Cuando un equipo comienza un nuevo proyecto lo habitual es centrar la atención en los objetivos, los plazos y los resultados esperados. Pero pensar únicamente en lo que debería salir bien puede hacer que algunos riesgos importantes pasen inadvertidos, y aquí es donde entra el análisis pre mortem.
Este sistema propone hacer justo lo contrario durante unos minutos: imaginar que el proyecto ya ha fracasado y tratar de averiguar qué ha ocurrido. Aunque pueda parecer un planteamiento pesimista, en realidad es una forma muy práctica de detectar problemas cuando todavía hay tiempo para prevenirlos.
Qué es un análisis pre mortem de un proyecto
Un análisis pre mortem es una técnica de gestión de riesgos que se aplica antes de poner en marcha un proyecto o de tomar una decisión importante. Durante el ejercicio, los participantes imaginan que se encuentran en el futuro y que el proyecto ha terminado mal. A partir de esa situación ficticia, deben explicar cuáles podrían haber sido las causas del fracaso.
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La técnica fue desarrollada y popularizada por el psicólogo Gary Klein. Estamos ante un cambio de perspectiva que facilita que puedas detectar problemas que quizá no se mencionarían en una reunión de planificación normal. Este proceso se basa en lo que se conoce como retrospectiva anticipada: imaginar un acontecimiento futuro como si ya hubiera sucedido y buscar una explicación desde ese punto de vista.
Pensemos, por ejemplo, en una empresa que está preparando el lanzamiento de una tienda online. El plan puede parecer sólido: la página está diseñada, los productos están preparados y la campaña de publicidad tiene una fecha de inicio. El equipo tendría que imaginar que, seis meses después, el lanzamiento ha sido un fracaso.
Las posibles explicaciones podrían ser muy distintas. Tal vez los plazos de entrega fueron demasiado largos, el presupuesto publicitario se agotó antes de tiempo o el proceso de compra resultó confuso para los clientes. También podrían aparecer riesgos menos evidentes, como una mala coordinación con el proveedor logístico o la falta de personal para atender consultas.
El objetivo no es demostrar que el proyecto va a fracasar, sino localizar sus puntos débiles. Una vez identificados, la empresa puede ajustar el plan, reservar recursos adicionales o establecer mecanismos de control.
Cómo hacer un análisis pre mortem paso a paso
Para comenzar, es necesario contar con un plan inicial. No hace falta que todos los detalles estén cerrados, pero los participantes deben conocer el objetivo del proyecto, los principales plazos, los recursos disponibles y el resultado que se pretende conseguir.
La sesión comienza planteando un escenario concreto en el que la empresa ha fracasado tras un periodo de tiempo. Por ejemplo: “Estamos a final de año, el nuevo servicio no ha alcanzado sus objetivos, los costes han superado el presupuesto y hemos decidido retirarlo”.
A continuación, cada participante debe escribir de forma individual todas las razones que, en su opinión, podrían haber provocado ese resultado. Es muy iimportante que esta primera reflexión se haga en silencio ya que, si la conversación comienza demasiado pronto, las ideas de las personas con más autoridad o experiencia pueden condicionar al resto del grupo.
Durante esta fase no hay que limitarse a los riesgos más previsibles. Los participantes pueden pensar en problemas relacionados con el presupuesto, la tecnología, los proveedores, el mercado, la organización interna, la comunicación, el equipo o la normativa. Cuanto más variadas sean las perspectivas presentes en la sesión, más fácil será descubrir puntos ciegos.
Una vez terminada la reflexión individual, cada persona comparte sus causas y el responsable de la sesión las anota y agrupa aquellas que estén relacionadas. Por ejemplo, los retrasos de un proveedor y la falta de materiales podrían reunirse dentro de una categoría vinculada al suministro.
Ahora hay que valorar qué riesgos merecen mayor atención, porque no todos tienen la misma probabilidad de ocurrir ni provocarían las mismas consecuencias. Por ejemplo, un fallo poco probable y fácil de resolver no debería recibir el mismo tratamiento que un problema capaz de paralizar por completo el proyecto.
De ahí que debas valorar dos supuestos: la posibilidad de que sucedan y el impacto que tendrían. De este modo, será más sencillo concentrar los esfuerzos en aquellos riesgos que combinan una probabilidad elevada con consecuencias graves.
Por último, una vez tienes toda esta información, hay que transformar las preocupaciones en acciones concretas. Cada medida debería tener una persona responsable, una fecha y una forma de seguimiento para evitar que quede en el olvido.
En MASMOVIL Negocios esperamos que te haya resultado útil descubrir qué es un análisis pre mortem y cómo puedes utilizarlo para anticipar los riesgos de un proyecto antes de que se conviertan en problemas reales.
