Las reuniones en el trabajo son el día a día de muchas empresas. Ya sea porque necesitas coordinar a tus diferentes equipos y departamentos o porque necesites comunicarte asiduamente con tus clientes, es la mejor forma de establecer relaciones laborales y lograr sacar adelante los diferentes proyectos.
Si quieres saber cuál es el mejor momento a la hora de determinar una reunión para que no entre en conflicto con otras actividades laborales, hoy te contamos las claves que debes tener en cuenta a la hora de organizar una reunión de trabajo.
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¿En qué punto se encuentran los proyectos?
Antes de estructurar la organización de tus reuniones de trabajo, es importante saber determinar si es necesario establecer una o no. Por ello, te aconsejamos que antes de convocar una te asegures de que va a aportar información relevante al proyecto.
En algunas ocasiones es mejor esperar a que el proyecto avance para saber qué puntos hay que trabajar y cuáles no. Y si, por el contrario, aún no ha comenzado el proyecto, asegúrate de que dispones de toda la información relevante. Es mejor esperar un tiempo y preparar la reunión cuando ya se tiene toda la documentación e información de interés. Tu tiempo y el de tus empleados y clientes es importante.
La elección del día
El día de la semana también juega un papel importante. Ya sea por cuestiones internas o porque quieres encontrarte con tus clientes u otros stakeholders. Los días que debes evitar son los lunes y los viernes.
El primer día de la semana se caracteriza por la puesta en marcha de todas las actividades que hay que hacer a lo largo de la semana. Por su parte, los viernes son días determinantes para cerrar todos los proyectos de la semana y, en muchas compañías, suelen tener jornada recudida.
En este sentido, los martes, miércoles y jueves se convierten en los días idóneos para establecer las reuniones pertinentes.
¿Cuál es el mejor momento de la jornada?
Si quieres obtener la mejor productividad en tus reuniones, la hora también juega un papel relevante. Por ello, te aconsejamos que evites establecerla a primera y última hora de la jornada. ¿Por qué? A primera hora de la mañana lo más importante es organizar todas las tareas para priorizar y saber qué es lo que se va a hacer durante el día. Por su parte, el último momento del día debe estar enfocado a cerrar todos los proyectos.
Fijar los encuentros a media mañana y después de comer son el mejor momento. Además, te recomendamos que calcules previamente el tiempo de la reunión -establece un máximo- para que sea óptima y no se alargue más de la cuenta.
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