Cualquier negocio o empresa, independientemente de su tamaño, está obligado a tener un cierto control sobre los recursos con los que cuenta. Este orden les sirve para operar y cumplir sus funciones de una forma efectiva, de lo contrario, corren el riesgo de no poder ejecutar proyectos en los que se hayan comprometido en el tiempo y en la forma adecuada. También puede ocurrir que dejen pasar oportunidades por creer que no cuentan con los materiales necesarios. El orden y el control son esenciales para el funcionamiento de las empresas.
¿Qué es y para qué se utiliza un inventario?
Al definir qué es un inventario se hace referencia a la lista o a la relación de bienes, de productos, de recursos o de cualquier material que pertenezca a la entidad y que tenga una utilidad y un valor. Este registro es muy útil porque el valor de esos materiales también forma parte de los activos de la propia empresa.
También hay diferentes tipos de inventarios. Por un lado, aparece el inventario inicial que es el que se realiza cuando la empresa comienza su actividad y refleja el saldo del que se dispone antes de ejecutar las ventas o de adquirir más material. Por otro lado, se encuentra el inventario final que es el que se realiza al terminar el ejercicio contable e influye en el balance general de la empresa.
Otro inventario importante es el de anticipación o previsión que está diseñado para responder a periodos en los que hay una gran demanda. También está el de lote en el que se adquieren productos en momentos en los que no son excesivamente necesarios y así se abaratan costes. Otro tipo importante es el de consignación en el que una figura llamada consignador, envía materiales a otra entidad para que los venda en su nombre.
En esta línea también destaca la modalidad del inventario periódico, que hace una valoración del estado de los inventarios generales al principio y al final de los periodos contables. En contraposición, se encuentra el inventario perpetuo que lleva a cabo un registro después de que se ejecuten las transacciones. Finalmente, aparecen los inventarios de materias primas, los de productos en proceso y los de productos finalizados.
¿Cuándo se debe realizar un inventario?
Los dos momentos indispensables para realizar un inventario son al principio y al final de cada periodo contable. De esta forma, se puede hacer una evaluación general sobre la cantidad de materiales y de recursos con los que cuenta una empresa al iniciar su actividad, y también, se puede llevar a cabo una valoración final sobre el dinero y los recursos que se han gastado después del periodo de actividad.
Finalmente, destaca que para hacer un inventario se pueden usar dos sistemas. El primero de ellos es el analógico que se basa en realizar un registro manual, y el segundo el virtual, para el que se emplea una aplicación digital o un software informático.
