La gran mayoría de las infracciones fiscales se producen por errores involuntarios de los implicados. El papeleo no resulta sencillo cuando hay que responder frente a Hacienda, y la presencia de la factura y el albarán no hace más que complicarlo.
De hecho, una de las causas más habituales de multa entre los trabajadores por cuenta propia es el pago incorrecto de impuestos cada tres meses. En esos casos la presencia de documentos acreditativos resulta vital para evitar el señalamiento de la autoridad.
Hoy en MÁSMÓVIL Negocios tratamos de diferenciar el concepto de factura y de albarán, con la intención de despejar todas las dudas que rodean a los trámites más cotidianos de los negocios relacionados con el comercio.
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Un documento que avala pero no obliga
Uno de los primeros deberes que aprende cualquier autónomo es a llevar al día la contabilidad. Las facturas se convierten en el tótem sobre el que orbita toda la vida fiscal y burocrática de cada trabajador.
Sin embargo, muchos ignoran el papel que cumple el albarán en las garantías legales de la compraventa de mercancías. Y es que, mientras la factura es obligatoria por ley, este último papel solo es insoslayable en determinados casos.
"El albarán es un documento mercantil, interno y de comprobación", describe el abogado y vicepresidente de ATA, Alberto Ara. "Se utiliza para reflejar que se cumplido con la entrega de los bienes".
Cuando un proveedor finaliza la venta y entrega de un bien emite este documento para verificar que el intercambio de ha producido correctamente. Ahora bien, "no vale como justificante de una operación".
Quien recibe la mercancía también puede exigir el albarán. La otra parte, indistintamente, siempre estará capacitada para solicitar una copia del mismo.
Este comprobante, sin embargo, solo sirve de prueba para confirmar la entrega. En ningún caso tiene validez legal como comprobante de pago.
¿Cuándo sí es obligatorio?
La factura, cuya emisión en la compraventa sí es obligatoria, puede hacer mención expresa al albarán para evitar incluir todos los detalles del acuerdo.
En este caso el propio albarán pasa a ser también obligatorio, en tanto que se necesita para dar validez a la factura que la Administración considerará al momento de decidir si hay irregularidad o no.
Sin albarán, la factura no podrá ser utilizada como documento garante de ninguna deducción de gastos. Asimismo, en la tributación del IVA será completamente ignorada al no contar con la información vital que debe poseer.
El supuesto mencionado suele darse cuando hay de por medio facturas recapitulativas: aquellas que incluyen información relativa a distintas operaciones de distintas fechas, dentro de un mismo mes natural y a un mismo destinatario.
¿Qué debe incluir un albarán?
Aunque no es un documento exigido siempre a nivel legal, para cumplir un papel mínimo de respaldo y garantía, emisor y receptor se encuentran en determinados mínimos a contemplar.
Para que se pueda hacer referencia en la factura al albarán, este debe incluir:
- Lugar y fecha de emisión.
- Código o número del documento.
- Datos identificativos de emisor y de receptor.
- Lugar y fecha de entrega.
- Firma y sello.
- Cantidad y descripción de productos/servicios.
También es recomendable que el papel recoja el precio sin impuestos de la compra. De no aparecer reflejado, sería el único dato distintivo formalmente de la factura.
Con el precio registrado, de cualquier forma, se reduce la probabilidad de desajustes o de desencuentros entre las partes.
¿Quién debe emitir el albarán?
En la ley no existe un apartado expreso con esta información, pero por el uso en sí mismo que tiene el albarán, se recomienda que lo practiquen todos los negocios que entreguen o envíen mercancía.
"Por ejemplo, un taller mecánico que reciba 20 embragues, o un comercio al que le entreguen frutos secos", comenta Ara.
Suele ser emitido proactivamente por el proveedor que vende la mercancía y debe ser firmado por el receptor y por el emisor una vez haya sido entregado. Pues en caso contrario no tendría ninguna validez.
El documento se suele generar de forma autocopiativa, quedándose normalmente el emisor con el papel original. ¿Durante cuánto tiempo?
El albarán se ha de conservar el mismo tiempo que estipula la ley para la factura. Es decir, durante al menos cuatro años. En ese tiempo Hacienda podrá inspeccionarlos si es necesario.
A efectos mercantiles se deben guardar durante seis años, por lo que en ningún caso los poseedores del documento deberán deshacerse de él. No exista motivo ulterior para tal cosa.
Hay que recordar que al momento de realizar las declaraciones correspondientes frente al fisco, el albarán siempre debe ser presentado de forma adjunta a las facturas. Es así del todo probable que no se extravíe.
Tipos de albaranes
Dependiendo de la información que se incluya, el albarán podrá ser validado o no validado. A efectos prácticos tendrá la misma validez en caso de necesitarse.
Albarán validado
Es aquel que incluye el precio por separado de cada mercancía incluida en la venta, los posibles descuentos aplicados, el IVA, y el valor total de la transacción.
Además, no requiere de una factura como garante. "En este caso la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto", apunta Ara.
Albarán no validado
Es exactamente igual al albarán validado, con la diferencia de no incluir ningún tipo de precio; ni el individual ni el total.
Por tanto, se trataría de una simple descripción de los productos. "Va acompañado de la factura", y es esta la que ya incluye los precios obviados.
¿Cuál es más valioso? Dependerá de las necesidades de cada proveedor, pero objetivamente ninguno tiene prevalencia sobre el otro.
Lo importante para los autónomos y las pymes es que lleven al día su contabilidad siempre a través de las facturas. El resto es un complemento que ofrece respaldo y ayuda a simplificar trámites.
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