¿Todavía piensas que tener un asistente virtual es algo futurista o que suena a ciencia ficción? Lo cierto es que es algo real en nuestro presente y su uso está muy extendido. Cada vez más negocios, emprendedores, propietarios de pymes o profesionales independientes optan por utilizar sus servicios por las ventajas que ofrece y por cómo puede ayudarte en diversas tareas.
Por lo general, los servicios de asistente virtual pueden ser realizados por bots de inteligencia artificial (IA) que están preparados y capacitados para automatizar funciones, brindando servicios similares a los empleados y con la misma garantía de calidad.
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¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual brinda soporte de forma remota. Gracias a los avances tecnológicos, especialmente a la mayor calidad y rapidez de Internet, el trabajo en remoto ha posibilitado la gestión de tareas y de documentos que hasta hace no tantos años debían ser realizadas de manera presencial.
Los asistentes virtuales son especialmente buscados por emprendedores y negocios en línea que necesitan asistencia sin tener que estar físicamente presentes en las formas tradicionales. Las empresas de todos los tamaños utilizan cada vez más la ayuda de los asistentes virtuales, especialmente para tareas ad hoc específicas.
Estos contratistas independientes a menudo trabajan de forma remota (desde el hogar, la oficina, etc.) y brindan apoyo a una amplia gama de clientes en cualquier industria al brindar servicios administrativos, técnicos o creativos, entre otros.
Básicamente, podemos decir que son responsables de brindar soporte técnico a los clientes sobre problemas técnicos y/o administrativos planteados por los clientes por teléfono o chat. No son necesariamente las personas físicas las que ocupan el cargo. Esta tarea puede ser realizada por un robot que funcione con inteligencia artificial y esté listo para realizar todas sus funciones automáticamente.
Cuando las funciones de asistente virtual son desempeñadas por personas físicas, generalmente se trata de alguien ajeno a la empresa, que es contratada para realizar determinadas funciones administrativas como si fueran parte de ella.
En el caso de los bots, gracias a su inteligencia artificial, pueden configurarse y programarse para responder a las preguntas de los clientes como si los humanos hubieran reemplazado a las máquinas. Son capaces de realizar esta función gracias al reconocimiento de voz y la capacidad de realizar la transcripción bidireccional. Es un apoyo presente en multitud de páginas web que se dividen entre el asistente virtual real y el bot.
¿Cómo puede ayudar un asistente virtual en tu negocio?
Son muchos los beneficios y aportes de un asistente virtual puede dar a tu negocio.
En primer lugar, supone un ahorro de tiempo y dinero. Esto es gracias a que si es un una persona externa o un robot, no tendrás que pagar impuestos, seguros, formación específica o espacio físico, como una oficina con equipos y el coste de los mismos, por ejemplo.
Entre las capacidades habituales de este apoyo se encuentran las siguientes tareas:
- Soporte técnico.
- Tareas de contabilidad y facturación.
- Gestiones administrativas.
- Información en tiempo real.
- Organizar agendas (recordatorios, eventos, citas, entre otros).
- Desarrollar sitios web.
- Gestión de las redes sociales, proyectos de marketing y publicidad, correos…
- Asistencia telefónica y en línea 24/7
- Traducciones bilaterales de voz a texto y viceversa.
- Desarrollar y administrar las bases de datos.
- Disminuir el número de llamadas perdidas.
- Gestionar y organizar los horarios de los trabajadores.
- Realizar todo tipo de informes.
- Distribuir las llamadas telefónicas.
- Comprar productos online.
- Controlar los cobros o reclamar los impagos.
Una decisión meditada
Como puedes ver, los asistentes virtuales pueden hacer que tu empresa o negocio sea más profesional sin tener que expandir las instalaciones, contratar más personal o incurrir en costes mayores. Lo mejor de todo es que siempre podremos probar este tipo de ayuda o soporte, para ver si realmente encaja en las necesidades de nuestro negocio y da buen resultado.
Es normal pensar que la decisión debe tomarse de manera meditada y con acierto. Ya que en casi todos los casos será un apoyo para aquellas tareas necesarias que no sabemos desarrollar o no podemos hacer por falta de tiempo.
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