Es un arma de doble filo; si se hace bien puede repercutir en grandes beneficios para la empresa, pero si se hace mal es capaz de hundir hasta el negocio más asentado. Hay numerosos estudios que remarcan las desventajas de tener a los empleados trabajando en varias tareas al mismo tiempo, ejecutando el llamado multitasking.
De hecho, según René Marois, neurocientífico del Laboratorio de Procesado de Información Humana de la Universidad de Vanderbilt, el cerebro humano no está preparado para concentrarse en dos cosas al mismo tiempo, y menos en tareas creativas. Aún con todo ello, los beneficios de la multitarea son lo suficiente atractivos como para generar interés en compañías de todo el mundo.
El 98% de los profesionales ya dedican parte de su tiempo a un esfuerzo que, con pautas claras, puede devolver grandes aumentos de productividad. Hoy repasamos, en MÁSMÓVIL Negocios, los trucos, consejos y herramientas más importantes y efectivos para dominar el multitasking en el entorno digital.
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Abarca menos y finalizarás más
El multitasking permite llevar a cabo varios procesos al mismo tiempo, pero es importante tener en cuenta que estos deben obedecer a una tipología similar. La organización es crucial a la hora de gestionar varios encargos, y una solución a los quebraderos de cabeza es la agrupación. La distribución de tareas parejas para llevarlas a cabo de manera conjunta. Esto no implica abandonar la multitarea, pero sí poder sacarle el mejor partido.
Contestar varios correos al mismo tiempo, mantener varias redes sociales de forma simultánea, o cerrar distintos informes de un mismo proyecto, son algunas de las muchas actividades que se pueden beneficiar de esta estrategia. Si el ser humano no está preparado para partir su concentración en varios focos, lo ideal será siempre acercarse lo máximo posible a la homogeneidad.
No todo es apto para el multitasking
No es lo mismo programar contenidos para varios clientes, que preparar la presentación más importante con ese socio de futuro. La complejidad de la tarea siempre ha de ser el criterio a tener en cuenta para optar o no por la multitarea.
El empleado necesitará más o menos concentración para resolver sus múltiples obligaciones, y forzarlo a afrontar otros retos de forma paralela solo lo retrasará. ¿Cómo aumentar la productividad en el trabajo? Definitivamente así no.
Obsesionarse con este concepto tan interesante te perjudicará. Si realmente estás interesado en el multitasking, debes comprender que lo ideal es que los trabajadores dediquen parte de su tiempo a procesos únicos y complejos, y también a obligaciones más básicas abiertas a resolverse de forma orgánica.
Establece y gestiona tiempos
Analiza el trabajo, su dimensión y la dificultad para resolverlo. Marcar y definir tiempos te permitirá hacer un uso más eficiente de la multitarea. Asigna una cantidad de horas o minutos al día para llevar a cabo las tareas más complejas, y así evitarás caer en los perjuicios que los estudios cognitivos le atribuyen a esta metodología.
La técnica Pomodoro es una respuesta a esta necesidad tan evidente para las empresas envueltas en la globalización y la transformación digital. Hablamos de un método de productividad basado en dividir el trabajo en pequeñas parcelas, para centrarse en cada una de ellas de forma plena durante 25 minutos.
Transcurrido ese tiempo, se toma un breve descanso para repetir la operación. Esas pausas mejorarán tu agilidad mental y te acercarán a tus metas. De esta manera el multitasking se acercan a la gamificación, eliminando posibles tedios burocráticos. Los pasos para aplicar la técnica además son bastante sencillos.:
- Elección de la tarea a desempeñar.
- Programación de la técnica Pomodoro estableciendo las franjas de tiempo.
- Ejecución de forma focalizada e intensiva hasta la finalización de la franja. Se señaliza como un "pomodoro" conseguido.
- Descanso de 5 minutos; alejarse de cualquier desempeño laboral.
- Reinicio del proceso. Cada cuatro "pomodoros" finalizados se toma un descanso de 20 o 30 minutos.
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