Son, junto al pago de impuestos y el resto de obligaciones tributarias, uno de los mayores quebraderos de cabeza de los autónomos. ¿Qué gastos puede deducirse frente a Hacienda un trabajador por cuenta propia?
La pregunta parece sencilla, pero lo cierto es que el reglamento está bastante fragmentado y las particularidades de cada caso no siempre hacen fácil determinar a cuánto puede ascender el ahorro del interesado.
Gasolina, electricidad, compras, viajes. La lista de partidas a valorar es muy extensa, y la pandemia de la COVID-19 ha venido a alargarla con una cuestión de máxima prioridad: el teletrabajo.
Por todo ello, hoy en MÁSMÓVIL Negocios queremos explorar las últimas novedades en materia de deducciones por la cuarentena, y recordar algunos consejos de interés relacionados para los autónomos.
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Normas generales para la deducción de gastos
Hacienda aplica unas normas generales para todas las solicitudes de deducción, sean relacionadas con el teletrabajo o con cualquier otra partida que el autónomo considere a su favor. Y así, el gasto debe:
- Estar relacionado con la actividad económica o profesional: es decir, ser imprescindible para desempeñar la labor por la que se tributa.
- Contar con la factura correspondiente: hará las veces de comprobante y justificante para reafirmar el punto anterior.
- Aparecer registrado en el libro de gastos e inversiones: anotado convenientemente junto al resto de movimientos.
Ahora bien, ni cumplimentar todos los requisitos asegura que la Agencia Tributaria vaya a aceptar la deducción. De hecho, el proceso suele ser complejo y los reguladores tienden a mostrarse muy estrictos frente a la comprobación de las pruebas.
El causante de todos los quebraderos de cabeza no es otro que primer epígrafe del artículo 95 de la Ley del IVA. Según esta:
“Los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.
De esta manera, cualquier concepto es susceptible a la deducción siempre y cuando esté justificado. En la práctica, unas partidas son mucho más sencillas de justificar que otras.
Gastos difíciles y fáciles de deducir
La lógica para prevenir la respuesta de Hacienda es mantenerse próximo a la misma actividad de negocio todo lo que sea posible. Cuanto más se aleje el gasto de esta, más probabilidades habrá de negativa por parte de la administración.
Es más, en caso de duda la administración siempre se mostrará más favorable del no que del sí, e incluso podría llegar a poner problemas en situaciones claras de aplicación. Entre los gastos más fáciles de deducir estarían:
- Material informático: ordenadores y portátiles.
- Materiales propios de la actividad: frutas en una frutería, herramientas en un taller y similares. Suele ser la partida más recurrente y deducible de los autónomos.
- Ferias, eventos sectoriales e inscripción a revistas: todos los gastos de asistencia y transporte.
- Manutención: siempre que la comida sea consumida en bares o restaurantes y que se abone por medios electrónicos. El límite está en 26,67 euros diarios dentro de España, y 48,08 euros en el extranjero.
- Gestoría/asesoría: normalmente relacionada con la tributación de los propios impuestos relacionados con el régimen fiscal del trabajador por cuenta propia.
- Publicidad: siempre que el gasto se pueda justificar completamente y sin matices.
¿Dónde empiezan las trabas? Pues en todos los gastos diarios que no entran en estas categorías. Desde ropa y restauración, teléfono móvil, donativos, y hasta los famosos gastos del automóvil. No es imposible, pero sí muy complicado.
Teletrabajo: ¿deducción de gastos o no?
Cuando el pasado marzo de 2020 estalló la crisis de la COVID-19 miles de trabajadores autónomos se vieron forzados a seguir operando desde sus casas. Los gastos de transporte y manutención se convertían así en incrementos forzosos de las facturas de luz y del gas.
¿Cabe la posibilidad de deducir estos nuevos gastos? Durante muchos meses Hacienda dejó la duda en el aire, sin terminar de dar una respuesta que aplicase para todos los casos. La confusión era lógica.
Y es que, de acuerdo con la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, el autónomo tiene derecho a deducirse los gastos de suministros de su vivienda.
Esto incluye tanto la electricidad, como el gas el agua, la telefonía y hasta Internet. La deducción posible asciende al 30% del IRPF, sobre una proporción que tiene en cuenta los metros cuadrados de la vivienda destinados a la profesión.
De esta forma, si solo dedicas un 15% del espacio total de tu vivienda a la actividad declarada, la deducción únicamente se aplicará a los gastos proporcionales que corresponden a esos metros cuadrados concretos.
Eso sí, ten en cuenta que si teletrabajas y te mueves por toda la casa con el ordenador, tendrás problemas para justificar cuál es el porcentaje de la vivienda que empleas para el oficio; te será imposible argumentar con el total de los metros.
Solo si eres propietario
La posibilidad de deducir gastos explicada anteriormente es válida siempre y cuando seas el propietario de la vivienda. O más bien, siempre y cuando puedas contar con las facturas para justificar los importes.
En el caso de que estés de alquiler, tendrás que solicitar al casero que emita las facturas por ti, incluyendo IVA y otros gastos añadidos. No obstante, para los autónomos alquilados como particulares, suele bastar con presentar un recibo del alquiler.
El problema expuesto aparece cuando el arrendamiento es a empresa o autónomo exclusivamente para su trabajo. Si el casero no quiere emitir la factura, no podrás deducirte gastos. Y lo más seguro es que sea así.
Al hacerlo, el propietario tendría que, no solo incluir el mencionado IVA, sino además retener IRPF sin obtener ningún beneficio a cambio. No es extraño que, de aceptar, termine incrementando el importe de la mensualidad del alquiler un 21% para evitar problemas.
La excepción de la pandemia
¿Qué sucede si tu trabajo habitual lo desempeñas en un despacho o fuera de la vivienda habitual, y por causas externas (véase, la pandemia) te ves forzado a operar desde casa? Siguiendo la ley, deberías poder deducirte gastos. Pero la realidad es bien diferente.
En enero, la Dirección General de Tributos respondió a una consulta vinculante de una trabajadora emitida el pasado noviembre en el que se exigía la posibilidad de deducción ante la excepcionalidad de la situación, y la respuesta fue negativa.
“No es deducible el coste de los suministros utilizados, al no estar la vivienda parcialmente afecta a la actividad, siendo utilizada por una circunstancia ocasional y excepcional”, recoge el escrito. Es decir, que al no entenderse un “puesto” determinado dentro del hogar, no se contempla en ley.
Así pues, los trabajadores autónomos forzados a teletrabajar por la pandemia no pueden deducirse los gastos de la vivienda mientras se mantenga la particularidad de la situación. O lo que es lo mismo: el modelo remoto sea imperativo.
Diferente sería si el autónomo tuviera una habitación o sala condicionada para el trabajo, y siempre operara desde la misma, con o sin crisis del coronavirus. Para los demás, no hay deducción posible.
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