A medida que un negocio crece, lo normal es que la plantilla también aumente. Si es tu caso, en algún momento necesitarás gestionar un calendario de vacaciones para repartir los turnos de descanso. Y es que el negocio debe seguir funcionando a menos que tu estrategia pase por parar toda tu actividad, tal y como hacen algunos pequeños establecimientos o trabajadores autónomos.
Cuadrar este calendario puede ser algo muy fluido o un auténtico quebradero de cabeza. Las vacaciones de los empleados deben organizarse para asegurar el tiempo libre sin que esto afecte a las necesidades de la empresa. El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores deja claro que las vacaciones no pueden ser intercambiadas por compensación económica y tienen que estar establecidas en el contrato o pactadas previamente por el convenio colectivo.
Hay varias formas de llevar a cabo esta gestión, pero las plantillas de Excel siguen siendo el método más utilizado. No requieren unos grandes conocimientos de la aplicación, pero sí tener claro lo que debe figurar en este tipo de documentos. Vamos a echar un vistazo a los puntos que no pueden faltar en ellas.
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Gestión de vacaciones: lo que no puede faltar en tu plantilla
Recursos Humanos o Administración son los encargados de gestionar los periodos de descanso de los empleados, en coordinación con el resto de departamentos. Buena parte de esta gestión va a depender del tamaño de la empresa, pero al margen de nuestra habilidad con Excel existen muchas plantillas prediseñadas en la web. No obstante, debemos adaptarlas a nuestras necesidades si no queremos crear la nuestra desde cero.
Es importante un enfoque organizativo ya que cada empleado tendrá sus propias preferencias y sin duda habrá que negociar cada caso para que las vacaciones individuales no afecten a todo un departamento. Lo primero que necesitamos es tener Microsoft Excel instalado o en su defecto usar herramientas como Google Sheets. Una vez hecho tendremos que crear un nuevo archivo de Excel e inmovilizar al menos cuatro columnas de la izquierda para poner el año en curso.
La segunda fila puede ser un buen espacio para hacer divisiones de 28, 29, 30 y 31 días para cada mes. En la tercera fila puedes crear una fórmula que tenga en cuenta el número anterior + 1 para que aparezca automáticamente el día en número. Algunos campos que no pueden faltar en tu plantilla de vacaciones son:
- Equipo
- Nombre del empleado
- Total de vacaciones disponibles
- Días restantes
- Festivos
Con esto tendrás un esqueleto de lo que será tu plantilla. De esta manera puedes llevar un recuento por empleado, aunque añadir o quitar funciones dependerá de cada necesidad. No obstante, aquí puedes encontrar un ejemplo de plantilla de vacaciones prediseñada.
Descargar plantilla de vacaciones
Más aspectos a tener en cuenta y opciones
Algo a priori tan sencillo como cuadrar días libres puede complicarse especialmente si el equipo empresarial es amplio. Por eso es clave establecer un protocolo, es decir, unas reglas generales para organizar los turnos de vacaciones. La desinformación general puede desembocar en desorganización y, con esto, muchos planes de vacaciones pueden verse malogrados.
Asimismo, hay muchos otros aspectos a tener en cuenta en la organización de los descansos. Uno de los más habituales es la política de prioridad de la empresa. En este sentido la comunicación debe ser clara desde el primer día. El objetivo principal es que la empresa pueda seguir funcionando, para lo que se necesitará la suficiente cobertura.
El orden de prioridad puede venir dado por la antigüedad en la empresa o por circunstancias de conciliación familiar. Esto es importante dejarlo claro para no generar conflictos internos. Por otro lado, debe intentarse que cada miembro del equipo empresarial envíe sus solicitudes lo antes posible: al menos con dos meses de antelación para estar preparados ante imprevistos.
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