No siempre se tiene en consideración y puede ser la clave para identificar problemas u oportunidades. El inventario tiende a convertirse con el paso del tiempo en el gran olvidado de todo proyecto.
Las pymes y empresas más pequeñas entienden que su volumen de facturación, y el movimiento que registran en su cadena logística no hace ni siquiera necesario poner a nadie al cargo de esta tarea.
Sin embargo, en la era digital, los constantes cambios del entorno y la creciente movilidad general de los mercados ha obligado a las empresas más competitivas a avanzar hacia medidas de agilización.
Y uno de los principales focos de actuación ha sido y está siendo el inventario. Ya no solo desde un punto de vista puramente competitivo, sino también tecnológico y productivo.
Hoy en MÁSMÓVIL Negocios tratamos de recoger los consejos más importantes para gestionar un buen inventario con ayuda de la innovación y la planificación consensuada.
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Tecnología y más tecnología
Las pilas de cajas y los pasillos llenos de estanterías con escaleras comienzan a ser cosas del pasado. Hacer inventario hoy ya no consiste en apuntar en una libreta, o en ir registrando uno a uno lo que se tiene almacenado.
Gracias a la tecnología ahora el proceso está cerca de alcanzar una automatización completa. Las soluciones de localización, el etiquetado RFID, el picking por voz, los ERP.
Todo ello ha ayudado a simplificar un área del que ahora se extraen valores potenciales para diversos departamentos de las organizaciones. Clase10 resume alguno de ellos:
- Obtener información en tiempo real de la situación del inventario.
- Conocer de forma fiable las existencias, los movimientos de stock y la localización de los activos.
- Trazabilidad de la mercancía para hacer un uso más eficiente de los recursos.
- Mayor seguridad frente a errores administrativos, desgaste y robos.
- Fin de las roturas de stock.
- Una gestión de activos más ágil capaz de ofrecer un servicio de distribución y entrega mejor.
Ahora bien, no todas las empresas necesitan implementar cada una de las herramientas disponibles. Lo importante es que desde la gestión se disponga de una cultura abierta a la tecnología.
Eso es lo que, según el estudio “2024 Wearehousing Vision”, ya habrán hecho la mayoría de empresas logísticas. Unas que, ahora piensan en aumentar sus plantillas, pero que en menos de un lustro estarán apostándolo todo a la automatización de sus operaciones.
Evidentemente, no todas las organizaciones apostarán por soluciones tan radicales. Pero las pymes, por ejemplo, podrían ver en pequeñas implementaciones una gran oportunidad para agilizar la gestión de sus inventarios.
Establece prioridades
Para obtener un GMROI —rentabilidad del inventario— positiva la empresa ha de tener claro la importancia que tiene cada producto. Aunque se le llama “stock” a todo el conjunto de productos, lo cierto es que es importante definir prioridades.
Qué se tiene que vender antes, qué después, cuánto tiempo hay que anticiparse a demanda de qué, qué se agotará antes. Existe muchas preguntas que se pueden responder siguiendo estrategias contextualizadas.
- Niveles pares: consiste en mantener siempre el mínimo stock necesario para cada producto, avisando con alertas cuando desciende del umbral para proceder a la reposición automática. Esto otorga flexibilidad y evita las roturas.
- Principio de Pareto: conocida como “regla 80/20” y consiste en asimilar que el 80% de las ventas procede del 20% de los productos, y que el 20% de la materia prima es el 80% del coste empleado. Identificado lo valioso, se ponen esfuerzos en darle salida por encima del resto.
- FIFO y LIFO: escoge “First In, First Out” si manejas productos perecederos, y “Last In, First Out” si trabajas con artículos que no caducan ni pasan de moda. El objetivo es evitar la depreciación y el incremento de costes.
Existen otros métodos como el “ABC” o el “EQC” pero el objetivo no deja de ser el mismo: identificar la importancia de cada producto para poder actuar con consecuencia.
Obsesiónate con el control
A fin de evitar pérdidas de dinero y tiempo, muchas empresas reducen la actividad de monitorización y control a las últimas semanas del año. Sin embargo, este enfoque es un completo error.
El inventario debe ser gestionado y monitorizado durante todo el ejercicio, a fin de identificar posibles fallas o potenciales debilidades. Una buena solución para esta tarea pueden ser las revisiones periódicas gestionadas desde algún tipo de software o aplicación.
Prueba a hacerlo por tipo de productos y con franjas temporales más o menos amplias en función de la demanda del artículo: si se vende mucho lo interesante es hacerlo diariamente. Así se logra una optimización del valor del inventario y de la tecnología disponible.
Una vez a la semana podrás revisar el top de lo más exitoso, y comprobar si se van cumpliendo los números y las previsiones proyectadas.
Elabora calendarios para todo
En la gestión de inventario se puede pecar de prácticamente todo menos de exceso de previsión. Aunque las empresas se enfrentan a la arbitrariedad de la realidad durante casi todo el año, existen ciertos patrones que se pueden controlar.
Navidades, Halloween, Semana Santa, el Black Friday, Día Sin IVA. Dependerá del tipo de negocio y de sus productos, pero siempre es aconsejable crear un calendario en el que aparezcan picos de demanda.
Afrontar estas citas con más stock del habitual te permitirá operar de forma más flexible, y probablemente terminar adelantando a otras empresas competidoras peor preparadas.
¿Qué se puede hacer frente a los eventos imprevistos? Si bien no hay forma de prevenirlos, sí se pueden obtener ciertas pistas llevando a cabo una evaluación constante de los mercados, la política y hasta los cambios culturales.
En una situación de emergencia, eso sí, lo único que servirá de ayuda es contar con algún tipo de plan B que evite el pánico y el bloqueo operativo.
Motiva a los empleados correctamente
La retribución tanto económica como emocional siempre ha de ir sujeta a resultados reales. Los empleados son, en último término, los encargados de materializar los planes y deseos de la administración, y su motivación es clave en el éxito.
De hecho, los conocidos “desvíos” —desajustes entre lo necesitado y lo almacenado— del Inventario Final se suelen dar por errores humanos: despistes, negligencias o desinterés por hacer bien el trabajo.
El inventario es una parte fundamental de cualquier organización, y tanto los managers como los empleados deben estar comprometidos con esa visión.
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