El coste de oportunidad termina siempre siendo mayor. No afrontar los problemas que van surgiendo en la empresa puede inducir a un efecto bola de nieve que repercutirá en la salud mental y física del responsable. Dejar de procrastinar en el trabajo es posible, pero hay que estar dispuesto a ello.
Desde que surge el problema hasta que el cerebro toma una decisión transcurren varios segundos cruciales. Si el camino emprendido termina siendo el de la procrastinación, los efectos negativos comenzarán a ser acumulativos.
En MÁSMÓVIL Negocios queremos repasar algunas técnicas sencillas y amenas que disminuyen las probabilidades de procrastinar en el trabajo.
También te puede interesar: "Conoce las ventajas del teletrabajo"
Un proceso fácil de interrumpir
¿Qué es procrastinar? De acuerdo con la RAE, "diferir", "aplazar". Aplicado al ámbito empresarial o laboral implica retrasar la resolución de un problema, la consecución de un proyecto, o incluso la adopción de posturas negacionistas.
Las fases suelen ser similares en todos los casos; primero se padece una ansiedad frente al obstáculo a superar, después el cerebro encuentra vías de escape anteponiendo excusas basadas en razonamientos lógicos, y finalmente se interponen las actividades paralelas que posteriormente servirán para reconfortar.
Es un mecanismo de defensa natural que en contextos empresariales puede implicar grandes pérdidas económicas. Para un empleado puede suponer la pérdida de productividad y el posterior despido.
Si no se interrumpe, el ciclo puede continuar indefinidamente, reiniciándose cada vez que se cae en el aburrimiento de la actividad sustitutiva. La única forma de salir del bucle pasa por adoptar una postura consciente y proactiva.
La Regla de los 2 minutos
No se trata de establecer prioridades sino de confeccionar listas de tareas específicas. Ese es el principio con el que David Allen creó el método Getting Things Done (GTD). De este se desprende la Regla de los 2 minutos. ¿En qué consiste?
Si hay que hacer algo que lleve menos de 2 minutos, es preferible realizarlo directamente, a planificarlo para completarlo más adelante. Una vez empezado, el desempeño se puede prolongar 5 o 10 minutos, no importa.
Esta lógica, especialmente útil a la hora de adquirir hábitos, permite eludir la procrastinación en tareas sencillas del día a día que se postergan innecesariamente.
La trampa de las fechas de entrega
La libertad propia de la flexibilidad puede convertirse en un lastre para la productividad. En 1957 Cyril Northcote Parkinson elucubró un principio que llevaría su propio nombre, y que explica la lógica que sigue la mente humana a la hora de configurar deadlines y repartir productividad.
Según esta ley, "el trabajo se extiende hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo". Es decir, que, si se marca una fecha de entrega de dos días, la tarea tardará dos días en completarse. Tendemos a distribuir la energía de la forma más eficiente posible, y esa es la solución que encuentra el cerebro.
No significa que haya que acortar todas las deadlines, sino llevar a cabo una reflexión previa, valorando con objetividad cuánto se tarda en completar el trabajo. Forzando hasta el extremo, se pueden configurar plazos irreales para perseguir el resultado óptimo.
Divide y vencerás
La magnitud es una de las principales causantes de la procrastinación. No el hecho de tener que llevar a cabo muchas tareas, sino la complejidad y volumen de estas. Brian Tracy explica en su libro "Eat that Frog" que las obligaciones complejas son las que más probabilidades tienen de ser postergadas.
Siguiendo la lógica, lo recomendable pasa por fraccionar la tarea en inputs más pequeños a los que posteriormente se podría aplicar la regla de los 2 minutos. Es una cuestión de perspectiva lo que permitiría enfocar la situación de manera más eficiente.
En último término, el empleado habrá rendido con la misma productividad, finalizando el mismo número de proyectos, pero esquivando el mal pernicioso de la procastrinación.
Diviértete
Convertir el trabajo en una actividad divertida permite eliminar la percepción negativa que puede acabar desembocando en la procrastinación. Para ello existen metodologías como la que expone la Técnica Pomodoro; un ingenioso sistema de trabajo inventado por Francesco Cirillo en la década de 1980 para perseguir la optimización de procesos en la oficina.
¿En qué consiste? Utilizando un temporizador, se divide en el tiempo en intervalos de 25 minutos llamados pomodoros. Al término de cada uno se establecen tramos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros.
Con esta técnica se logra mejorar la agilidad mental y la motivación del empleado. La multitarea suele ser un factor de riesgo que empuja a procrastinar en el trabajo, pero el grado de concentración que ofrece Pomodoro facilita alcanzar un rendimiento más sostenible.
En MÁSMÓVIL Negocios queremos aprendas a gestionar de forma eficiente tu rendimiento laboral. Por ello te ofrecemos la mejor conexión y ofertas de fibra y móvil del mercado. Consulta más detalles en nuestra web o llámanos gratis al 1495 para conocerlas.
