entregado correctamente pero el servidor de origen ha caído en un blackhole, o porque ni siquiera se ha entregado o porque el mensaje se ha quedado en servidor intermedio y el correo está en cola (habitual en Gmail).
El ejemplo más deseado es en el que el destinatario devuelve un mensaje detallando las razones por las que se ha producido el fallo; bandeja de entrada saturada, dirección incorrecta, etc.
El mensaje "Unrouteable Domain", por ejemplo, hace referencia a que se ha sobrepasado el límite horario para correos salientes.
Sea el motivo que sea, para conocer con exactitud el origen del problema basta con enviar un correo desde la cuenta que falla a otra dirección manejada en un servidor diferente, o enviar un mail a un "auto-responder".
Dependiendo de dónde se genere el error, habrá que tomar una medida u otra: revisar la información de destino, la configuración del programa o incluso el estado de la red. Si nada da resultado habrá que contactar con el administrador del servidor.
No me llegan correos a Outlook
En otras ocasiones los errores se producen al recibir los mensajes, cosa que reduce las alternativas a solucionar recordando que es el servidor de salida el que tiene más peso de actuación.
Si se da el caso, prueba a ampliar la cantidad de espacio asignada para la cuenta, o a dejarlo en blanco, desde el panel de control. Puede que el espacio en disco esté completo y por eso no lleguen los emails.
Lo que también puede quedar rebasado es el espacio de disco asignado a la cuenta de hosting. A eso responde, o bien eliminando archivos, o bien descargando los mensajes sin dejar copia en servidor.
Cualquier otra particularidad requerirá cambiar ajustes de dominio y DNS, para lo que será conveniente siempre avisar al administrador.
¿Se ha caído Outlook/Hotmail?
Das vueltas y vueltas pero no encuentras la causa del error. Aunque no es habitual y solo sucede en contadas ocasiones, la responsable podría ser la propia compañía encargada de los servidores.
Microsoft es consciente del desconcierto que genera este hecho, y por eso dispone de un sitio dedicado a la comprobación del estado de Outlook/Hotmail. Basta con entrar en [este enlace] y repasar aquellas funciones que pueden estar caídas.
Esta operación también se puede llevar a cabo con empresas terceras interesadas en dar respuesta a los errores. La más conocida, quizás, es Downdetector; plataforma con gráficas y comentarios de usuarios afectados.
Consejos de forma
Se da por aprendido, pero no son pocas las empresas que operan en el día a día cometiendo todo tipo tropelías en el correo. A nivel interno esto puede no tener demasiadas consecuencias, pero supone una desventaja competitiva en relaciones B2B.
Desde Cepyme recopilan algunas de las manías más habituales y perjudiciales presentes en el envío y recibos de e-mail.
Abusar de las mayúsculas: escribir los asuntos de esta forma es un completo error. De hecho, de acuerdo con un estudio de Boomerang, los emails así redactados obtienen, de media, un 30% menos de respuestas.
Abusar de las minúsculas: en el asunto, lo apropiado es el equilibrio. En el otro extremo, los correos iniciados sin mayúscula obtienen de promedio un 28,4% de respuestas, frente al 32,6% de los bien redactados.
Asuntos confusos: se ha de ser conciso y preciso, evitando formalismos innecesarios o saludos fuera de lugar. El asunto condiciona el porcentaje de apertura del mensaje, y por eso hay que vigilarlo (también cuando cambia el hilo original de la conversación).
Distinguir entre remitente, en copia y copia oculta: de cada dirección se esperará algo distinto. Es importante saber que aquellos situados en "CC" no tendrán por qué responder, y que en la comunicación interna tiene poco sentido la "CCO".
Cuidar las formas: ni mensajes demasiado largos ni demasiado cortos. Se ha de ir al grano, vigilando tanto la gramática como el tono en cada contexto. Es crítico cerrar el mail con una expresión de gratitud, porque estas aumentan la tasa de respuesta en un 36%.
Dominar el tempo: los mails enviados en lunes suelen tener menor porcentaje de respuestas, y los enviados los viernes tienden a ser infraestimados. Cada prioridad debe alinearse con el momento de la semana.
Problemas de seguridad en el correo
Las negligencias pueden no solo tener consecuencias empresariales. Un error de configuración básico es capaz de abrir una brecha de seguridad crítica en cualquier organización.
De ahí que sea vital asimilar ciertos mínimos de calidad a seguir a la hora de operar con el correo. No olvidemos que este servicio no deja de ser una puerta de entrada y salida a todo tipo de archivos.
Desde la consultora Interbel ofrecen las líneas maestras que cualquier negocio debería seguir para evitar dolores de cabeza futuros:
- Contar con soporte técnico: aportan rapidez, eficacia y garantías a un precio interesante. El coste de oportunidad de no contratarlo es evidente.
- Mantener una política de actualizaciones: al igual que sucede con el resto de softwares, la actualización de los programas y servidores implicados es vital para evitar ciberataques.
- Vigilar la calidad de las contraseñas: aunque tienden a menospreciarse, estas pueden llegar a ser el punto débil por el que accedan los hackers para apropiarse de cuentas e información.
- Mantener el escepticismo: se ha de contactar solo con socios y empleados. Comunicaciones de proveedores o instituciones podrían ser en realidad señuelos preparados para ataques de phishing.
- Utilizar protocolos de seguridad SSL: sin cifrado, un correo electrónico es el blanco perfecto para cualquier delincuente. Estos certificados suelen venir asociados a los programas, pero es recomendable comprobarlo.
- Copias de seguridad diversificadas: no basta con realizar una copia de seguridad en la nube. Los hackers actúan cada vez de forma más sofisticada, y eso obliga a establecer varios puntos de restauración y a repartir las copias onsite y remoto.
En MÁSMÓVIL Negocios queremos que sepas solucionar los errores digitales más comunes. Por ello te ofrecemos la mejor conexión y ofertas de fibra y móvil del mercado. Consulta más detalles en nuestra web o llámanos gratis al 1495 para conocerlas.
