Alexa es el asistente virtual de Google, que está presente en muchos dispositivos inteligentes y también en muchos hogares: se ha convertido en un instrumento ideal para el entretenimiento. Así, es capaz de poner música, recordar cumpleaños, contar chistes, darnos las noticias o informarnos del tiempo que hará. Pero también puede llegar a ser una buena secretaria: de hecho, cada vez son más negocios que han pensado en usar Alexa para las tareas del día a día de una empresa.
Alexa está ubicado en la nube de Amazon y está disponible en los dispositivos de Amazon y dispositivos de terceros con Alexa integrada. Nos permite crear experiencias de voz naturales para ofrecer a los clientes una forma más intuitiva de interactuar con la tecnología que usan a diario. Amazon ofrece un conjunto de herramientas, API, soluciones de referencia y documentación, de tal manera que cualquier persona puede crear skills de forma sencilla. De esta forma, muchas marcas amplían sus servicios mediante este asistente.
Cuando hablamos de una pequeña o mediana empresa, o incluso el pequeño negocio de un trabajador autónomo, Alexa puede echarnos una mano con múltiples tareas. Imagina una peluquería en la que Alexa es la encargada de poner la música o de recordar y apuntar las citas con los clientes. El mero hecho de poder hacerlo de viva voz ahorrará tiempo y nos permitirá centrarnos en otras tareas.
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Amazon ya ha pensado en ello
Precisamente porque sabe del potencial de Alexa en los negocios, Amazon cuenta con Alexa for Business. Se trata de un servicio que permite a las organizaciones y a los empleados usar Alexa para hacer más tareas en menos tiempo.
Es decir, que los empleados pueden usar Alexa como su asistente inteligente para ser más productivos en las salas de reuniones, en sus escritorios e incluso al utilizar los dispositivos Alexa que ya usan en sus hogares o en cualquier otro lugar. Los directores de TI e instalaciones también pueden usar Alexa for Business para medir y aumentar el uso de las salas de reuniones existentes en las instalaciones.
Mejorando el uso de las salas de reuniones
Mediante el uso de Alexa for Business, los empleados pueden reservar salas de reuniones o iniciar llamadas en conferencia mediante comandos de voz intuitivos. De esta forma, los empleados no necesitan usar controles remotos, marcar un número manualmente para ingresar a una reunión ni consultar la disponibilidad de una sala en una agenda.
Por ejemplo, podremos decir “Alexa, quiero entrar a la reunión” para iniciar una reunión online, “Alexa, ¿está reservada esta sala?” para averiguar si una sala de reuniones está disponible, “Alexa, ¿quién reservó la sala?” para saber quién hizo la reserva, y “Alexa, reserva la sala” para reservar una sala de reuniones sin demora.
Alexa también puede realizar avisos de finalización de reunión unos minutos antes del inicio de la próxima reunión. De esta forma, los empleados finalizan las reuniones puntualmente y los siguientes eventos se pueden iniciar en el horario previsto. Es habitual que las salas de reuniones se reserven pero no se utilicen, lo que genera un nivel de uso bajo de recursos costosos y frustraciones.
En este sentido, Alexa puede anular automáticamente reservas de salas de reuniones sin participantes después de un determinado período de tiempo, lo que permite que las salas estén disponibles para los empleados cuando estos las necesiten. Además, Alexa puede registrar automáticamente métricas relacionadas con las salas de reuniones, es decir, el índice de asistencia, las reservas recuperadas y las salas más y menos utilizadas.
Una secretaria personal para todos los empleados
Además, los trabajadores pueden vincular sus correos electrónicos y agendas con Alexa. O solicitar a Alexa que los ayude a entrar a una reunión online, o incluso a programar o reprogramar eventos de reuniones de la agenda. También permite informar a los participantes si están atrasados o conseguir informes que les permitan prepararse para su día laboral.
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