El día a día de una empresa se ve por diferentes proyectos y tareas que involucran a varios departamentos o empleados para la consecución de muchas tareas. Los gestores de proyectos como Trello son una herramienta indispensable para garantizar que todos estos proyectos y tareas se efectúan correctamente.
Trello permite establecer una visión global de las fases de tu proyecto. Esta aplicación está basada en la metodología de trabajo ágil Kanban, que determina a qué debes dar prioridad. Es gratuita y admite el modelo multiplataforma y cuenta con una app para iOS y Android.
Aunque quizás a priori pueda parecer un poco complicado adaptarse a usar este tipo plataforma una vez que se ha integrado en nuestro sistema de trabajo es mucha más fácil hacer el seguimiento de deadlines y entregas establecidas. Para que puedas sacar el mayor partido a esta útil herramienta te dejamos una guía fácil y completa de uso.
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Cómo se usa Trello
Crea el proyecto que vayas a gestionar
En primer lugar, necesitas crear el proyecto sobre el que va a trabajar el equipo. Es una aplicación muy visual, sencilla e intuitiva, por lo que no tendrás problema a la hora de hacerlo. Aparecerá un tablero -como si tuvieras una pared de corcho enfrente- donde se irán colocando todas las tareas a realizar.
Invita al proyecto a los miembros del equipo
El siguiente paso consiste en mandar una invitación al correo electrónico desde la plataforma a todos los miembros que van a participar en el proyecto. Aquí aparecen las que ya están hechas, las que se están haciendo y las que quedan por hacer. Además, cada uno de los participantes puede leer, modificar y añadir sus propias etiquetas y comentarios en el flujo. Es una manera muy útil de trabajar en equipo de manera instantánea y a tiempo real ya que es accesible desde diferentes plataformas.
Divide el proceso en listas y tarjetas
El proceso se divide en categorías o listas, que se agrupan por temáticas, y dentro de estas se insertan las tarjetas o tareas. Normalmente, Trello establece unas listas predeterminadas: "Hoy", "Mañana", "Esta semana", "En espera", "Bandeja de entrada" y "Hecho" y tú solo tienes que repartir las tarjetas en ellas. Esto también es modificable, es decir, tienes la posibilidad de elegir de qué manera distribuir tus listas y tarjetas.
Activa las notificaciones y optimiza el trabajo
Uno de los elementos que destaca en Trello son las notificaciones. Dado que es una página pensada para sacarle el máximo partido al trabajo en equipo, cualquier edición de contenido que se realice en el proyecto de forma inmediata será notificado mediante tres vías: a través del propio site, por correo electrónico y mediante la App -en caso de haberla descargado en tu dispositivo móvil o Tablet-.
Añade Power-ups para ampliar funcionalidades
Las Power-ups son extensiones que se añaden a Trello para ampliar así sus funcionalidades. Una de estas Power-ups es Zapier, una plataforma de sincronización y automatización de webs, que permite conectar esta aplicación con otras y así automatizar aún más todas las tareas como, por ejemplo, el correo electrónico o la cuenta de Dropbox.
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