Gestionar correctamente las compras de una empresa es fundamental para controlar los gastos y mejorar la rentabilidad. Existen todo tipo de metodologías con las que llevar las operaciones diarias de la forma más efectiva; una de ellas es la matriz de Kraljic, una herramienta que te ayudará a tomar mejores decisiones. Descubre qué es y cómo funciona esta metodología para priorizar las compras y negociar mejor con proveedores.
¿Qué es la matriz de Kraljic y para qué sirve?
Hablamos de una herramienta de gestión de compras que permite clasificar los productos y servicios que adquiere una empresa en función de su importancia económica y del riesgo que supone conseguirlos.
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Este modelo fue desarrollado en 1983 por Peter Kraljic y publicado en la revista Harvard Business Review. Desde entonces, se ha convertido en una referencia para las empresas que buscan optimizar sus compras y mejorar las relaciones con sus proveedores.
Es una herramienta que funciona muy bien para ayudarte a entender que no todas las compras deben gestionarse de la misma manera. Por ejemplo, comprar material de oficina no requiere la misma planificación que adquirir una maquinaria imprescindible para mantener tu actividad.
Además, permite identificar dónde tienes más capacidad de negociación y qué proveedores pueden representar un riesgo para tu negocio. Y lo mejor de todo es que puede ser utilizada tanto por autónomos como por grandes empresas.
¿Cómo funciona la matriz de Kraljic?
Esta herramienta utiliza dos criterios para clasificar las compras de una empresa.
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El primero es el impacto económico, que mide cuánto influye una compra en los costes, la rentabilidad o el funcionamiento de tu negocio.
El segundo es el riesgo de suministro, que determina las dificultades que puedes encontrar para conseguir un producto o servicio. Por ejemplo, se tienen en cuenta factores como la disponibilidad, el número de proveedores existentes o la posibilidad de sufrir retrasos en las entregas.
Al combinar ambos criterios, se establecen cuatro categorías diferentes. Y cada una requiere una estrategia de compra específica; las vemos a continuación.
Productos rutinarios o no críticos
Son aquellos que tienen un impacto económico reducido y tienen un riesgo de suministro bajo. Por ejemplo, el papel para la impresora, los bolígrafos o determinados productos de limpieza. En estos casos, lo más recomendable es simplificar las compras y reducir el tiempo dedicado a gestionarlas.
Puedes conseguirlo agrupando pedidos, estableciendo compras periódicas o trabajando con proveedores que ofrezcan un catálogo amplio. El objetivo es no perder el tiempo negociando constantemente para conseguir pequeños descuentos, y evitar que estas adquisiciones consuman más recursos de los necesarios.
Productos de apalancamiento
Esta categoría incluye productos que tienen un impacto económico importante, pero que puedes adquirir fácilmente porque existen numerosos proveedores. Si tienes una empresa de reparto y adquieres grandes cantidades de combustible, este gasto seguramente represente una parte considerable de tu presupuesto.
En este escenario tienes una buena oportunidad para negociar mejores condiciones, ya que puedes comparar diferentes ofertas y aprovechar tu volumen de compra. Puedes solicitar descuentos, negociar precios por cantidad o buscar proveedores alternativos que ofrezcan condiciones más competitivas. Eso sí, recuerda valorar también la calidad y el servicio, no únicamente el precio.
Productos cuello de botella
Los productos cuello de botella tienen un impacto económico relativamente bajo, pero tienen un riesgo elevado de suministro. Un buen ejemplo es esa pieza específica que necesitas para reparar una máquina y que muy pocos proveedores ofrecen.
Si esa pieza no llega a tiempo, podrías tener que paralizar una reparación o retrasar una entrega. Por eso, la prioridad en esta categoría no es conseguir el precio más barato, sino garantizar que el producto esté disponible cuando lo necesites.
Productos estratégicos
Por último, los productos estratégicos combinan un impacto económico elevado con un alto riesgo de suministro. Por ejemplo, si tienes una empresa dedicada a fabricar muebles y dependes de un proveedor especializado para conseguir un material imprescindible, cualquier problema en el suministro puede afectar directamente a tu producción.
En estos casos, debes establecer relaciones estables y duraderas con los proveedores. Para ello, es importante negociar contratos a largo plazo, acordar condiciones de suministro y mantener una comunicación frecuente para anticiparte a posibles problemas.
Cómo aplicar la matriz de Kraljic en tu empresa
Para aplicar esta herramienta en tu negocio, lo primero que debes hacer es analizar las compras que realizas.
Para ello, debes revisar las facturas de los últimos meses e identificar los productos y servicios que necesitas para mantener tu actividad. A continuación, estudia cuánto gastas en cada uno y qué consecuencias tendría dejar de recibirlo. También conviene comprobar cuántos proveedores pueden suministrártelo y si existen alternativas.
Con esta información podrás clasificar cada compra dentro de las cuatro categorías de la matriz de Kraljic. Como verás, una misma categoría de producto puede tener diferente importancia dependiendo de las características de cada empresa, así que tenlo muy en cuenta y piensa antes de añadir productos a cada categoría.
Y no te olvides de revisar periódicamente tu clasificación, ya que la aparición de nuevos proveedores, las subidas de precios o los problemas de abastecimiento pueden cambiar la posición de una compra dentro de la matriz.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir qué es la matriz de Kraljic y cómo puedes utilizarla para priorizar las compras, negociar mejor con tus proveedores y mejorar la rentabilidad de tu empresa.
