La eficiencia operativa es una medida que muestra la capacidad que tiene una empresa para ejecutar una tarea en el menor tiempo posible, invirtiendo pocos recursos y con un coste muy bajo. Además, a esto hay que añadir que el resultado tiene que cumplir con unos estándares de calidad adecuados a la vez que se reducen los márgenes de error.

Cualquier empresa busca materializar la eficiencia operativa, ya que esto le acerca al éxito y a la rentabilidad. Otra ventaja importante es que su aplicación coloca a la compañía en una buena posición en el mercado y también aporta otros beneficios como la experiencia satisfactoria del cliente, la aplicación de pequeños cambios que llevan a la mejora y el incremento del valor de la marca que se trabaja.

Es frecuente que las empresas lleven a cabo un análisis de la eficiencia operativa. De esta forma pueden identificar en qué aspectos deben trabajar para alcanzar esta finalidad.

Estos son algunos de los puntos que conducen a la eficiencia operativa.

  • Conocer la situación real de la empresa: saber en qué punto de partida se encuentra la entidad permite establecer los objetivos a alcanzar e identificar las mejoras que deben realizarse.
  • Identificar procesos: el funcionamiento interno de una empresa lleva a reconocer procesos que se deben reajustar para lograr la eficiencia. Para identificarlos se pueden emplear herramientas como el análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).
  • Estandarizar y automatizar: un aspecto importante es establecer procesos que se puedan ejecutar en cualquier momento y por cualquier persona. Una vez que los procesos quedan estandarizados, se deben supervisar para así reconocer en qué aspectos pueden mejorar, a la vez que se busca la reducción de errores.
  • Formación: este punto es clave porque al adquirir nuevas habilidades y al obtener nuevos conocimientos se logra una perspectiva que permite mejorar los procesos e incrementar el margen de mejora de la entidad.
  • Probar y medir: todo cambio aplicado necesita un tiempo de prueba. Una vez que ese tiempo haya transcurrido, se deben medir los resultados para evaluar si merece la pena seguir por ese camino o si hay que realizar algún ajuste.
  • Innovar: tomar medidas como la inversión en I+D o aplicar nuevas tecnologías y herramientas innovadoras, sirve para aportar soluciones y optimizar ciertos procesos.
  • Comunicación interna: una buena comunicación interna acerca a la eficiencia, mejora los protocolos de seguridad y reduce los tiempos de ejecución. Además, favorece el acercamiento de los miembros de los equipos de trabajo y evita los malos entendidos.
  • Monitorización: una monitorización exhaustiva permite saber qué cambios están aportando los mejores resultados. A partir de ahí, todo se basa en probar, analizar y repetir los cambios implementados y que acercan el alcance de la eficiencia operativa.

¿Cómo se mide la eficiencia operativa?

El cálculo de la eficiencia operativa se realiza con base en los parámetros de rendimientos que establece una empresa. Algunos de ellos incluso se adaptan a las diferentes áreas de una compañía.

Estos son los más habituales.

  • Retorno de la Inversión (ROI): este parámetro registra las ganancias obtenidas después de haber efectuado una inversión. Se trata del parámetro más importante para cualquier entidad. En este aspecto cobran importancia elementos como el Cash Flow que permite revisar la cantidad de dinero que entra y sale de la caja.

  • Eficiencia general de los equipos: este aspecto es el que muestra la eficiencia del equipo y de la maquinaria empleada. Además, en su medida se tienen en cuenta valores como el desempeño, la calidad o la disponibilidad.
  • Duración de un ciclo: la medición del tiempo que necesita una empresa para completar una operación es fundamental. Cuanto menor tiempo necesite, mayor será la eficiencia.
  • Satisfacción de los clientes: la satisfacción del cliente es fundamental para la empresa, eso obliga a empatizar con él y a conocerlo de una forma más profunda. El objetivo es establecer una relación estable y duradera.
  • Niveles de productividad de los empleados: conocer el rendimiento de los empleados permite distribuir las labores de la forma más adecuada y mejorar las funciones que se ejecutan dentro de la propia organización.
  • Rotación de inventarios: saber la velocidad a la que se venden los productos contribuye a reducir los costes. El objetivo es bajar el índice de rotación en la mayor medida posible.
  • Costo de ventas: se trata de un parámetro que muestra el gasto total que se ha generado al producir, enviar y difundir el producto que se ha lanzado o el servicio que se ofrece.