En muchas ocasiones, cuando nuestro negocio crece y buscamos la oficina ideal, es fácil encontrarnos con un espacio vacío al que dar forma. También es habitual que montemos la oficina en un lugar donde antes había otro tipo de negocio que requiere una redistribución completa. Sea cual sea el caso, no podemos descuidar la importancia que tiene la distribución del espacio del trabajo.
Además del aprovechamiento del espacio, esta distribución tiene mucho que ver con la productividad y el ánimo de los empleados. También será importante contar con zonas para celebrar reuniones y el correspondiente espacio de esparcimiento o descanso. En cualquier caso, son varios los puntos a tener en cuenta, por lo que el mejor consejo es encontrar el equilibro entre la privacidad y los espacios abiertos.
Es un hecho que un diseño de oficina optimizado propicia que todo el mundo pueda trabajar de modo eficiente y saludable. Si aprovechamos al máximo el espacio de nuestra oficina y asignamos el mobiliario correctamente, nuestros empleados estarán más motivados y rendirán mejor, y nuestra imagen de marca se verá fortalecida.
Por ello, cada vez es más necesaria una buena distribución de oficinas, también en pequeñas empresas y oficinas en casa. Hoy veremos algunas pautas que pueden ayudarte a decidir la mejor manera de distribuir tu oficina.
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Distribuir la oficina de manera eficiente
Utiliza mamparas
Las empresas afrontan muy a menudo la cuestión de cómo dividir sus espacios de oficina. Esto sucede cuando diferentes departamentos tienen que compartirlo pero no hay una estructura que pueda separarlos. Ante este problema, la solución más popular es utilizar una mampara.
Estos elementos no requieren tediosas obras porque son fáciles de instalar y optimizan el espacio, además de ayudar a crear comodidad visual y aumentar e el confort cuando hay muchos empleados en la misma sala. Por tanto, son una buena idea y un elemento esencial en cualquier diseño de oficina integrada.
A menos que tu lugar de trabajo sea un coworking (en cuyo caso las mamparas reducirían la interacción entre personas y además pueden saturar un espacio más reducido), plantea esta solución para crear un ambiente más ordenado y reducir las distracciones y el ruido.
Los espacios a dividir
Además del espacio reservado a la zona de trabajo, hay otras zonas de la oficina uqe claramente deben estar distribuidas de manera diferente. Aunque no hay una norma escrita, vamos a ver algunas de las más habituales:
- La sala de espera o recepción: la llegada de clientes, invitados o posibles trabajadores debe ser una estancia cómoda y agradable. Por eso es conveniente que esté separada de la zona de trabajo general. La principal causa, además de la privacidad, es evitar distracciones entre las continuas idas y llegadas de personas a nuestra oficina, y que puede hacer levantar miradas más de lo necesario, distrayendo al personal.
- Salas de reuniones: todo dependerá del espacio disponible, pero las reuniones con clientes o para entrevistas de trabajo deben poder realizarse en un despacho aparte o zona aislada, tanto de la recepción como de la isla central de trabajo. De esta forma, podremos tener una reunión privada y exenta de distracciones o ruidos externos.
- Salas de formación: si contamos con más espacio aún, podremos dedicarlo a una sala de formación. Es algo que no requiere de mucho desembolso económico y puede ser lo que te faltaba para distribuir correctamente tu oficina.
Otros aspectos a tener en cuenta
Una vez organizados los espacios, hay aspectos que se deben tener en cuenta en el día a día como intentar mantener los escritorios limpios y organizados, para evitar distraernos nosotros y a los demás. El mobiliario también es importante, así como su estilo y color. Se puede optar por madera o vidrio que aportan solidez, estabilidad o transparencia.
Los colores de la oficina también son importantes: el verde suele asociarse con la concentración, y la decoración libre pero con sentido juega un papel clave. El otro aspecto esencial es la iluminación, ya que ninguna zona debe quedar en sombra o con demasiado brillo. Siempre que sea posible, se recomienda usar al máximo la luz natural, pero evitando que los ordenadores reciban luz directa de frente, lo que genera mucha incomodidad.
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