Contar con un canal de denuncias interno es una de las mejores formas de detectar posibles irregularidades dentro de una empresa, además de ayudar a prevenir comportamientos fraudulentos. No solo es un elemento cada vez más importante en las organizaciones, sino que muchos negocios están obligados por ley a disponer de él. Descubre qué es un canal de denuncias, qué requisitos debe cumplir y cómo puedes implementarlo en tu empresa.
¿Qué es un canal de denuncias interno?
Hablamos de una herramienta que permite a los trabajadores y a otras personas relacionadas con una empresa comunicar posibles irregularidades de manera confidencial y segura.
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Como su nombre indica, es un sistema que te ayudará a detectar conductas que puedan vulnerar la legislación, como determinados fraudes, actos de corrupción o incumplimientos normativos, sin que quienes informan tengan que preocuparse por sufrir represalias.
En España, su funcionamiento está regulado por la Ley 2/2023, que establece las medidas necesarias para proteger a las personas que informen sobre determinadas infracciones normativas.
¿Qué empresas están obligadas a disponer de él?
Esta legislación obliga a disponer de un Sistema Interno de Información a las empresas del sector privado que tengan 50 o más trabajadores.
También deben disponer de él las entidades, independientemente de su número de empleados, que desarrollan actividades relacionadas con:
- los servicios financieros
- la prevención del blanqueo de capitales
- la seguridad del transporte
- la protección del medio ambiente
Cómo implementarlo en tu empresa paso a paso
Para implementar esta herramienta, no basta con habilitar una dirección de correo electrónico para recibir comunicaciones.
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La legislación exige disponer de un sistema seguro, con responsables definidos y un procedimiento que garantice que las denuncias se gestionan correctamente.
Además, aunque no sigas la normativa porque no estés obligado, te recomendamos mantener este punto.
El primer paso es establecer una política interna que explique para qué sirve el canal, quién puede utilizarlo y qué tipo de irregularidades pueden comunicarse. Esto es importante, porque te ahorrarás quejas que no deberían ir en este canal, como desacuerdos en los horarios.
Por otro lado, la empresa deberá designar a un Responsable del Sistema Interno de Información, encargado de supervisar su funcionamiento y garantizar la correcta tramitación de las comunicaciones.
Una vez establecido, deberás elegir los medios que se utilizarán para recibir las comunicaciones. Puedes recurrir a una plataforma digital especializada, habilitar un sistema de comunicación seguro o contratar los servicios de un proveedor externo. Utilizar un sistema físico está desaconsejado.
En cualquier caso, el canal debe permitir presentar denuncias por escrito o verbalmente. También debe ofrecer la posibilidad de solicitar una reunión presencial, que tendrá que celebrarse en un plazo máximo de siete días desde la solicitud.
Por último, es fundamental que el sistema garantice la confidencialidad de la información recibida y permita presentar denuncias anónimas. Una comunicación confidencial puede incluir la identidad de la persona que informa, pero esa información debe estar protegida. En cambio, una denuncia anónima permite comunicar los hechos sin identificarse.
¿Cómo funciona?
Una vez que el canal está funcionando, la empresa necesita establecer un procedimiento claro para tramitar las comunicaciones recibidas. Y es la parte más importante, ya que un canal de denuncias que no ofrece respuestas o no investiga las irregularidades pierde gran parte de su utilidad.
La Ley 2/2023 establece que debe enviarse un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la comunicación, salvo que hacerlo pueda comprometer su confidencialidad. Aunque no tengas que cumplir esta normativa, te recomendamos que sigas también este apartado.
A partir de ese momento, el responsable deberá analizar la información recibida y determinar si procede iniciar una investigación. Durante este proceso, se respetarán tanto los derechos de la persona que ha presentado la denuncia como los de quienes aparecen mencionados en ella.
En cuanto a los plazos, la normativa establece un máximo general de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación, aunque los casos especialmente complejos pueden justificar una ampliación de hasta otros tres meses.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir cómo implementar un canal de denuncias interno en tu empresa, qué requisitos legales debes cumplir y cómo este mecanismo puede ayudarte a mejorar la transparencia y la seguridad de tu negocio.
