La plataforma que hoy conocemos como Microsoft Excel hizo su debut en 1985. Originalmente fue comercializado en 1982 como un programa para las hojas de cálculo llamado Multiplan, tremendamente popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Y no tardó en revolucionar la forma en que las empresas elaboraban sus tablas de cálculos.
Asimismo, la primera versión de Excel fue lanzada exclusivamente para Mac. Mucho ha llovido desde entonces y la última versión de Excel está llena de novedades, incluida la integración en la nube y más estabilidad que nunca. El límite de columnas también ha mejorado en los últimos tiempos, aumentando de las clásicas
El dominio de Excel puede resultar algo tedioso si empezamos de cero y no tenemos práctica, pero existen trucos que merece la pena conocer. Así como los atajos de Excel son muy conocidos y útiles, hoy repasamos trucos y fórmulas que no conocías para dominar la aplicación de manera más efectiva para tu negocio.
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Los mejores trucos y fórmulas de Excel
Excel contiene una enorme cantidad de potentes funciones, fórmulas y tablas interesantes, lo que lo convierte en una de las herramientas más útiles para los analistas de negocios. Repasemos aquellas funciones menos conocidas que podrían sorprenderte.
Ahorrar espacio con Sparklines
Sparklines fue introducida por primera vez en Excel 2010 para representar tablas de tendencia en una celda de la hoja de cálculo. Esto significa que podremos ahorrar espacio cuando las hojas son muy grandes y están llenas de datos. Aunque es una función realmente útil y fácil de usar, no es muy conocida en general.
Para crear Sparklines, hay que seleccionar el rango de datos y en la lista de opciones tendremos que hacer clic en Insertar y después elegir el tipo de Sparklines: Línea, Columna o Win/Loss. Después, tendremos que insertar el rango donde queremos que se despliegue el Sparkline y listo.
Uso del formato condicional
El formato condicional permite crear un patrón de colores que convierte la tabla en algo más sencillo de leer y donde se pueden detectar tendencias más facilmente. Es una manera muy simple de hacer más atractiva la tabla y facilitar su lectura para nosotros o para mostrar en una gran pantalla durante una reunión.
Para crear este efecto tendremos que seleccionar los datos y en las opciones tocar en Formato Condicional/Escala de colores. Ahora debemos seleccionar una escala de colores para que la tabla destaque.
Eliminar duplicados
No hay nada más tedioso que eliminar a mano los datos duplicados en una tabla. Es algo que puede llevarnos mucho tiempo y que generalmente se hace a mano sin caer en que contamos con una función automática para hacerlo.
Para ahorrarnos tiempo, basta con seleccionar los datos y en las opciones tocamos en Remover duplicados. Veremos cómo Excel limpia todos esos datos y deja la tabla tal y como la queremos.
Eliminar espacios automáticamente
Es habitual recibir una hoja de cálculo con un espaciado irregular. Esto hace más difícil buscar información o sumar columnas de números. No caigas en la tentación de eliminarlas a mano: Excel cuenta con una fórmula para ello.
Puede hacerse usando la función ESPACIOS, que quitará todos esos espacios sobrantes. La fórmula es: =SUPRESP("Texto") o =ESPACIOS("Texto") o =RECORTAR("Texto") dependiendo de la versión de Excel que tengas.
Cálculo del IVA
Para aplicar el IVA en Excel solo tendremos que aplicar la multiplicación y la suma: =A1*B1 y =A1+B1, respectivamente. Puedes por ejemplo introducir el 21% de IVA (o el que se aplique a tu caso) y copiar la fórmula en todas las celdas. De esta forma el cálculo de los costes en las tablas será mucho más rápido.
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